Cara Memisahkan Uang Pribadi dan Uang Usaha: Panduan Praktis untuk Pemilik

Bulan ini toko sedang bagus. Penjualan lebih tinggi dari biasanya. Namun di akhir bulan uangnya tidak lebih banyak, dan pemilik tidak bisa menjelaskan ke mana perginya. Sebagian untuk stok, sebagian untuk uang sekolah, sebagian untuk acara keluarga, dan semuanya keluar dari rekening yang sama. Inilah masalah keuangan paling umum di usaha kecil, dan obatnya adalah memisahkan uang pribadi dan uang usaha.

Apa yang salah ketika keduanya bercampur

• Laba tidak terlihat. Bila belanja pribadi tercampur, usaha bisa tampak rugi padahal sehat, atau tampak sehat padahal sedang dikuras.
• Uang stok menghilang. Kas yang disiapkan untuk pembelian berikutnya terpakai untuk hidup sehari-hari, dan rak mulai kosong.
• Penetapan harga jadi tebakan. Tanpa tahu biaya sebenarnya, Anda tidak tahu apakah harga menutupnya.
• Urusan pajak dan pinjaman menyulitkan. Bank atau petugas pajak ingin melihat catatan usaha, bukan catatan rumah tangga.
• Pertumbuhan tidak kelihatan. Anda tidak bisa menilai apakah tahun ini lebih baik dari tahun lalu.

Langkah 1: buka rekening khusus

Buka rekening bank, atau dompet digital, yang hanya dipakai untuk usaha. Semua penjualan masuk ke sana. Semua biaya usaha keluar dari sana. Tidak ada yang lain.

Di awal tidak harus rekening perusahaan. Yang penting satu rekening hanya memuat transaksi usaha. Minta pelanggan membayar ke sana. Bayar pemasok dari sana.

Lakukan hal yang sama untuk uang tunai. Laci atau kotak terpisah untuk kas usaha, dihitung di akhir tiap hari.

Langkah 2: tentukan apa yang terhitung biaya usaha

Tarik garisnya dengan jelas:

Usaha: stok dan bahan baku, sewa tempat usaha, gaji karyawan, kemasan, pengiriman, pemasaran, alat dan perlengkapan untuk usaha, telepon dan internet usaha.

Pribadi: belanja dapur, uang sekolah, listrik rumah, pakaian pribadi, jalan-jalan keluarga, cicilan kendaraan pribadi.

Bersama: sebagian biaya melayani keduanya, seperti paket telepon atau motor yang dipakai mengantar pesanan sekaligus untuk keluarga. Tentukan pembagian yang wajar, misalnya 60% usaha, dan terapkan dengan konsisten.

Tuliskan aturannya. Aturan di atas kertas lebih mudah diikuti daripada aturan yang dirundingkan ulang setiap kali.

Langkah 3: gaji diri sendiri

Inilah langkah yang membuat pemisahan bertahan. Pemilik yang mengambil uang setiap kali butuh akan selalu mengaburkan garisnya.

• Tentukan jumlah bulanan yang tetap.
• Transfer dari rekening usaha ke rekening pribadi pada tanggal yang tetap.
• Hidup dari jumlah itu, lewat rekening pribadi.

Berapa besarnya? Lihat penghasilan usaha setelah biayanya sendiri selama beberapa bulan terakhir, lalu pilih jumlah yang masih sanggup dibayar bahkan di bulan terlemah. Di awal mungkin terasa kecil. Jumlah lebih kecil yang bisa diandalkan lebih baik daripada mengambil apa pun yang ada dan membuat usaha kekurangan modal kerja.

Catat transfernya sebagai gaji pemilik atau sebagai prive. Yang mana pun, ia terlihat.

Langkah 4: catat setiap penarikan pemilik

Keadaan darurat bisa terjadi. Kadang Anda akan mengambil uang usaha untuk keperluan pribadi. Ketika itu terjadi:

• Catat pada hari yang sama sebagai prive, beserta jumlahnya.
• Jangan memberinya label biaya usaha.
• Putuskan apakah akan dikembalikan.

Kebalikannya juga berlaku. Bila Anda memasukkan uang pribadi ke usaha untuk membeli stok, catat sebagai modal pemilik. Kalau tidak, ia tampak seperti penjualan yang tidak pernah terjadi.

Catatan inilah yang menjaga angka laba Anda tetap jujur.

Langkah 5: tinjau sebulan sekali

Di akhir tiap bulan, lihat tiga angka:

• Pemasukan: total penjualan yang diterima.
• Biaya usaha: semua yang dikeluarkan usaha, termasuk gaji tetap Anda bila diperlakukan sebagai biaya.
• Sisanya.

Lalu putuskan apa yang dilakukan dengan sisanya:

• Simpan sebagian sebagai cadangan sampai Anda punya simpanan senilai beberapa bulan biaya.
• Putar kembali untuk stok atau peralatan.
• Ambil sebagian sebagai tambahan penghasilan pemilik, dengan sengaja.

Keputusan yang diambil sebulan sekali dengan angka sangat berbeda dari uang yang merembes sepanjang minggu.

Kebiasaan yang membantu

• Catat setiap hari. Lima menit saat tutup. Tumpukan seminggu berubah jadi tebakan.
• Simpan bukti. Foto nota dan bukti transfer.
• Jangan memakai rekening usaha demi praktis. Bila kartu pribadi sedang tidak di tangan, tunggu.
• Beri tahu keluarga. Pemisahan yang hanya Anda ketahui akan dilanggar oleh permintaan wajar orang lain.
• Bangun cadangan. Penyangga di rekening usaha membuat bulan sepi tidak mendorong Anda kembali mencampur dana.

Keberatan yang sering muncul

"Usahanya masih terlalu kecil." Usaha kecil justru paling terbantu, karena satu bulan buruk bisa menutupnya dan mereka perlu melihatnya datang.

"Toh semuanya uang saya." Secara hukum bisa jadi begitu untuk usaha perorangan. Secara praktik, usaha butuh uangnya sendiri untuk membeli stok dan membayar karyawan, sebagai hal terpisah yang Anda kelola.

"Saya tidak sempat mencatat." Satu rekening dengan aturan yang jelas sudah mengerjakan sebagian besar pencatatan. Mutasi rekening menjadi buku besar Anda.

Ketika usaha tumbuh

Pemisahan adalah fondasi untuk semua langkah berikutnya: mendaftarkan badan usaha, memakai jasa akuntan, mengajukan pinjaman, menerima mitra. Masing-masing menuntut catatan bersih tentang apa yang menjadi milik usaha.

Alat

Buku tulis atau spreadsheet sudah bisa dipakai. Perangkat lunak pembukuan mempercepatnya dengan menggolongkan transaksi, mencatat prive dengan benar, dan menghasilkan laporan laba rugi tiap bulan. Polynusa menyertakan pembukuan di workspace yang sama dengan penjualan, sehingga pemasukan dari faktur dan biaya dari nota masuk ke satu pembukuan. Lihat paketnya di halaman harga.

Ringkasan

Buka rekening yang hanya dipakai untuk usaha. Tentukan apa yang terhitung biaya usaha. Gaji diri sendiri dengan jumlah tetap pada tanggal tetap. Catat setiap penarikan dan setiap suntikan uang pribadi. Tinjau pemasukan, biaya, dan sisanya tiap bulan, lalu putuskan dengan sengaja apa yang dilakukan dengannya.

FAQ

Berapa sebaiknya pemilik usaha menggaji dirinya?

Mulai dari jumlah bulanan tetap yang sanggup dibayar usaha bahkan di bulan sepi, berdasarkan kebutuhan rumah tangga dan penghasilan usaha yang bisa diandalkan setelah biayanya sendiri. Tinjau tiap beberapa bulan. Laba lebih bisa diambil sebagai penarikan terpisah yang disengaja setelah usaha punya cadangan kas.

Apakah salah memakai uang usaha untuk keperluan pribadi?

Itu bisa terjadi, dan masalahnya adalah melakukannya tanpa catatan. Bila Anda mengambil uang usaha untuk keperluan pribadi, catat sebagai prive atau penarikan pemilik, bukan sebagai biaya usaha. Kalau tidak, angka laba dan catatan pajak Anda sama-sama salah.

Apakah perlu rekening terpisah bila usahanya masih sangat kecil?

Perlu, sedini mungkin. Rekening kedua, bahkan tabungan biasa yang hanya dipakai untuk usaha, adalah alat paling sederhana untuk melihat apa yang dihasilkan dan dikeluarkan usaha. Biayanya kecil dan menghilangkan sebagian besar kebingungan.