Aturan Absensi untuk Tim Kecil: Aturan yang Bisa Diikuti dan Catatan yang Bisa Dipakai Penggajian

Di sebuah toko berisi dua belas orang, pemiliknya merasa "semua orang selalu telat". Seorang karyawan merasa dirinya saja yang disorot, karena rekan yang datang lebih siang darinya tidak pernah disinggung. Saat gajian, dua orang mempersoalkan jumlah hari kerjanya, dan pemilik menyusun ulang sebulan itu dari pesan chat dan ingatan. Tidak ada yang berbohong. Hanya saja tidak ada aturan absensi tertulis dan tidak ada catatan yang dipercaya semua orang.

Untuk apa sebuah aturan

• Agar aturannya sama bagi semua. Pilih kasih, nyata atau sekadar terasa, adalah cara tercepat kehilangan staf yang baik.
• Agar penggajian menjadi hitungan, bukan tawar-menawar.
• Agar masalah ditangani sejak dini, lewat proses yang diketahui, bukan lewat ledakan setelah tiga bulan.
• Agar usaha terlindungi ketika sebuah perselisihan berlanjut.

Aturan bukan soal tidak percaya. Aturan yang jelas adalah kebaikan: orang tahu posisinya.

Delapan hal yang harus diputuskan

1. Jam dan hari kerja

Mulai, selesai, istirahat, hari kerja. Untuk sif, di mana jadwal diumumkan dan seberapa jauh sebelumnya. Nyatakan dengan gamblang, di dalam batas waktu kerja yang ditetapkan aturan ketenagakerjaan di tempat Anda beroperasi.

2. Cara kehadiran dicatat

Satu cara, dipakai semua orang, termasuk penyelia.

• Check-in dan check-out dari ponsel.
• Mesin di pintu.
• Lembar yang ditandatangani saat datang, dipegang satu orang bernama.

"Saya sudah bilang ke bos lewat chat" bukan catatan. Bila seseorang lupa check-in, hanya ada satu cara membetulkannya: permintaan ke penyelia di hari yang sama.

3. Apa yang terhitung terlambat

Beri angka. Terlambat berarti setelah jam mulai, atau setelah masa toleransi, misalnya sepuluh menit. Tanpa angka, terlambat hanyalah pendapat.

4. Cara melaporkan ketidakhadiran

• Kepada siapa: satu orang bernama, bukan grup chat yang tidak dipegang siapa pun.
• Paling lambat kapan: sebelum sif dimulai, misalnya sekurangnya satu jam.
• Lewat apa: pesan atau telepon.
• Bukti: kapan surat dokter diperlukan, misalnya sejak hari kedua sakit, selaras dengan aturan setempat.

5. Cuti

Daftar jenis cuti yang dimiliki tim menurut hukum dan perjanjian Anda, dan untuk cuti terencana: seberapa jauh sebelumnya mengajukan, siapa yang menyetujui, dan berapa orang boleh tidak hadir sekaligus. Hak seperti cuti tahunan dan cuti sakit di kebanyakan negara ditetapkan hukum ketenagakerjaan, jadi aturan ini menguraikan tata caranya dan tidak boleh mengurangi haknya.

6. Lembur

• Disetujui sebelum dikerjakan, oleh satu orang bernama.
• Dicatat jam mulai dan selesainya.
• Dibayar menurut aturan yang berlaku bagi Anda.

Lembur tanpa persetujuan yang diam-diam dinikmati usaha akan menjadi perselisihan di kemudian hari.

7. Apa yang terjadi bila aturan dilanggar

Tangga yang diketahui semua orang.

1. Percakapan, empat mata, dicatat.
2. Pengingat tertulis.
3. Peringatan resmi, mengikuti tata cara yang dituntut aturan ketenagakerjaan Anda.
4. Langkah lanjutan sejauh aturan itu dan perjanjian Anda mengizinkan.

Tetapkan pemicunya, misalnya tiga kali terlambat dalam sebulan. Lalu terapkan kepada semua orang, termasuk penjual terbaik dan kerabat pemilik.

8. Pengaruh kehadiran pada gaji

Nyatakan komponen gaji mana yang bergantung pada kehadiran, seperti tunjangan kehadiran, dan bagaimana ketidakhadiran tanpa upah dihitung. Pemotongan upah dibatasi di banyak tempat. Pastikan apa yang diperbolehkan sebelum menulis bagian ini, dan jangan pernah mengarang denda di tempat.

Menangani keterlambatan tanpa sakit hati

• Bertanya sebelum menilai. Telat menahun sering punya sebab: mengantar anak sekolah, rute yang tidak bisa diandalkan, pekerjaan kedua. Sebagian sebab punya jalan keluar, misalnya jam mulai yang digeser.
• Tangani sejak awal dan empat mata. Pada kali ketiga, bukan ketiga puluh.
• Merujuk pada catatan, bukan perasaan. "Anda terlambat tanggal 3, 9, dan 15" itu adil. "Anda selalu telat" tidak.
• Hargai yang bisa diandalkan, bukan hanya menghukum yang telat. Tunjangan kehadiran, pilihan sif lebih dulu, atau pengakuan sederhana bekerja lebih baik daripada denda saja.
• Lihat diri sendiri. Bila rapat mulai telat dan pemilik datang pukul sepuluh, aturannya hanya kertas.

Yang perlu ada di catatan harian

Untuk tiap orang, tiap hari:

• Sif terjadwal.
• Jam check-in dan check-out.
• Status: hadir, terlambat, cuti menurut jenisnya, sakit, mangkir, libur, hari libur nasional.
• Jam lembur yang disetujui.
• Catatan dan siapa yang membetulkan, bila dibetulkan.

Tinjau tiap minggu, bukan di akhir bulan. Check-out hari Selasa yang terlewat mudah dibetulkan hari Jumat dan mustahil pada tanggal 28.

Dari absensi ke penggajian

Pada tanggal tutup buku, catatannya menjadi ringkasan per orang.

• Hari kerja.
• Hari tiap jenis cuti.
• Hari tidak hadir tanpa upah.
• Jumlah keterlambatan, bila memengaruhi tunjangan.
• Jam lembur menurut jenisnya.

Tiga kebiasaan membuatnya tanpa drama:

1. Tanggal tutup yang tetap, misalnya tanggal 25, diketahui semua.
2. Tiap karyawan melihat ringkasannya sendiri sebelum gaji dihitung, dan punya dua hari untuk mengajukan koreksi.
3. Koreksi setelah gajian masuk ke periode berikutnya, secara tertulis.

Ketika staf bisa melihat catatannya sendiri sepanjang bulan, perselisihan saat gajian nyaris hilang.

Staf lapangan dan jarak jauh

• Check-in dengan lokasi atau foto di lokasi pertama hari itu.
• Rencana harian dan hasil harian, yang lebih penting daripada menit kedatangan.
• Jam bisa dihubungi yang disepakati bagi yang bekerja dari rumah.

Untuk peran yang diukur dari hasil, kehadiran berarti kesediaan dan penyerahan pekerjaan. Katakan itu di aturannya, agar staf kantor tidak merasa aturan hanya berlaku bagi mereka.

Memperkenalkan aturannya

1. Susun di satu atau dua halaman.
2. Cocokkan dengan aturan ketenagakerjaan dan perjanjian kerja Anda.
3. Jelaskan di rapat tim, beserta alasannya.
4. Terima pertanyaan dan sesuaikan yang tidak bisa dijalankan.
5. Tetapkan tanggal mulai, dengan masa uji dua minggu saat catatan dibuat dan tidak ada yang dikenai sanksi.
6. Minta tiap orang menyatakan sudah membaca secara tertulis.
7. Tinjau setelah tiga bulan.

Aturan yang diumumkan lewat pesan tengah malam dan ditegakkan esok paginya akan dilawan.

Kesalahan yang umum

• Aturan yang hanya ada di kepala pemilik.
• Perlakuan berbeda bagi orang kesayangan atau keluarga.
• "Terlambat" tidak didefinisikan.
• Denda yang dikarang di tempat, atau potongan yang tidak diizinkan aturan ketenagakerjaan.
• Catatan dibetulkan di akhir bulan dari ingatan.
• Penyelia dikecualikan dari pencatatan.
• Menghukum yang telat dan mengabaikan lembur tak dibayar.
• Tidak ada cara membetulkan check-in yang terlewat.
• Aturan hasil salinan dari perusahaan besar, dua puluh halaman yang tidak dibaca siapa pun.

Aturan ketenagakerjaan berbeda di tiap negara dan berubah dari waktu ke waktu. Perlakukan artikel ini sebagai kerangka dan pastikan butir hukumnya kepada penasihat yang berwenang.

Menyimpan catatannya

Kertas cukup untuk lima orang. Di atas itu, alat yang mencatat check-in, pengajuan cuti, dan persetujuan di satu tempat menghemat pekerjaan menyusun ulang tiap bulan. Polynusa memuat absensi, cuti, dan penggajian di workspace yang sama, sehingga ringkasan saat tutup buku berasal dari catatan harian. Lihat halaman harga.

Ringkasan

Tulis satu atau dua halaman yang memuat jam kerja, cara pencatatan, definisi terlambat berupa angka, cara melaporkan ketidakhadiran, tata cara cuti, persetujuan lembur, tangga konsekuensi yang diketahui, dan pengaruhnya pada gaji, semuanya dicocokkan dengan aturan ketenagakerjaan. Catat harian, tinjau mingguan, biarkan tiap orang melihat ringkasannya sendiri sebelum tanggal tutup yang tetap, dan terapkan aturannya kepada semua orang dengan cara yang sama, dimulai dari pemilik.

FAQ

Apa saja isi aturan absensi?

Jam dan hari kerja, cara kehadiran dicatat, apa yang terhitung terlambat, cara melaporkan ketidakhadiran dan kepada siapa, jenis cuti dan cara mengajukannya, apa yang terjadi pada keterlambatan berulang atau mangkir, cara lembur disetujui, dan bagaimana catatannya memengaruhi gaji. Satu atau dua halaman cukup untuk tim kecil.

Bolehkah memotong gaji karena terlambat?

Bergantung pada aturan ketenagakerjaan di tempat Anda mempekerjakan orang dan pada isi perjanjian kerja. Banyak yurisdiksi membatasi pemotongan upah. Sebelum menerapkan potongan apa pun, pastikan kepada penasihat ketenagakerjaan atau panduan instansi yang berwenang, tuliskan aturannya di perjanjian atau peraturan perusahaan, dan terapkan dengan cara yang sama kepada semua orang.

Apakah mesin sidik jari wajib?

Tidak. Yang penting adalah catatan yang sulit dibantah dan mudah dijumlahkan. Tim kecil bisa memakai check-in dari ponsel dengan lokasi atau foto, lembar bersama yang diisi di pintu, atau mesin. Pilih cara yang akan dipakai tim tiap hari tanpa diakali, dan tinjau catatannya tiap minggu.