Daftar Akun untuk Usaha Kecil: Struktur Awal yang Bisa Disesuaikan

Ketika sebuah transaksi dicatat, ia harus ditaruh di suatu tempat: penjualan, sewa, stok, gaji. Daftar tempat itu disebut daftar akun, atau chart of accounts. Ini dokumen paling tidak menarik di sebuah usaha sekaligus salah satu yang paling menentukan, karena setiap laporan yang akan Anda baca dibangun darinya. Daftar yang terlalu kabur menghasilkan laporan yang tidak berkata apa-apa. Yang terlalu rinci tidak diikuti.

Lima kelompok

Semua akun masuk ke salah satu dari lima kelompok. Tiga menggambarkan apa yang dimiliki dan diutang usaha pada satu saat. Dua menggambarkan apa yang terjadi selama satu periode.

1. Aset. Yang dimiliki usaha atau menjadi haknya: kas, saldo bank, uang yang belum dibayar pelanggan, stok, peralatan.

2. Kewajiban. Yang diutang usaha: tagihan pemasok, pinjaman, pajak terutang, uang muka pelanggan.

3. Ekuitas. Bagian pemilik: uang yang disetor, laba yang ditahan di usaha, dikurangi penarikan.

4. Pendapatan. Yang diperoleh usaha dari penjualan dan sumber lain.

5. Beban. Yang dikeluarkan usaha untuk memperoleh pendapatan itu.

Aset, kewajiban, dan ekuitas membentuk neraca. Pendapatan dan beban membentuk laporan laba rugi.

Skema penomoran

Nomor menjaga akun tetap berurutan dan menyisakan ruang untuk menambah. Skema yang umum:

• 1000 sampai 1999: Aset
• 2000 sampai 2999: Kewajiban
• 3000 sampai 3999: Ekuitas
• 4000 sampai 4999: Pendapatan
• 5000 sampai 5999: Harga pokok penjualan
• 6000 sampai 6999: Biaya operasional
• 7000 sampai 7999: Pendapatan dan beban lain

Sisakan jarak antarnomor agar akun baru bisa disisipkan di tempat yang semestinya.

Daftar awal

Sesuaikan namanya dengan usaha Anda.

Aset

• 1010 Kas
• 1020 Kas kecil
• 1110 Rekening bank utama
• 1120 Rekening bank tabungan
• 1130 Saldo dompet digital dan payment gateway
• 1210 Piutang usaha
• 1310 Persediaan
• 1410 Biaya dibayar di muka, seperti sewa yang dibayar di depan
• 1510 Peralatan
• 1520 Kendaraan
• 1590 Akumulasi penyusutan

Kewajiban

• 2010 Utang usaha
• 2110 Utang pajak
• 2120 Utang gaji
• 2210 Uang muka pelanggan
• 2310 Pinjaman bank

Ekuitas

• 3010 Modal pemilik
• 3020 Prive
• 3030 Laba ditahan

Pendapatan

• 4010 Penjualan produk
• 4020 Penjualan jasa
• 4090 Diskon dan retur penjualan

Harga pokok penjualan

• 5010 Pembelian atau harga pokok barang terjual
• 5020 Bahan baku
• 5030 Kemasan
• 5040 Ongkos kirim ke pelanggan
• 5050 Tenaga kerja langsung

Biaya operasional

• 6010 Gaji dan upah
• 6020 Tunjangan dan iuran jaminan karyawan
• 6110 Sewa
• 6120 Listrik dan air
• 6130 Internet dan telepon
• 6210 Pemasaran dan iklan
• 6220 Biaya marketplace dan pembayaran
• 6310 Perlengkapan kantor
• 6320 Langganan perangkat lunak
• 6410 Transportasi dan bahan bakar
• 6420 Perbaikan dan pemeliharaan
• 6510 Jasa profesional
• 6610 Biaya administrasi bank
• 6710 Penyusutan
• 6910 Biaya lain-lain

Lain-lain

• 7010 Pendapatan bunga
• 7110 Beban bunga

Sekitar empat puluh akun. Itu cukup untuk menghasilkan laporan yang bermakna bagi kebanyakan usaha kecil.

Cara menyesuaikannya

Tanyakan apa yang ingin Anda ketahui dari laporan.

• Berjualan di beberapa saluran? Pecah penjualan menjadi toko, online, dan grosir untuk melihat mana yang paling menghasilkan.
• Usaha jasa? Mungkin tidak perlu akun persediaan. Mungkin lebih perlu penjualan dipecah per jenis jasa.
• Biaya marketplace cukup besar? Jadikan akun sendiri, jangan disembunyikan di "lain-lain".
• Beberapa cabang? Pakai akun yang sama di semua tempat dan beri tag cabang pada transaksi, daripada membuat satu set akun untuk tiap cabang.

Uji yang baik: untuk tiap akun, bisakah Anda menyebut keputusan yang bergantung pada melihatnya secara terpisah? Bila tidak, gabungkan.

Kesalahan yang merusak laporan

• Akun "lain-lain" yang besar. Bila isinya lebih dari beberapa persen biaya, ada yang tersembunyi. Buka isinya dan buat akun yang semestinya.
• Mencampur pribadi dan usaha. Belanja pribadi pemilik masuk ke prive, bukan ke biaya.
• Memasukkan pembelian stok ke biaya. Stok adalah aset sampai terjual. Membebankannya saat dibeli membuat laba naik turun mengikuti pola belanja.
• Mencatat uang pinjaman sebagai pendapatan. Pinjaman adalah kewajiban. Membayar pokoknya bukan biaya, hanya bunganya.
• Mencatat peralatan sebagai biaya bulan itu. Mesin yang dipakai lima tahun adalah aset, dibebankan bertahap lewat penyusutan.
• Akun ganda. "Telepon", "Pulsa", dan "Tagihan HP" memecah satu biaya menjadi tiga.
• Mengubah daftar tiap bulan. Perbandingan antarperiode berhenti berfungsi.

Aturan agar tetap rapi

• Satu orang menyetujui akun baru.
• Tiap akun punya satu baris keterangan tentang apa yang masuk ke sana.
• Tinjau daftarnya setahun sekali.
• Nonaktifkan akun yang tidak lagi dipakai, jangan dihapus.
• Latih siapa pun yang mencatat transaksi pada sepuluh akun yang paling sering dipakai.

Sub-akun dan tag

Ketika butuh rincian, ada dua alat:

• Sub-akun di bawah induk, misalnya Pemasaran dipecah menjadi iklan online, materi cetak, dan acara. Induknya tetap menjumlah.
• Tag atau dimensi seperti cabang, proyek, atau lini produk, yang ditempelkan ke transaksi tanpa memperbanyak akun.

Pakai tag untuk "di mana" dan "untuk siapa". Pakai akun untuk "apa".

Hubungannya dengan laporan

• Laporan laba rugi memuat pendapatan, harga pokok penjualan, dan biaya, menurut urutan daftar akun Anda.
• Neraca memuat aset, kewajiban, dan ekuitas.
• Laporan arus kas mengikuti pergerakan di akun kas dan bank.

Bila sebuah laporan sulit dibaca, penyebabnya biasanya daftar akun di belakangnya.

Minta diperiksa

Aturan pajak dan pelaporan berbeda menurut negara dan jenis usaha. Setelah punya draf, minta akuntan meninjaunya terhadap ketentuan yang berlaku bagi Anda. Satu jam tinjauan di awal mencegah berbulan-bulan menggolongkan ulang.

Pembukuan Polynusa dimulai dengan daftar akun siap pakai yang bisa Anda sesuaikan, dan membukukan faktur, pembayaran, serta nota ke dalamnya dari workspace yang sama dengan penjualan. Lihat paketnya di halaman harga.

Ringkasan

Susun akun ke dalam aset, kewajiban, ekuitas, pendapatan, dan beban, dengan nomor yang menyisakan ruang tumbuh. Mulai dari sekitar empat puluh akun dan tambah hanya bila sebuah keputusan butuh rinciannya. Jauhkan stok, pinjaman, peralatan, dan prive dari akun biaya, jaga "lain-lain" tetap kecil, dan tinjau daftarnya setahun sekali.

FAQ

Berapa akun yang sebaiknya dimiliki usaha kecil?

Tiga puluh sampai lima puluh cukup untuk kebanyakan usaha. Terlalu sedikit, laporan tidak bisa menunjukkan ke mana uang pergi. Terlalu banyak, staf memilih akun yang salah atau semuanya berakhir di akun lain-lain. Tambahkan akun hanya bila Anda perlu melihat butir itu secara terpisah.

Apa beda harga pokok penjualan dan biaya operasional?

Harga pokok penjualan adalah yang Anda bayar langsung untuk menghasilkan atau membeli barang yang dijual, seperti stok, bahan baku, dan kemasan. Biaya operasional adalah biaya menjalankan usaha terlepas dari ada tidaknya penjualan hari ini, seperti sewa, gaji staf kantor, dan pemasaran.

Apakah daftar akun bisa diubah di kemudian hari?

Bisa, dan memang sebaiknya berkembang. Tambahkan akun ketika jenis pemasukan atau biaya baru menjadi berarti. Hindari menghapus atau mengganti nama akun yang sudah berisi transaksi di tengah tahun, karena merusak perbandingan. Tandai saja sebagai tidak aktif.