Menahan Ijazah Karyawan Kini Dilarang Undang-Undang: Cara Lain Melindungi Usaha Anda

Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2026 tentang Pelindungan Ketenagakerjaan, yang berlaku sejak 28 Oktober 2026, melarang pemberi kerja mensyaratkan atau menahan ijazah dan dokumen pribadi pekerja sebagai jaminan untuk bekerja. Hal ini diberitakan Fortune Indonesia dan GEBRAK.ID pada 9 November 2026, dan sebelumnya Katadata pada 6 Oktober 2026 saat rancangan undang-undangnya disahkan.

Bagi banyak pemilik toko dan usaha jasa, menahan ijazah adalah cara lama untuk merasa aman: supaya karyawan tidak menghilang membawa uang, barang, atau daftar pelanggan. Dengan larangan tahan ijazah yang kini berada di tingkat undang-undang, cara itu harus diganti. Kabar baiknya, penggantinya justru lebih melindungi.

Apa yang diberitakan

• Fortune Indonesia: pemberi kerja tidak boleh menahan ijazah atau dokumen pribadi sebagai jaminan, kecuali untuk pelatihan yang dibiayai perusahaan berdasarkan perjanjian tertulis.
• GEBRAK.ID: pemberi kerja dilarang mensyaratkan atau menahan ijazah atau dokumen pribadi pekerja sebagai jaminan untuk bekerja.
• Katadata: undang-undang melarang pemberi kerja menahan ijazah dan dokumen pribadi pekerja.
• Blog Mekari Talenta (7 Oktober 2026) mencatat bahwa larangan ini sebelumnya diatur dalam surat edaran. Kini kedudukannya naik menjadi undang-undang.

Dua catatan supaya tidak salah baca:

• Pengecualian untuk pelatihan hanya disebut oleh Fortune Indonesia. Syarat dan batasnya tidak dirinci. Jangan memakainya sebagai celah tanpa membaca naskah undang-undang, yang tersedia di JDIH Kementerian Sekretariat Negara.
• Sanksi khusus untuk penahanan ijazah tidak tercatat di sumber yang kami baca. Fortune Indonesia hanya menyebut secara umum bahwa pelanggaran undang-undang ini dapat dikenai sanksi sampai pencabutan izin usaha.

Perhatikan juga kata "mensyaratkan". Larangannya bukan hanya soal menyimpan ijazah yang sudah diserahkan, tetapi juga meminta penyerahan itu sebagai syarat diterima bekerja.

Mengembalikan dokumen dengan tertib

Mulai dari sini, isinya adalah saran kami.

Bila saat ini ada ijazah, akta, atau dokumen asli lain milik karyawan di laci Anda, kembalikan. Lakukan dengan rapi supaya tidak muncul masalah baru:

1. Buat daftar. Dokumen siapa, dokumen apa, sejak kapan dipegang.
2. Periksa kondisinya. Bila ada yang rusak atau hilang, akui dan bicarakan cara menggantinya sebelum penyerahan.
3. Serahkan langsung kepada pemiliknya, bukan dititipkan lewat rekan kerja.
4. Buat tanda terima yang menyebut nama dokumen, tanggal, dan ditandatangani kedua pihak. Simpan salinannya.
5. Jangan kaitkan pengembalian dengan syarat apa pun, misalnya menandatangani surat utang atau kontrak baru.
6. Ubah proses penerimaan karyawan. Hapus kalimat "menyerahkan ijazah asli" dari iklan lowongan, formulir, dan kontrak. Untuk memeriksa keaslian, cukup lihat aslinya lalu simpan fotokopinya.

Bila ada karyawan lama yang sudah keluar tetapi dokumennya masih di tempat Anda, hubungi dan kembalikan juga.

Risiko yang sebenarnya, dan pengendalinya

Menahan ijazah tidak pernah benar-benar mencegah kerugian. Ia hanya memberi rasa punya pegangan setelah kerugian terjadi. Yang mencegah kerugian adalah pengendalian sehari-hari. Ada tiga risiko yang biasanya dikhawatirkan.

Uang

• Serah terima kas harian. Kasir menghitung, pemilik atau penyelia menghitung ulang, keduanya menandatangani. Selisih dibahas hari itu juga, bukan akhir bulan.
• Setor rutin. Jangan biarkan uang tunai menumpuk di laci berhari-hari.
• Pisahkan tugas. Orang yang menerima uang sebaiknya bukan orang yang mencatat piutang dan bukan orang yang menyetujui retur.
• Setiap penjualan punya bukti. Nota bernomor urut membuat nota yang hilang langsung terlihat.
• Dorong pembayaran nontunai ke rekening usaha, bukan rekening pribadi karyawan.

Barang

• Hitung stok rutin, tidak perlu semua barang. Barang mahal dan cepat laku dihitung mingguan.
• Catat barang keluar dengan nama pengambil.
• Buat daftar peralatan yang dipegang karyawan: ponsel kerja, kunci, laptop, motor. Tanda terima saat diserahkan, pemeriksaan saat dikembalikan.

Kontak pelanggan

Ini risiko yang paling besar nilainya dan paling jarang dikendalikan. Bila karyawan melayani pelanggan lewat nomor pribadinya, daftar pelanggan Anda sebenarnya ada di ponselnya. Ijazah di laci tidak mengubah itu.

• Semua percakapan pelanggan lewat nomor milik usaha.
• Riwayat percakapan dan catatan pelanggan disimpan di sistem milik usaha, bukan di ponsel perorangan.
• Akses bertingkat. Staf melihat apa yang ia perlukan untuk bekerja. Hak mengekspor data atau menghapus percakapan cukup dipegang pemilik.
• Cabut akses di hari terakhir kerja. Buat daftar akses per orang supaya tidak ada yang terlewat.

Untuk bagian ini, alat sangat membantu. Dengan kotak masuk WhatsApp bersama di nomor usaha yang dikerjakan beberapa staf, serta catatan dan tugas tindak lanjut per pelanggan, hubungan dengan pelanggan tetap tinggal di usaha ketika orangnya pergi. Polynusa menyediakan itu, berikut pembukuan yang mencatat faktur dan pembayaran; rinciannya ada di halaman harga.

Perjanjian yang wajar sebagai pengganti

Beberapa hal bisa dituangkan secara tertulis tanpa menahan dokumen siapa pun:

• Uraian tanggung jawab atas kas dan barang yang dipegang, ditandatangani saat mulai bekerja.
• Serah terima pekerjaan yang disepakati sebagai kewajiban saat berhenti: daftar yang harus diserahkan dan kepada siapa.
• Kerahasiaan data pelanggan, dalam bahasa sederhana yang dipahami karyawan.

Hindari mengganti ijazah dengan jaminan lain yang serupa sifatnya, seperti menahan dokumen pribadi lain. Larangannya, menurut pemberitaan, mencakup dokumen pribadi, bukan hanya ijazah. Bila Anda ingin memakai bentuk jaminan apa pun, tanyakan dulu ke konsultan.

Daftar periksa minggu ini

• Kembalikan semua dokumen asli karyawan, dengan tanda terima.
• Hapus syarat penyerahan ijazah dari proses penerimaan.
• Mulai serah terima kas harian dengan dua tanda tangan.
• Pindahkan komunikasi pelanggan ke nomor usaha.
• Buat daftar akses dan peralatan per karyawan.

Catatan: tulisan ini merangkum pemberitaan dan bukan nasihat hukum. Pastikan ketentuan dan pengecualiannya untuk usaha Anda lewat naskah undang-undang, konsultan ketenagakerjaan, atau dinas tenaga kerja setempat.

Sumber

• Fortune Indonesia, 9 November 2026
• GEBRAK.ID, 9 November 2026
• Katadata, 6 Oktober 2026
• Mekari Talenta (blog), 7 Oktober 2026

FAQ

Apakah pemberi kerja boleh menahan ijazah karyawan?

Tidak. Menurut Fortune Indonesia dan GEBRAK.ID, UU 27/2026 melarang pemberi kerja mensyaratkan atau menahan ijazah atau dokumen pribadi pekerja sebagai jaminan.

Adakah pengecualian dari larangan ini?

Fortune Indonesia menyebut satu pengecualian, yaitu pelatihan yang dibiayai perusahaan berdasarkan perjanjian tertulis. Sumber lain yang kami baca tidak menyebutkannya.

Apa sanksi bila masih menahan ijazah?

Sanksi khusus untuk penahanan ijazah tidak tercatat di sumber yang kami baca, jadi perlu dicek di naskah undang-undang.