Delegasi untuk Pemilik Usaha Kecil: Cara Menyerahkan Pekerjaan Tanpa Kehilangan Kendali

Pemilik sebuah percetakan datang pukul tujuh dan pulang pukul sembilan malam. Tiap penawaran lewat tangannya. Tiap pembelian butuh persetujuannya. Staf menyelanya empat puluh kali sehari dengan pertanyaan yang sebenarnya bisa mereka jawab sendiri kalau diizinkan. Ia yakin tidak ada orang lain yang bisa dipercaya mengerjakannya dengan benar, dan sebagian ia benar: tidak pernah ada yang ditunjukkan caranya, atau diberi tahu apa yang boleh mereka putuskan. Percetakan itu tidak bisa tumbuh melewati yang sanggup diawasi satu orang. Belajar delegasi untuk pemilik usaha kecil, pada ukuran tertentu, adalah satu-satunya jalan maju.

Apa itu delegasi

Delegasi adalah menyerahkan tanggung jawab atas sebuah hasil kepada seseorang, beserta wewenang mengambil keputusan yang dibutuhkan untuk mencapainya, sambil Anda sendiri tetap bertanggung gugat.

Tiga bagiannya:

• Sebuah hasil, bukan daftar langkah.
• Wewenang memutuskan, dalam batas.
• Tanggung gugat yang tetap pada Anda. Bila keliru, itu tetap usaha Anda.

Ini bukan lepas tangan, yaitu melempar pekerjaan lalu melupakannya. Bukan pula membagi langkah sambil memegang semua keputusan, yang membuat pemilik tetap sama sibuknya.

Mengapa sulit

• "Saya bisa lebih cepat." Benar hari ini. Akan benar selamanya bila tidak ada orang lain yang mendapat latihan.
• "Hasil mereka tidak sebaik saya." Sering benar di awal. Pertanyaannya, apakah hasil delapan puluh persen, dikerjakan orang lain, membebaskan Anda untuk pekerjaan yang lebih bernilai.
• "Kalau tidak terlibat, saya tidak tahu apa yang terjadi." Kekhawatiran yang nyata, dijawab dengan laporan, bukan dengan mengerjakan.
• "Saya pernah dikecewakan." Biasanya karena menyerahkan terlalu banyak sekaligus tanpa brief yang jelas.

Lima tingkat delegasi

Delegasi bukan semua atau tidak sama sekali. Pilih tingkat untuk tiap tugas dan tiap orang.

1. Kerjakan persis seperti kata saya. Tanpa keleluasaan.
2. Pelajari dan bawakan pilihannya. Saya yang memutuskan.
3. Usulkan apa yang dilakukan. Saya menyetujui sebelum Anda bertindak.
4. Putuskan dan bertindak, lalu kabari saya. Saya diberi tahu sesudahnya.
5. Putuskan dan bertindak. Lapor hanya bila ada yang tidak biasa.

Kebanyakan kekesalan datang dari harapan yang tidak sama: pemilik bermaksud tingkat 3 dan karyawan bertindak di tingkat 4, atau sebaliknya.

Ucapkan tingkatnya. "Untuk pengembalian dana di bawah 200.000, putuskan dan kabari saya sesudahnya. Di atas itu, usulkan dan tunggu persetujuan saya."

Naikkan orang satu tingkat ketika terbukti bisa diandalkan. Mulai orang baru atau yang belum teruji di tingkat 2 atau 3 dan bidik tingkat 4 untuk urusan rutin dalam beberapa bulan.

Apa yang didelegasikan lebih dulu

Daftar semua yang Anda kerjakan dalam seminggu. Untuk tiap tugas, ajukan dua pertanyaan:

• Bisakah orang lain mengerjakan ini dengan prosedur tertulis?
• Berapa ongkos sebuah kekeliruan?

Calon pertama yang baik:

• Balasan atas pertanyaan pelanggan yang rutin.
• Memproses pesanan baku.
• Pembelian rutin dalam anggaran.
• Penjadwalan dan pengingat.
• Input data dan pembukuan dasar.
• Menindaklanjuti faktur belum dibayar menurut naskah.

Pegang dulu:

• Kebijakan harga dan penawaran besar.
• Perekrutan dan pemberhentian.
• Pelanggan dan pemasok utama.
• Pengeluaran di atas ambang.
• Arah: apa yang akan dan tidak akan dikerjakan usaha.

Brief satu halaman

Serahkan dengan brief tertulis singkat. Enam judul.

1. Hasilnya. Seperti apa berhasil itu. "Tiap pertanyaan dijawab dalam 30 menit di jam buka, dengan harga yang benar."
2. Mengapa penting. Orang memutuskan lebih baik ketika tahu tujuannya.
3. Wewenang dan batas. Apa yang boleh diputuskan sendiri, dan di mana harus bertanya. "Diskon sampai 5 persen. Di atas itu, tanya."
4. Sumber daya. Daftar harga, templat, alat, anggaran, siapa yang ditanya.
5. Cara diperiksa. Apa yang dilaporkan, seberapa sering, dan apa yang akan saya lihat.
6. Kapan menaikkan. Keadaan yang langsung dibawa ke saya: pelanggan marah, kemungkinan rugi di atas jumlah tertentu, apa pun yang menyangkut hukum.

Menulis brief sering memperlihatkan bahwa pemilik tidak pernah menyatakan standarnya. Standar itu hanya hidup di kepalanya.

Ajari sebelum menyerahkan

Urutan sederhana:

1. Saya mengerjakan, Anda melihat. Jelaskan pertimbangannya sambil berjalan.
2. Kita mengerjakan bersama.
3. Anda mengerjakan, saya melihat. Koreksi saat itu juga.
4. Anda mengerjakan, lalu melapor.

Untuk tugas berulang, minta orangnya menulis prosedur sambil mempelajarinya. Ia jadi lebih paham, dan usaha mendapat satu dokumen.

Memeriksa tanpa mengawasi terus

Beda pengawasan dan micromanagement terletak pada apakah pemeriksaannya terjadwal dan tentang hasil, atau terus-menerus dan tentang cara.

• Sepakati jadwal pemeriksaan di muka. Harian di minggu pertama, mingguan sesudahnya, lalu bulanan.
• Lihat hasil, lewat sampel. Baca sepuluh balasan yang mereka kirim. Tinjau lima pesanan yang mereka proses. Periksa angkanya.
• Bertanya sebelum memberi jawaban. "Menurut Anda sebaiknya bagaimana?" membangun pertimbangan. Menjawab tiap pertanyaan membangun ketergantungan.
• Jangan menarik pekerjaan di kekeliruan pertama. Jelaskan, koreksi, biarkan mencoba lagi.
• Kurangi pemeriksaan seiring tumbuhnya kepercayaan.

Tinjauan mingguan singkat tentang apa yang berjalan baik, apa yang keliru, dan apa yang mereka butuhkan dari Anda biasanya sudah cukup.

Ketika kekeliruan terjadi

Pasti terjadi. Kekeliruan selama delegasi adalah biaya pelatihan, asalkan batasnya membuat kerugiannya kecil.

• Bereskan masalah di depan mata dengan pelanggan atau pemasok.
• Tanyakan apa yang terjadi, tanpa menyalahkan.
• Cari sebabnya. Apakah briefnya tidak jelas? Informasinya kurang? Batasnya terlalu lebar? Atau memang ceroboh?
• Sesuaikan. Perjelas brief, tambah pemeriksaan, persempit wewenang untuk sementara, atau dampingi.

Bila kekeliruan yang sama terulang setelah arahan yang jelas, soalnya mungkin kecocokan orang dengan tugasnya.

Jebakan delegasi terbalik

Seorang karyawan membawa masalah: "Pemasok bilang kertasnya telat, saya harus bagaimana?" Anda menjawab, "Biar saya urus." Masalah itu kini milik Anda, bersama dua puluh lainnya.

Sebagai gantinya:

• "Pilihan apa yang Anda lihat?"
• "Mana yang Anda pilih, dan mengapa?"
• "Jalankan itu, lalu kabari saya hasilnya."

Staf belajar datang membawa usulan, bukan masalah. Dalam beberapa minggu, selaan berkurang.

Yang berubah bagi pemilik

Delegasi bukan berarti tanggung jawab berkurang. Pekerjaannya yang berubah:

• Dari mengerjakan menjadi menetapkan standar.
• Dari menjawab menjadi bertanya.
• Dari menyetujui semuanya menjadi meninjau sampel dan angka.
• Dari dibutuhkan di tiap keputusan menjadi dibutuhkan di keputusan yang penting.

Waktu yang terbebas semestinya dipakai untuk yang hanya bisa dikerjakan pemilik: pelanggan terpenting, orang-orang di dalam tim, dan ke mana usaha menuju.

Mulai dalam 30 hari

• Minggu 1. Daftar tugas Anda. Pilih tiga untuk didelegasikan. Tentukan orang dan tingkatnya masing-masing.
• Minggu 2. Tulis tiga briefnya. Ajari dengan urutan empat langkah.
• Minggu 3. Serahkan. Periksa harian, singkat.
• Minggu 4. Pindah ke tinjauan mingguan. Naikkan tingkat yang sudah pantas. Pilih tiga tugas berikutnya.

Kesalahan yang umum

• Mendelegasikan tanpa menyebut wewenang yang menyertainya.
• Menyerahkan semuanya sekaligus.
• Tanpa brief, lalu kecewa karena hasilnya tidak seperti bayangan.
• Memeriksa terus-menerus, atau tidak pernah.
• Menarik pekerjaan setelah satu kekeliruan.
• Hanya mendelegasikan tugas yang tidak diinginkan siapa pun.
• Mendelegasikan tanggung jawab tanpa alat atau informasi untuk berhasil.
• Menerima masalah dikembalikan.

Alat

Delegasi bergantung pada bisa melihat hasil tanpa bertanya. Ketika percakapan pelanggan, tugas, dan catatan ada di sistem bersama, pemilik bisa meninjau apa yang dikerjakan kapan saja. Di Polynusa, percakapan dan tugas tindak lanjut punya pemilik, sehingga siapa menangani apa terlihat di satu tempat. Lihat halaman harga.

Ringkasan

Delegasikan hasil beserta wewenang yang dinyatakan, dan pegang tanggung gugatnya. Pilih satu dari lima tingkat untuk tiap tugas dan ucapkan. Mulai dari pekerjaan yang sering, berprosedur, dan berisiko rendah. Serahkan dengan brief satu halaman yang memuat hasil, tujuan, batas, sumber daya, pemeriksaan, dan eskalasi. Ajari dalam empat langkah, periksa lewat sampel terjadwal, perlakukan kekeliruan sebagai pelatihan di dalam batas, dan tolak menerima masalah dikembalikan. Pakai waktu yang terbebas untuk pekerjaan yang hanya bisa dikerjakan pemilik.

FAQ

Mengapa pemilik usaha kecil sulit mendelegasikan?

Karena biasanya mereka yang paling pandai di tiap tugas dalam usahanya, dan menyerahkan pekerjaan kepada orang yang lebih lambat atau kurang teliti terasa seperti menurunkan standar. Ada pula rasa takut tidak lagi tahu apa yang terjadi. Keduanya terjawab dengan mendelegasikan bertahap, dengan batas yang jelas dan laporan rutin, sehingga pemilik menukar mengerjakan dengan mengetahui.

Apa yang sebaiknya didelegasikan pemilik lebih dulu?

Tugas yang sering terjadi, mengikuti prosedur yang sudah dikenal, dan ongkosnya kecil bila belum sempurna: balasan pelanggan rutin, pemrosesan pesanan, input data, pembelian baku. Untuk sementara, pegang yang hanya bisa dikerjakan pemilik: menetapkan arah, hubungan dengan pelanggan utama, perekrutan, dan keputusan uang di atas batas tertentu.

Apa beda delegasi dan sekadar membagi tugas?

Membagi tugas menyerahkan pengerjaannya. Mendelegasikan menyerahkan sebuah hasil beserta wewenang memutuskan cara mencapainya, dalam batas yang dinyatakan. Orangnya memiliki hasil itu. Itulah yang membebaskan perhatian pemilik, dan syaratnya jelas soal keputusan apa yang boleh diambil orang itu sendiri.