Checklist Tutup Buku Akhir Tahun untuk Usaha Kecil: Dua Belas Langkah Sebelum Mengunci Pembukuan

Di bulan Maret, seorang pemilik usaha duduk bersama akuntan yang bertanya mengapa saldo bank di pembukuan berbeda sebelas juta dari rekening koran, untuk apa sebuah transfer di bulan Agustus, dan dari mana angka persediaan berasal. Tidak ada yang ingat. Pelaporan pajaknya telat dan sebagian angkanya tebakan. Checklist tutup buku akhir tahun, yang dikerjakan di bulan Januari selagi ingatan dan dokumen masih segar, mengubah percakapan itu menjadi tinjauan singkat.

Apa arti tutup buku

Tutup buku adalah memastikan tiap transaksi sepanjang tahun tercatat satu kali, di akun dan periode yang benar, dan bahwa saldo di pembukuan sama dengan kenyataan: bank, barang di rak, piutang pelanggan, dan utang Anda. Setelah itu periodenya dikunci.

Aturan pajak dan standar pelaporan berbeda menurut negara dan jenis usaha, dan artikel ini tidak membahasnya. Ini checklist pembukuan. Tanyakan perlakuan pajaknya kepada akuntan yang berwenang di tempat Anda beroperasi.

Sebelum tahun berakhir

Tiga hal lebih mudah dikerjakan di bulan Desember daripada Januari.

• Tagih piutang. Uang yang tertagih sebelum akhir tahun adalah uang yang tidak perlu Anda nilai keraguannya nanti.
• Rencanakan stok opname. Tetapkan tanggal, orang, dan caranya.
• Kumpulkan dokumen yang belum ada. Kuitansi, tagihan pemasok, rekening pinjaman. Minta sekarang.

Dua belas langkah

1. Catat semuanya sampai hari terakhir

Semua faktur penjualan yang terbit, semua tagihan yang diterima, semua pengeluaran tunai, semua gaji. Periksa tempat persembunyian yang biasa: kartu pribadi pemilik yang dipakai untuk usaha, tunai dari laci, penjualan dan biaya marketplace, pencairan payment gateway.

2. Rekonsiliasi tiap rekening bank dan kas

Untuk tiap rekening bank, dompet digital, dan kotak kas, saldo pembukuan di hari terakhir harus sama dengan rekening koran atau hitungan fisik. Daftar selisihnya dan tuntaskan satu per satu. Rekening yang tidak direkonsiliasi adalah sumber terbesar angka akhir tahun yang salah.

3. Tinjau piutang

Cetak daftar faktur pelanggan yang belum dibayar menurut umur.

• Apakah masing-masing benar ada dan benar belum dibayar?
• Adakah pembayaran yang sudah diterima dan belum dicocokkan?
• Adakah yang tidak akan tertagih? Bahas perlakuannya dengan akuntan.

Kirim surat saldo ke tiap pelanggan yang masih punya tagihan. Jawaban mereka adalah pemeriksaan gratis atas catatan Anda.

4. Tinjau utang

Hal yang sama untuk tagihan pemasok.

• Adakah tagihan untuk barang atau jasa bulan Desember yang belum datang? Catat.
• Adakah yang terbayar dua kali atau belum dicocokkan?
• Apakah surat saldo pemasok sama dengan catatan Anda?

5. Stok opname

Hitung fisik pada atau dekat hari terakhir. Bandingkan dengan pembukuan, selidiki selisih besar, lalu sesuaikan pembukuan ke hasil hitung. Pisahkan barang rusak, kedaluwarsa, dan tidak laku, dan tentukan nilainya bersama akuntan.

6. Periksa aset tetap

Daftar peralatan, kendaraan, dan perabot yang dibeli, dijual, atau dibuang sepanjang tahun. Pastikan daftar itu sama dengan yang benar-benar ada. Catat penyusutan tahun ini menurut metode yang Anda pakai.

7. Akrual dan biaya dibayar di muka

Cocokkan biaya dan pendapatan dengan tahun tempatnya.

• Biaya terutang. Listrik bulan Desember yang ditagih Januari. Bonus yang diperoleh tahun ini dan dibayar tahun depan.
• Biaya dibayar di muka. Asuransi atau sewa tahunan yang dibayar di depan: hanya bagian tahun ini yang menjadi biaya tahun ini.
• Pendapatan diterima di muka. Uang muka pelanggan untuk pekerjaan tahun depan belum menjadi pendapatan.
• Pendapatan yang sudah diperoleh dan belum difakturkan.

8. Gaji dan saldo karyawan

• Total gaji setahun di pembukuan sama dengan catatan penggajian.
• Iuran wajib dan pajak yang dipotong sudah dicatat dan dibayar, atau tampil sebagai utang.
• Pinjaman dan kasbon karyawan sama dengan yang dikonfirmasi tiap orang.
• Cuti yang belum dipakai dicatat bila membawa biaya.

9. Pajak

Rekonsiliasi akun-akun pajak: pajak penjualan atau PPN yang dipungut dan disetor, pajak yang dipotong, angsuran. Saldo di pembukuan semestinya sama dengan pelaporan Anda. Serahkan perhitungan pajak tahunannya kepada akuntan, dan beri mereka akun yang bersih untuk dikerjakan.

10. Pinjaman dan akun pemilik

• Saldo pinjaman sama dengan rekening dari pemberi pinjaman, dengan bunga tercatat.
• Uang yang disetor atau diambil pemilik dicatat sebagaimana adanya, tidak terkubur di biaya atau penjualan.
• Pengeluaran pribadi yang dibayar usaha dikenali.

11. Tinjau laporannya

Baca laporan laba rugi dan neraca baris demi baris.

• Bandingkan dengan tahun lalu. Baris yang bergeser jauh butuh penjelasan yang Anda sendiri percaya.
• Cari yang ganjil. Saldo negatif di tempat yang tidak semestinya, akun "sementara" atau "lain-lain" berangka besar, angka bulat.
• Periksa margin. Bila margin kotor berubah tajam, angka persediaan atau entri biaya mungkin salah.
• Periksa apakah neraca masuk akal. Tiap saldo semestinya sesuatu yang bisa Anda tunjuk.

Bereskan tiap pos sementara. Akun bernama "nanti dirapikan" semestinya nol di akhir tahun.

12. Kunci, cadangkan, dan arsipkan

• Kunci periodenya agar tidak ada yang bertanggal di tahun tertutup bisa ditambah atau diubah.
• Ekspor laporan akhir, buku besar, dan rekonsiliasinya.
• Cadangkan, dan simpan satu salinan di luar kantor.
• Arsipkan dokumen pendukung selama jangka waktu yang diwajibkan hukum Anda.

Jadwal

• Paruh pertama Desember. Tagih piutang, rencanakan opname, kumpulkan dokumen.
• Hari-hari terakhir Desember. Stok opname, hitung kas.
• Dua minggu pertama Januari. Langkah 1 sampai 6.
• Minggu ketiga. Langkah 7 sampai 10.
• Minggu keempat. Tinjauan, koreksi, tinjauan akuntan, kunci.

Permudah tahun depan

Hampir tiap langkah menjadi ringan bila dikerjakan bulanan. Usaha yang merekonsiliasi banknya tiap bulan hanya punya rekonsiliasi akhir tahun untuk satu bulan, bukan dua belas. Jadikan yang menyakitkan tahun ini sebagai daftar kebiasaan tahun depan.

Alat

Checklist ini berlaku untuk sistem pembukuan apa pun. Jalannya lebih cepat ketika faktur, pengeluaran, dan pembayaran dicatat di satu tempat sepanjang tahun, seperti di bagian pembukuan Polynusa, sehingga daftar faktur dan tagihan yang belum dibayar siap ketika dibutuhkan. Tinjauan dan pertimbangannya tetap di tangan Anda dan akuntan.

Ringkasan

Bersiaplah di bulan Desember. Di bulan Januari, catat semuanya, rekonsiliasi tiap rekening bank dan kas, tinjau piutang dan utang, hitung stok, periksa aset, bukukan akrual dan biaya dibayar di muka, periksa gaji, pajak, pinjaman, dan akun pemilik. Baca laporan dengan kritis, bereskan pos sementara, lalu kunci dan cadangkan. Kebiasaan bulanan yang rapi mengubah tutup buku berikutnya menjadi tinjauan singkat.

FAQ

Kapan usaha kecil sebaiknya mulai tutup buku akhir tahun?

Mulai bersiap di awal Desember: tagih faktur yang belum dibayar, rencanakan stok opname, dan kumpulkan bukti yang belum ada. Pekerjaan tutup bukunya sendiri berlangsung di minggu-minggu pertama Januari, setelah rekening koran dan tagihan pemasok bulan Desember datang. Memulai di bulan Februari berarti merekonstruksi hal yang sudah tidak diingat siapa pun.

Apa arti mengunci pembukuan?

Mengunci periode berarti mencegah entri baru atau perubahan bertanggal di periode itu. Setelah tahun ditinjau dan laporan final, kunci memastikan angka yang Anda laporkan tidak berubah tanpa sengaja. Koreksi yang ditemukan belakangan dibuat sebagai penyesuaian bertanggal di periode baru, atau dengan membuka kembali disertai catatan alasannya.

Apakah perlu akuntan untuk tutup buku akhir tahun?

Usaha kecil dengan pembukuan bulanan yang rapi bisa mengerjakan sebagian besar checklist ini sendiri. Akuntan berharga untuk penyesuaian yang butuh pertimbangan, seperti penyusutan, penyisihan, dan pajak, serta untuk meninjau laporan akhir. Pembukuan yang rapi membuat tinjauan itu lebih cepat dan lebih murah.