Anggaran vs Realisasi: Tinjauan Bulanan yang Menjaga Usaha Kecil Tetap di Jalur

Di bulan Januari pemilik menulis rencana: penjualan sekian, sewa, gaji, jatah pemasaran. Di bulan Maret tidak ada lagi yang membukanya. Biaya merambat naik, bulan sepi datang tanpa disadari, dan di akhir tahun hasilnya mengejutkan. Masalahnya bukan pada rencananya. Tidak ada yang membandingkannya dengan kenyataan. Tinjauan anggaran vs realisasi bulanan adalah kebiasaan tiga puluh menit yang mencegah sebagian besar kejutan akhir tahun.

Apa itu anggaran

Anggaran adalah rencana dalam angka: apa yang Anda perkirakan terjual dan dibelanjakan di tiap bulan sepanjang tahun. Ia bukan ramalan yang dinilai dari ketepatannya. Ia adalah titik acuan. Gunanya menunjukkan, bulan demi bulan, di mana kenyataan sudah menjauh dari rencana.

Menyusun anggaran sederhana

Anda tidak butuh tim keuangan. Spreadsheet dua belas kolom sudah cukup.

1. Mulai dari tahun lalu

Daftar angka realisasi tahun lalu per bulan untuk penjualan dan tiap baris biaya utama. Bila usahanya baru, pakai beberapa bulan terakhir dan taksiran terbaik Anda.

2. Anggarkan penjualan

Sesuaikan dengan yang Anda ketahui: perkiraan pertumbuhan, perubahan harga, pola musiman, produk baru, pelanggan yang hilang. Bersikaplah hati-hati. Anggaran penjualan yang optimistis membuat setiap perbandingan sesudahnya tidak berguna.

3. Anggarkan biaya variabel

Biaya yang bergerak mengikuti penjualan, seperti stok, kemasan, ongkos kirim, dan biaya pembayaran, paling baik dianggarkan sebagai persentase penjualan. Bila harga pokok tahun lalu 55% dari penjualan, berangkatlah dari situ.

4. Anggarkan biaya tetap

Sewa, gaji, langganan, asuransi, angsuran pinjaman. Masukkan jumlah yang sudah diketahui dan perubahan yang sudah diketahui, seperti kenaikan sewa di Juli atau karyawan baru di April.

5. Tambahkan butir tidak rutin

Biaya izin tahunan, THR, penggantian peralatan, pembayaran pajak. Inilah butir yang menimbulkan guncangan kas ketika terlupa. Taruh di bulan jatuhnya.

6. Periksa garis bawahnya

Apakah rencana ini menghasilkan laba? Apakah kas tetap positif di setiap bulan? Bila tidak, sesuaikan rencananya sekarang. Untuk itulah anggaran dibuat.

Jaga di lima belas atau dua puluh baris. Anggaran seratus baris tidak akan ditinjau.

Tinjauan bulanan

Dalam satu atau dua minggu pertama setelah akhir bulan, begitu pembukuan ditutup:

Langkah 1: jajarkan angkanya

Untuk tiap baris: anggaran, realisasi, selisih dalam rupiah, selisih dalam persen. Tambahkan juga kolom akumulasi sejak awal tahun, karena satu bulan bisa menyesatkan.

Langkah 2: temukan yang penting

Jangan menelaah setiap baris. Tandai yang selisihnya besar baik dalam persen maupun rupiah. Aturan sederhana: lebih dari 10% dan lebih dari jumlah yang berarti bagi Anda. Selisih 40% pada baris biaya yang mungil tidak layak dibahas.

Langkah 3: tanyakan mengapa

Untuk tiap baris bertanda, cari sebabnya. Selisih datang dalam beberapa jenis:

• Waktu. Biayanya jatuh di bulan yang berbeda dari rencana. Akan merata sendiri.
• Volume. Anda menjual lebih banyak atau lebih sedikit, dan biaya variabel ikut bergerak.
• Harga. Pemasok menaikkan harga, atau Anda memberi diskon.
• Sekali terjadi. Perbaikan, bonus, pesanan yang tidak biasa.
• Kesalahan anggaran. Rencananya tidak realistis.
• Lepas kendali. Belanja membesar dan tidak ada yang memutuskan demikian.

Jenis terakhir itulah yang hendak ditangkap tinjauan ini.

Langkah 4: putuskan

Untuk tiap selisih yang berarti, pilih:

• Terima. Itu soal waktu atau sekali terjadi.
• Perbaiki. Runding ulang, pangkas, ubah harga, atau ketatkan persetujuan.
• Perbarui prakiraan. Rencananya keliru dan perkiraan untuk sisa tahun perlu diubah.

Tulis keputusannya dan siapa penanggung jawabnya.

Langkah 5: perbarui prakiraan

Biarkan anggaran awal tidak berubah. Kelola kolom kedua untuk prakiraan terbaru setahun penuh: realisasi sejauh ini ditambah yang Anda perkirakan sekarang. Ini menjawab pertanyaan yang sungguh dipedulikan pemilik, yaitu di mana tahun ini akan berakhir.

Membaca penjualan dan biaya bersama

Biaya di atas anggaran tidak otomatis buruk. Bila penjualan 20% di atas rencana, harga pokok semestinya juga sekitar 20% di atas rencana. Lihat biaya variabel sebagai persentase penjualan:

• Penjualan naik, persentase biaya stabil: sehat.
• Penjualan datar, persentase biaya naik: margin tergerus. Periksa harga pemasok, diskon, dan pemborosan.
• Penjualan turun, biaya tetap tidak berubah: laba cepat merosot. Putuskan langkahnya sejak awal.

Sebuah contoh

Di bulan April sebuah distributor kecil menganggarkan penjualan 400 juta dan mencapai 360 juta. Harga pokok dianggarkan 55% dan ternyata 58%. Pemasaran dianggarkan 12 juta dan mencapai 19 juta.

• Penjualan kurang karena satu pesanan besar mundur ke Mei: soal waktu.
• Harga pokok naik karena pemasok menaikkan harga di Maret dan harga jual belum disesuaikan: bertindak sekarang dan ubah harga.
• Pemasaran melampaui karena promosi diperpanjang tanpa persetujuan: ketatkan aturan persetujuan.

Tiga selisih, tiga tanggapan berbeda. Tanpa tinjauan, ketiganya baru muncul berbulan-bulan kemudian sebagai "laba turun".

Agar berjalan

• Tutup buku tepat waktu. Tinjauan atas data berumur enam minggu tidak mengubah apa pun.
• Pakai format yang sama tiap bulan.
• Libatkan orang yang membelanjakan. Siapa pun yang mengelola satu baris biaya menjelaskan selisihnya.
• Jaga tetap singkat. Tiga puluh menit, hanya butir yang berarti.
• Tindak lanjuti. Buka tiap tinjauan dengan keputusan bulan lalu.

Anggaran dan kas

Laba dan kas adalah dua hal berbeda. Di samping anggaran laba, kelola rencana kas sederhana yang menunjukkan kapan uang benar-benar bergerak: pelanggan yang telat membayar, stok yang dibeli menjelang musim, pembayaran pajak dan pinjaman. Usaha bisa sesuai anggaran dari sisi laba dan tetap kekurangan kas.

Alat

Spreadsheet bisa dipakai asalkan ada yang memasukkan realisasinya tiap bulan. Perangkat lunak pembukuan yang menyimpan anggaran di samping buku besar menghasilkan perbandingannya otomatis begitu transaksi dicatat. Pembukuan Polynusa memberi laporan bulanan dari workspace yang sama dengan penjualan dan faktur. Lihat halaman harga.

Ringkasan

Susun anggaran satu halaman dari tahun lalu, dengan penjualan yang hati-hati dan setiap biaya tidak rutin ditaruh di bulannya. Tiap bulan, bandingkan anggaran dengan realisasi, lihat hanya selisih yang besar, cari sebabnya, dan putuskan langkahnya. Pertahankan anggaran awal, perbarui prakiraan di sampingnya, dan awasi kas sama seperti laba.

FAQ

Apakah usaha yang sangat kecil butuh anggaran?

Butuh, dalam bentuk sederhana. Rencana satu halaman berisi perkiraan penjualan dan baris biaya utama tiap bulan sudah cukup. Nilainya datang dari perbandingan bulanan, yang menunjukkan lebih awal ketika biaya bergeser atau penjualan kurang, selagi masih ada waktu untuk menanggapi.

Apa itu selisih dalam penganggaran?

Beda antara yang direncanakan dan yang terjadi untuk satu baris. Selisih menguntungkan memperbaiki laba, seperti penjualan lebih tinggi atau biaya lebih rendah dari rencana. Selisih merugikan menguranginya. Selisih besar ke arah mana pun perlu penjelasan.

Apakah anggaran boleh diubah di tengah tahun?

Pertahankan anggaran awal sebagai acuan tetap, dan kelola prakiraan terbaru secara terpisah yang mencerminkan perkiraan Anda sekarang. Membandingkan realisasi dengan keduanya menunjukkan seberapa jauh tahun ini berbeda dari rencana dan apakah perkiraan Anda sekarang realistis.