Label WhatsApp atau CRM: Kapan Label Warna Tidak Lagi Cukup

Seorang pemilik usaha kue rumahan memberi label tiap chat: kuning untuk "tanya harga", hijau untuk "sudah pesan", merah untuk "belum bayar", biru untuk "langganan". Selama setahun cara ini berjalan sangat baik. Lalu pesanan berlipat dua, seorang admin paruh waktu mulai membantu dari ponsel kedua, dan pada suatu malam di bulan Desember pemiliknya menggulir empat ratus chat hijau untuk mencari tahu kue mana yang harus jadi besok. Pertanyaan label WhatsApp atau CRM jarang soal software. Soalnya adalah menyadari kapan sistem kecil yang baik sudah sampai di tepinya.

Kelebihan label

Akui dulu yang patut diakui. Label itu:

• Gratis dan bawaan.
• Langsung dipahami. Ketuk, pilih warna, selesai.
• Terlihat di daftar chat. Sekali lihat, statusnya tampak.
• Bisa disaring. Ketuk sebuah label untuk melihat semua chat yang memakainya.

Bagi satu orang dengan alur sederhana dari pertanyaan ke pesanan ke pembayaran, label adalah sistem yang masuk akal. Jangan mengganti sesuatu yang berjalan hanya karena ada yang bilang semestinya begitu.

Di mana label habis

Sebuah label menjawab satu pertanyaan: chat ini jenis apa, saat ini? Ia tidak bisa menjawab pertanyaan yang mulai diajukan usaha yang tumbuh.

• Kapan? Label tidak punya tanggal. "Tindak lanjut" tidak mengatakan hari ini atau minggu depan.
• Berapa? Label tidak punya nilai. Empat puluh chat bertanda "penawaran terkirim" bisa bernilai 4 juta atau 400 juta.
• Siapa? Label tidak punya pemilik. Di nomor bersama, "sedang ditangani" tidak mengatakan oleh siapa.
• Sebelumnya bagaimana? Label memperlihatkan saat ini. Ketika diganti, masa lalunya hilang.
• Berapa banyak, dari waktu ke waktu? Label tidak menjumlah. Anda tidak bisa melihat berapa pertanyaan yang menjadi pesanan bulan lalu.

Tujuh tanda Anda sudah melampaui label

1. Anda menggulir untuk mencari. Mencari "pelanggan yang minggu lalu tanya yang biru" makan beberapa menit.
2. Tindak lanjut terlewat. Anda berniat mengirim pesan hari Kamis dan baru ingat hari Senin.
3. Lebih dari satu orang menjawab. Dan pelanggan kadang mendapat dua balasan, atau tidak sama sekali.
4. Anda tidak bisa menjawab pertanyaan sederhana. Berapa lead bulan ini? Berapa penawaran terbuka, dan nilainya berapa?
5. Ponselnya menjadi titik rawan tunggal. Bila hilang atau orangnya keluar, pengetahuannya ikut pergi.
6. Labelnya beranak-pinak. Lima belas label, sebagian digabung, dan tidak ada yang ingat arti warna ungu.
7. Anda menyimpan spreadsheet sampingan untuk mencatat yang tidak sanggup dicatat label. Anda sudah membangun CRM, dengan tangan.

Satu tanda itu gangguan. Tiga atau lebih berarti sistemnya sudah memakan penjualan Anda.

Apa yang ditambahkan CRM

CRM, sistem pengelolaan hubungan pelanggan, pada intinya adalah daftar pelanggan yang punya ingatan.

• Catatan per pelanggan. Nama, kontak, apa yang dibeli, catatan, tidak bergantung pada ponsel mana pun.
• Peluang dengan tahap dan nilai. Tiap peluang bergerak lewat langkah seperti baru, ditawarkan, negosiasi, menang, kalah, dengan nominal. Total di tiap tahap adalah pipeline Anda.
• Tugas dengan tanggal dan pemilik. "Telepon lagi Jumat" muncul hari Jumat, untuk orang yang bertanggung jawab.
• Riwayat. Tiap percakapan, penawaran, dan pesanan tetap melekat pada pelanggannya.
• Pandangan bersama. Beberapa orang bekerja dari informasi yang sama, dan tiap chat punya pemilik.
• Laporan. Pertanyaan masuk, konversi, penjualan per orang, alasan kalah.

Perbandingannya dalam satu tabel:

Ongkos sebuah CRM

Jujurlah soal sisi lainnya.

• Uang. Langganan, biasanya per pengguna atau per workspace.
• Waktu penyiapan. Tahap, kolom, impor kontak.
• Disiplin. CRM hanya tahu apa yang dimasukkan orang. Tim yang tidak mau memperbaruinya membeli basis data kosong.
• Kerumitan. Sistem besar menawarkan jauh lebih banyak daripada kebutuhan usaha kecil, dan fitur yang tidak dipakai justru menghalangi.

Untuk tim kecil, pilih yang tersambung langsung ke WhatsApp, sehingga percakapan muncul tanpa salin-tempel, dan yang bisa dipelajari dalam satu sore.

Pindah tanpa kehilangan yang sudah berjalan

1. Terjemahkan label menjadi tahap. Label Anda sudah menggambarkan proses penjualan Anda. "Tanya harga" menjadi Baru. "Sudah pesan" menjadi Menang. "Belum bayar" menjadi Menunggu pembayaran. Pertahankan kata-kata yang dipakai tim.

2. Mulai dari urusan yang terbuka saja. Jangan mengimpor chat tiga tahun. Masukkan pelanggan yang sedang punya urusan: penawaran terbuka, pesanan belum dibayar, tindak lanjut yang dijanjikan. Tambahkan yang lain ketika mereka menghubungi lagi.

3. Sepakati tiga aturan. Misalnya: tiap pertanyaan baru menjadi kontak, tiap penawaran diberi nominal dan tahap, tiap janji diberi tugas bertanggal. Tiga aturan yang dipatuhi lebih baik daripada sepuluh yang diabaikan.

4. Tinjau mingguan selama sebulan. Lihat pipeline bersama-sama. Apa yang macet? Apa yang lewat tenggat? Tinjauan itulah yang membuat orang menjaganya tetap mutakhir, karena mereka melihatnya dipakai.

Pertahankan label berdampingan selama beberapa minggu bila membantu. Label bisa pensiun diam-diam begitu tidak ada lagi yang melihatnya.

Jalan tengah

Belum siap? Perpanjang umur label dengan dua kebiasaan murah dulu:

• Daftar tindak lanjut harian. Catatan atau spreadsheet sederhana berisi nama, apa yang dijanjikan, dan tanggal. Periksa tiap pagi.
• Label lebih sedikit. Paling banyak lima, masing-masing dengan satu arti yang jelas.

Ketika daftar sampingan itu menjadi hal yang sebenarnya Anda andalkan, itulah isyaratnya.

Di Polynusa

Polynusa menggabungkan inbox WhatsApp bersama dengan catatan pelanggan, peluang, dan tugas tindak lanjut, sehingga percakapan dan catatannya ada di satu tempat dan beberapa anggota tim bisa bekerja di satu nomor. Dibuat untuk tim kecil yang sedang berpindah seperti ini. Lihat halaman harga.

Ringkasan

Label adalah sistem awal yang baik untuk satu orang dan alur sederhana. Label tidak punya tanggal, nilai, pemilik, riwayat, maupun total. Ketika Anda menggulir untuk mencari, melewatkan tindak lanjut, berbagi nomor, atau menyimpan spreadsheet sampingan, CRM akan balik modal. Pindahlah dengan mengubah label menjadi tahap, memasukkan urusan terbuka saja, menyepakati tiga aturan, dan meninjau tiap minggu.

FAQ

Apakah label WhatsApp Business cukup untuk usaha kecil?

Untuk satu orang yang menangani chat dalam jumlah sedang, cukup. Label seperti pelanggan baru, menunggu pembayaran, dan lunas memberi gambaran sederhana tentang posisi tiap chat. Label mulai kewalahan ketika pekerjaan dibagi beberapa orang, ketika tindak lanjut bergantung pada tanggal, atau ketika Anda butuh total dan riwayat.

Apa yang bisa dilakukan CRM dan tidak bisa dilakukan label?

CRM menyimpan catatan per pelanggan yang tidak bergantung pada satu ponsel: kontak, riwayat, catatan, peluang dengan nilai dan tahap, tugas dengan tenggat dan penanggung jawab. CRM bisa melaporkan total, mengingatkan ketika tindak lanjut jatuh tempo, dan memperlihatkan apa yang sedang dipegang tiap anggota tim.

Apakah pindah ke CRM membuat pelanggan harus mengubah cara menghubungi kami?

Tidak, bila CRM-nya bekerja dengan nomor WhatsApp Anda. Pelanggan tetap berkirim pesan ke nomor yang sama. Yang berubah ada di sisi Anda: percakapan masuk ke inbox bersama yang tertaut ke catatan pelanggan, bukan lagi hidup di satu ponsel.