Kasbon Karyawan di Usaha Kecil: Aturan yang Baik Hati dan Jelas

Seorang karyawan yang sudah empat tahun bekerja bertanya pelan apakah ia bisa menerima dua juta lebih awal karena anaknya dirawat di rumah sakit. Pemilik langsung mengiyakan. Sebulan kemudian karyawan lain meminta kasbon untuk uang muka motor, dan yang ketiga untuk liburan. Pemilik menolak yang ketiga, yang lalu menunjuk bahwa yang lain dibantu. Soal pelunasan, ingatan tiap orang berbeda. Membantu staf lewat kasbon karyawan itu baik dan sering bijak. Melakukannya tanpa aturan adalah cara niat baik berubah menjadi keluhan.

Mengapa perlu kebijakan

• Adil. Aturan yang sama bagi semua orang menghapus kecurigaan adanya anak emas.
• Perencanaan kas. Usaha tahu berapa paling banyak uang yang sedang dipinjamkan pada satu waktu.
• Pembukuan rapi. Kasbon adalah piutang kepada karyawan, bukan biaya.
• Percakapan lebih mudah. "Kebijakannya mengizinkan sampai sekian" lebih halus daripada ya atau tidak yang terasa pribadi.

Enam keputusan

Kebijakan untuk usaha kecil butuh enam hal ditetapkan.

1. Siapa yang berhak

Syarat yang lazim:

• Sudah lewat masa percobaan, atau sudah bekerja minimal sekian lama, misalnya enam bulan.
• Tidak punya kasbon yang masih berjalan.
• Tidak sedang dalam masa pengunduran diri.

2. Untuk apa

Dua pendekatan bisa dipakai.

• Alasan apa pun, jumlah kecil. Tanpa ditanya sampai batas yang rendah. Menghormati privasi dan sederhana.
• Alasan tertentu, jumlah lebih besar. Biaya berobat, biaya sekolah, keadaan darurat keluarga, kedukaan. Butuh penjelasan singkat.

Banyak usaha menggabungkan keduanya: kasbon kecil tanpa ditanya, dan kasbon darurat yang lebih besar dengan persetujuan pemilik.

3. Berapa

Kaitkan batasnya dengan gaji agar adil dan sanggup dilunasi.

• Kasbon biasa: sampai sebagian dari gaji sebulan, misalnya separuh.
• Kasbon darurat: sampai satu atau dua bulan gaji.

Pasang juga batas total. Jumlah seluruh kasbon yang berjalan di usaha semestinya di bawah angka yang sanggup ditanggung usaha tanpa tertekan.

4. Bagaimana dilunasi

• Lewat potong gaji, dengan cicilan yang sama besar.
• Dalam waktu pendek. Satu sampai tiga bulan untuk kasbon biasa, sampai enam atau dua belas bulan untuk yang darurat.
• Dengan pagu tiap potongan, agar gaji yang dibawa pulang tetap layak, dan dalam batas yang diizinkan hukum.
• Tidak ada kasbon baru sebelum yang lama lunas.

Contoh: kasbon Rp3 juta yang dilunasi tiga bulan berarti Rp1 juta dipotong dari tiap gaji tiga bulan berikutnya.

5. Bunga

Kebanyakan usaha kecil tidak mengenakan bunga untuk kasbon, dan itu jalan yang paling sederhana. Mengenakan bunga mengubah fasilitas karyawan menjadi kegiatan meminjamkan uang, dengan pertanyaan hukum dan pajaknya sendiri. Bila Anda berniat mengenakannya, mintalah nasihat dulu.

6. Siapa yang menyetujui

• Kasbon biasa yang kecil: manajer atau bagian keuangan, sesuai kebijakan.
• Kasbon darurat: pemilik.
• Permintaan semestinya dijawab cepat. Orang yang meminta kasbon biasanya terburu-buru.

Formulirnya

Satu halaman, ditandatangani karyawan dan penyetuju.

• Nama dan jabatan.
• Tanggal.
• Jumlah.
• Alasan, bila disyaratkan.
• Jadwal pelunasan: besar per bulan dan bulan-bulannya.
• Persetujuan pemotongan cicilan dari gaji.
• Ketentuan saat resign atau pemutusan hubungan kerja: sisa saldo diselesaikan dari pembayaran terakhir sejauh diizinkan hukum, dan sisanya menurut jadwal yang disepakati.
• Tanda tangan.

Beri karyawan satu salinan. Simpan aslinya bersama catatan penggajian.

Mencatatnya dengan benar

Kasbon bukan biaya gaji saat dibayarkan. Itu uang yang terutang kepada usaha.

• Saat dibayarkan: catat di akun piutang karyawan, dengan nama karyawannya. Kas turun, piutang naik.
• Tiap gajian: biaya gaji dicatat penuh. Jumlah yang benar-benar ditransfer ke karyawan lebih kecil sebesar cicilan, dan piutang turun sebesar angka yang sama.
• Saat lunas: saldo karyawan itu nol.

Contoh hitungan. Gaji Rp5 juta, kasbon Rp3 juta dilunasi tiga bulan.

• Bulan 0: keluarkan Rp3 juta. Piutang karyawan: Rp3 juta.
• Bulan 1: biaya gaji Rp5 juta, transfer Rp4 juta, piutang turun ke Rp2 juta.
• Bulan 2: transfer Rp4 juta, piutang turun ke Rp1 juta.
• Bulan 3: transfer Rp4 juta, piutang nol.

Biaya gajinya Rp5 juta tiap bulan. Mencatat kasbon sebagai biaya, atau mengurangi biaya gaji sebesar cicilan, sama-sama membuat laporan laba keliru.

Simpan daftar per karyawan: jumlah, tanggal, cicilan yang sudah dipotong, saldo. Tiap bulan, pastikan total daftar itu sama dengan saldo akun piutangnya.

Slip gaji

Tampilkan dengan jelas:

• Gaji kotor.
• Potongan wajib.
• Cicilan kasbon, beserta sisa saldonya.
• Gaji bersih.

Karyawan yang melihat saldonya turun di tiap slip tidak perlu bertanya, dan tidak ada selisih paham soal sisanya.

Kapan berkata tidak

Kebijakan membuat Anda bisa menolak tanpa terasa pribadi.

• Orangnya tidak memenuhi syarat.
• Batasnya akan terlampaui.
• Batas total usaha sudah tercapai.
• Kas usaha sendiri sedang ketat bulan ini. Jujurlah soal itu.

Bila permintaannya memperlihatkan masalah serius, seperti kasbon berulang tiap bulan, percakapan empat mata lebih berharga daripada kasbon berikutnya. Mungkin soalnya tingkat gaji, utang, atau keadaan keluarga, dan mungkin ada bantuan yang lebih baik daripada berutang pada gaji bulan depan.

Kesalahan yang umum

• Tunai dari laci tanpa catatan.
• Aturan berbeda untuk orang berbeda.
• Memotong seluruh kasbon dari satu gaji, membuat orangnya tidak punya pegangan hidup, lalu meminta lagi dalam hitungan hari.
• Mencatat kasbon sebagai biaya.
• Tanpa formulir, sehingga tidak ada yang bisa ditagih ketika seseorang keluar.
• Kasbon lebih besar daripada yang realistis bisa dilunasi orangnya.
• Membiarkan kasbon menjadi gaji kedua yang permanen.

Alat

Daftar di spreadsheet dan formulir kertas cukup untuk tim kecil. Bila penggajian dijalankan di sebuah sistem, catat kasbon dan cicilannya di sana agar potongannya terjadi otomatis dan slip gaji menampilkan saldonya. Penggajian dan pembukuan Polynusa berada di satu workspace, sehingga sebuah kasbon bisa diikuti dari pembayaran sampai cicilan terakhir. Lihat halaman harga.

Ringkasan

Tetapkan siapa yang berhak, untuk apa, berapa, bagaimana dilunasi, apakah berbunga, dan siapa yang menyetujui. Batasi jumlahnya menurut gaji dan lunasi dengan cicilan kecil dalam waktu pendek, dalam batas hukum. Pakai formulir satu halaman bertanda tangan. Catat kasbon sebagai piutang, bukan biaya, dan tampilkan saldonya di tiap slip gaji. Aturan yang ditulis di muka membuat Anda bisa membantu orang dengan cepat dan memperlakukan semua orang sama.

FAQ

Apakah kasbon sama dengan pinjaman?

Dalam pemakaian sehari-hari keduanya tumpang tindih. Kasbon biasanya uang gaji dalam jumlah kecil yang diberikan lebih awal dan dipotong dari satu sampai tiga gaji berikutnya. Pinjaman lebih besar, lebih panjang, dan bisa punya ketentuan sendiri. Perlakukan keduanya sebagai uang yang terutang karyawan kepada usaha, catat dengan cara yang sama, dan terapkan persetujuan lebih ketat untuk yang besar.

Berapa yang boleh dipotong dari gaji untuk pelunasan?

Aturan ketenagakerjaan di banyak negara membatasi total potongan upah, dan batas serta syaratnya berbeda di tiap tempat. Periksa aturan di tempat Anda beroperasi dan dapatkan persetujuan tertulis karyawan atas potongannya. Sebagai pegangan praktis, jaga cicilan cukup kecil sehingga gaji yang dibawa pulang masih menutup biaya hidup orangnya.

Bagaimana kasbon yang belum lunas ketika karyawan resign?

Kebijakan dan formulir yang ditandatangani semestinya menyatakan bahwa sisa saldo diselesaikan dari pembayaran terakhir sejauh diizinkan hukum, dan sisanya dilunasi menurut jadwal yang disepakati. Tanpa formulir bertanda tangan, menagihnya sulit. Inilah alasan utama mendokumentasikan kasbon sekecil apa pun.