Cara Menghitung Cuti Tahunan Karyawan: Hak 12 Hari, Prorata, Cuti Bersama, dan Sisa Cuti

Cara menghitung cuti tahunan karyawan berangkat dari satu aturan dasar: setelah bekerja 12 bulan secara terus menerus, karyawan berhak atas cuti tahunan paling sedikit 12 hari kerja, sesuai Pasal 79 UU 13/2003 tentang Ketenagakerjaan sebagaimana diubah UU Cipta Kerja. Sisa cuti dihitung dari hak tahun berjalan, ditambah sisa tahun lalu bila perusahaan mengizinkan carry over, dikurangi cuti yang sudah diambil, termasuk cuti bersama bila kebijakan perusahaan memotongnya dari cuti tahunan.

Hampir semua perselisihan soal cuti muncul dari hal yang tidak tertulis: kapan hak itu mulai, apakah karyawan baru boleh cuti prorata, dan kapan sisa cuti hangus. Panduan ini membahas cara menghitungnya, contoh angka, dan kebijakan yang sebaiknya Anda tulis.

Dasar hukum hak cuti tahunan

Ada tiga ketentuan yang perlu diingat:

• Hak 12 hari kerja setelah 12 bulan bekerja terus menerus, menurut Pasal 79 UU Ketenagakerjaan. Angka ini batas bawah. Perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama boleh memberi lebih.
• Upah tetap dibayar penuh selama karyawan menjalani cuti tahunan.
• Sisa cuti yang belum diambil dan belum gugur termasuk uang penggantian hak ketika hubungan kerja berakhir, menurut Pasal 40 ayat (4) PP 35/2021. Pasal 50 PP yang sama juga memberikan hak ini kepada karyawan yang mengundurkan diri atas kemauan sendiri.

Yang tidak diatur rinci oleh undang-undang, dan karena itu wajib ditulis di peraturan perusahaan, adalah cara pemberian untuk karyawan baru, batas carry over, dan kapan sisa cuti gugur.

Cara menghitung cuti tahunan karyawan lama

Untuk karyawan yang sudah melewati 12 bulan pertama, rumusnya sederhana:

Sisa cuti = hak tahun ini + sisa yang dibawa dari tahun lalu - cuti yang sudah diambil - cuti bersama yang memotong cuti tahunan

Contoh: perusahaan memberi 12 hari per tahun kalender, mengizinkan carry over paling banyak 3 hari yang hangus pada 31 Maret, dan memotong cuti bersama dari cuti tahunan. Seorang karyawan membawa sisa 5 hari dari tahun lalu.

• Sisa tahun lalu yang boleh dibawa: 3 hari, karena batasnya 3 hari. Dua hari lainnya gugur.
• Hak tahun ini: 12 hari.
• Diambil Februari: 2 hari, dipotong dari sisa tahun lalu lebih dulu.
• Sisa tahun lalu yang belum dipakai pada 31 Maret: 1 hari, gugur.
• Diambil Juni dan Agustus: 4 hari.
• Cuti bersama yang diikuti: 2 hari.
• Sisa cuti per September: 12 - 4 - 2 = 6 hari.

Urutan pemakaian ini penting. Bila sisa tahun lalu tidak dipakai lebih dulu, karyawan bisa kehilangan hari yang sebenarnya masih bisa dipakai.

Karyawan baru: menunggu 12 bulan atau prorata

Undang-undang memberi hak setelah 12 bulan. Banyak perusahaan memilih lebih longgar supaya karyawan baru tidak menunggu setahun penuh. Dua cara yang umum dipakai:

1. Sekaligus setelah 12 bulan. Karyawan mendapat 12 hari pada hari pertama bulan ke-13. Paling sesuai teks undang-undang, tetapi karyawan baru tidak bisa cuti tahunan sama sekali di tahun pertama.
2. Akrual bulanan. Hak bertambah satu hari setiap bulan bekerja. Karyawan yang sudah bekerja 7 bulan punya 7 hari. Lebih adil bagi karyawan baru, dan perusahaan tidak menanggung risiko karyawan yang memakai 12 hari lalu keluar di bulan kedua.

Untuk perusahaan yang memakai tahun kalender, karyawan yang masuk di tengah tahun biasanya mendapat hak prorata sampai Desember, misalnya masuk 1 April berarti 9/12 x 12 = 9 hari untuk sisa tahun itu. Pilihan mana pun sah selama tidak membuat karyawan menerima kurang dari 12 hari setelah 12 bulan, dan selama tertulis dengan jelas.

Cuti bersama dan hari libur

Cuti bersama ditetapkan pemerintah setiap tahun. Bagi perusahaan swasta, pelaksanaannya mengikuti kebijakan perusahaan, dan cuti bersama yang diambil karyawan lazimnya memotong hak cuti tahunan. Tulis aturannya di awal tahun, termasuk untuk karyawan yang tetap bekerja di hari cuti bersama.

Hari libur nasional berbeda dari cuti bersama. Libur nasional tidak memotong cuti tahunan. Karena hak cuti dihitung dalam hari kerja, cuti tiga hari yang melewati akhir pekan atau libur nasional hanya memotong hari kerja yang benar-benar ditinggalkan. Perusahaan dengan pola 6 hari kerja menghitung Sabtu sebagai hari kerja, sedangkan pola 5 hari kerja tidak.

Jenis cuti lain yang tidak memotong cuti tahunan

Saldo cuti tahunan sering salah karena semua ketidakhadiran dicatat di satu kolom. Beberapa jenis cuti punya dasar hukum sendiri dan tidak boleh dipotong dari cuti tahunan:

• Sakit dengan keterangan dokter. Upah selama sakit diatur tersendiri dalam ketentuan pengupahan, dan hari sakit tidak mengurangi hak cuti tahunan.
• Cuti melahirkan. UU 4/2024 tentang Kesejahteraan Ibu dan Anak memberi cuti paling singkat tiga bulan pertama, dan dapat ditambah paling lama tiga bulan berikutnya bila ada kondisi khusus yang dibuktikan surat dokter. Upahnya dibayar penuh untuk empat bulan pertama dan 75 persen untuk bulan kelima dan keenam.
• Cuti haid. Karyawati yang merasakan sakit pada hari pertama dan kedua haid dan memberitahukan kepada perusahaan tidak wajib bekerja, sesuai Pasal 81 UU Ketenagakerjaan.
• Cuti karena alasan penting, misalnya menikah atau anggota keluarga meninggal, dengan upah tetap dibayar sesuai ketentuan pengupahan.
• Cuti tanpa upah yang disepakati bersama, misalnya untuk keperluan pribadi yang panjang.

Pisahkan jenis-jenis ini sejak pengajuan. Selain membuat saldo cuti tahunan tetap benar, pemisahan ini menentukan berapa upah yang dibayar di slip gaji bulan itu.

Kebijakan cuti yang sebaiknya tertulis

• Cara pemberian hak: sekaligus setelah 12 bulan, akrual bulanan, atau prorata tahun kalender.
• Batas carry over dan tanggal sisa cuti gugur.
• Apakah cuti bersama memotong cuti tahunan.
• Berapa hari sebelumnya cuti harus diajukan dan siapa yang menyetujui.
• Perlakuan sisa cuti saat karyawan keluar, sesuai PP 35/2021.

Mengelola cuti di Polynusa

Di modul Kantor Polynusa, saldo cuti tidak disimpan sebagai satu angka yang bisa tertimpa. Saldo dihitung dari catatan peristiwa: pemberian hak, pemakaian, pembatalan, carry over, dan cuti hangus, masing-masing bertanggal. Anda memilih cara pemberian hak, sekaligus atau akrual bulanan, lalu batas carry over dan tanggal hangusnya. Saat karyawan mengajukan cuti, harinya langsung tertahan sehingga dua pengajuan bersamaan tidak bisa sama-sama lolos, lalu pengajuan melewati persetujuan manajer dan admin. Hari cuti dihitung dari pola hari kerja dan kalender libur perusahaan, dan cuti yang disetujui ikut masuk ke penggajian.

Untuk menyatukan cuti dengan absensi dan gaji, baca checklist penggajian bulanan. Modul cuti bisa dicoba lewat uji coba gratis Polynusa, dan paketnya ada di halaman harga.

FAQ

Berapa hak cuti tahunan karyawan menurut undang-undang?

Paling sedikit 12 hari kerja setelah karyawan bekerja 12 bulan secara terus menerus, menurut Pasal 79 UU Ketenagakerjaan. Perusahaan boleh memberi lebih melalui perjanjian kerja atau peraturan perusahaan.

Apakah karyawan baru boleh mengambil cuti tahunan?

Undang-undang memberi hak setelah 12 bulan, tetapi perusahaan boleh lebih longgar dengan akrual bulanan atau prorata, misalnya satu hari per bulan bekerja. Kebijakannya perlu ditulis di peraturan perusahaan.

Apakah cuti bersama memotong cuti tahunan?

Untuk perusahaan swasta, pelaksanaan cuti bersama mengikuti kebijakan perusahaan, dan cuti bersama yang diambil lazimnya memotong hak cuti tahunan. Libur nasional tidak memotong cuti tahunan.

Apakah sisa cuti bisa hangus?

Bisa, bila peraturan perusahaan mengatur batas carry over dan tanggal gugurnya. Tanpa aturan tertulis, sengketa soal sisa cuti sulit diselesaikan, jadi tulis batas hari dan tanggalnya sejak awal tahun.

Apakah sisa cuti dibayar saat karyawan resign?

Ya. PP 35/2021 memasukkan cuti tahunan yang belum diambil dan belum gugur ke dalam uang penggantian hak, termasuk bagi karyawan yang mengundurkan diri atas kemauan sendiri sesuai syaratnya.