Menetapkan Limit Kredit untuk Pelanggan B2B: Kebijakan Sederhana bagi Distributor Kecil

Sebuah distributor camilan memasok enam puluh toko kecil. Salah satu yang terbesar, jaringan minimarket dengan empat gerai, memesan makin banyak tiap bulan dan membayar sedikit lebih telat tiap kali. Salesnya senang dengan volumenya. Ketika pemilik melihat lebih teliti, jaringan itu berutang Rp180 juta di sebelas faktur, yang tertua empat bulan lewat jatuh tempo, dan distributor itu meminjam untuk membayar pemasoknya sendiri. Jaringan tersebut tidak pernah ditolak, karena tidak seorang pun pernah memutuskan di mana penolakan dimulai. Limit kredit untuk pelanggan B2B adalah keputusan itu, diambil dengan tenang di muka.

Apa itu limit kredit

Limit kredit adalah jumlah terbesar yang boleh terutang pelanggan kepada Anda pada satu waktu. Yang dihitung semua yang belum dibayar: seluruh faktur terbuka, sudah jatuh tempo atau belum, ditambah pesanan yang sudah dikirim dan belum difakturkan.

Di sampingnya ada tempo pembayaran: berapa lama pelanggan boleh membayar tiap faktur, misalnya 14 atau 30 hari.

Keduanya bersama membatasi paparan risiko Anda. Tempo membatasi berapa lama. Limit kredit menetapkan berapa banyak.

Mengapa usaha kecil pun membutuhkannya

• Membatasi kerugian dari satu pelanggan.
• Melindungi kas. Tiap faktur belum dibayar adalah uang Anda yang bekerja di usaha orang lain.
• Mengeluarkan keputusan dari saat kejadian. Sales yang berhadapan dengan pelanggan bersemangat adalah orang yang keliru, di waktu yang keliru, untuk memutuskan berapa yang dipinjamkan.
• Punya alasan jujur untuk berhenti sejenak. "Akun Bapak sudah menyentuh limit" lebih mudah diucapkan dan didengar daripada "kami tidak percaya".

Langkah 1: putuskan siapa yang mendapat kredit

Kredit adalah sesuatu yang diraih pelanggan.

Pelanggan baru: tunai sebelum atau saat barang diterima untuk tiga sampai lima pesanan pertama. Tanpa pengecualian karena ukuran atau keyakinan.

Agar berhak atas tempo, pelanggan semestinya punya:

• Beberapa pesanan yang dibayar tanpa masalah.
• Usaha terdaftar dengan alamat yang diketahui.
• Orang bernama: siapa yang memesan, siapa yang membayar.
• Persetujuan tertulis atas ketentuan Anda.

Untuk akun lebih besar, tambahkan:

• Formulir pengajuan sederhana: nama badan hukum, nomor pajak, pemilik, bank, dua rujukan dagang.
• Telepon ke rujukannya. Tanyakan sudah berapa lama memasok pelanggan itu dan apakah pembayarannya tepat waktu.
• Amati cara mereka menjalankan usaha saat Anda berkunjung.

Langkah 2: tetapkan limitnya

Tiga masukan.

Apa yang dibutuhkan pelanggan

Perkiraan pembelian bulanannya, dan temponya. Pelanggan yang membeli Rp20 juta sebulan dengan tempo 30 hari dengan sendirinya berutang sekitar Rp20 juta pada satu waktu, kadang lebih ketika pesanan menumpuk.

Rumus awal: pembelian bulanan rata-rata, dikali tempo dalam bulan, ditambah cadangan sekitar seperempat.

• Rp20 juta sebulan, tempo 30 hari: 20 x 1 x 1,25 = Rp25 juta.
• Rp20 juta sebulan, tempo 14 hari: 20 x 0,5 x 1,25 = Rp12,5 juta.

Berapa yang sanggup Anda tanggung bila hilang

Ajukan pertanyaan sulit untuk tiap pelanggan: bila mereka tidak pernah membayar jumlah ini, apa yang terjadi pada kita? Pasang pagu untuk satu pelanggan sebagai porsi dari modal kerja Anda sendiri. Tidak ada pelanggan, sebaik apa pun, yang semestinya bisa menenggelamkan usaha.

Ingat ongkos sebenarnya dari piutang macet. Dengan margin bersih 10 persen, kehilangan Rp10 juta di faktur tak terbayar butuh Rp100 juta penjualan baru untuk menutupnya.

Apa kata perilaku mereka

• Membayar lebih awal atau tepat waktu: berhak atas rumus penuh, dan kenaikan.
• Telat seminggu atau dua minggu, secara ajek: limit lebih rendah atau tempo lebih pendek.
• Telat dan harus dikejar: tunai saat barang diterima.

Langkah 3: golongkan pelanggan dengan sederhana

Tiga kelas sudah cukup.

Pelanggan berpindah kelas berdasarkan bukti, ditinjau tiap kuartal.

Langkah 4: tuangkan tertulis

Perjanjian kredit satu halaman untuk tiap pelanggan bertempo:

• Limit kredit dan tempo pembayaran.
• Kapan faktur jatuh tempo dan cara membayarnya.
• Bahwa pesanan ditahan ketika limit tercapai atau ada faktur yang lewat jatuh tempo melebihi jumlah hari tertentu.
• Denda keterlambatan, bila Anda menerapkannya dan hukum mengizinkan.
• Bahwa limit bisa ditinjau.
• Tanda tangan orang yang berwenang.

Beri tahu pelanggan limitnya. Itu bukan rahasia. Pelanggan yang tahu limitnya mengatur pembayaran di sekitarnya.

Langkah 5: tegakkan

Limit yang tidak ditegakkan hanyalah harapan.

Aturan tahan. Pesanan baru ditahan ketika salah satu terjadi:

• Saldo ditambah pesanan baru akan melampaui limit, atau
• Ada faktur yang lewat jatuh tempo melebihi jumlah hari yang disepakati, misalnya 15.

Siapa yang melepas penahanan. Bukan salesnya. Pemilik atau bagian keuangan, dengan salah satu dari dua syarat: pembayaran diterima, atau pengecualian terdokumentasi disetujui.

Percakapannya.

"Pak Joko, terima kasih atas pesanannya. Saldo akun Bapak Rp24 juta dari limit Rp25 juta, jadi kami perlu pembayaran dulu sebelum pesanan ini bisa dikirim. Faktur 1182 senilai Rp8 juta jatuh tempo minggu lalu. Begitu itu masuk, pesanannya kami kirim hari itu juga."

Faktual, spesifik, dengan jalan keluar yang jelas. Kebanyakan pelanggan membayar dalam sehari atau dua hari ketika sebuah pesanan bergantung padanya.

Pengecualian. Kadang beralasan: puncak musiman, pelanggan lama dengan keterlambatan sementara. Catat siapa yang menyetujui, mengapa, berapa, dan sampai kapan. Pengecualian tanpa catatan menjadi limit yang baru.

Langkah 6: pantau angkanya tiap minggu

• Umur piutang. Saldo tiap pelanggan menurut umur: belum jatuh tempo, lewat 1 sampai 30 hari, 31 sampai 60, lebih dari 60.
• Pelanggan di atas 80 persen limitnya. Hubungi sebelum limit tercapai.
• Faktur lewat jatuh tempo per sales.
• Konsentrasi. Porsi seluruh piutang yang terutang oleh lima pengutang terbesar.

Lima belas menit tiap minggu dengan laporan ini mencegah kejutan empat bulan.

Langkah 7: tinjau tiap kuartal

Untuk tiap pelanggan bertempo:

• Pembelian dan pembayaran selama kuartal.
• Rata-rata hari sampai membayar.
• Penahanan atau pengecualian yang terjadi.
• Keputusan: naikkan, pertahankan, turunkan, atau cabut temponya.

Naikkan ketika pelanggan membayar tepat waktu selama enam bulan dan butuh ruang lebih. Bertahap, tidak melompat.

Turunkan ketika pembayaran melambat, pesanan menjadi tidak menentu, atau Anda mendengar mereka sedang kesulitan. Kurangi paparan sebelum menjadi masalah, dan sampaikan kepada pelanggan dengan terang.

Tanda peringatan

• Pembayaran makin telat dari bulan ke bulan.
• Pembayaran sebagian dengan angka bulat.
• Sengketa yang diajukan tepat ketika faktur jatuh tempo.
• Orang yang mengangkat telepon berganti.
• Pesanan luar biasa besar dari pelanggan yang selama ini lambat.
• Kabar bahwa pelanggan mereka sendiri tidak membayar.
• Permintaan memperpanjang tempo "sekali ini saja".

Satu tanda adalah alasan untuk melihat. Dua adalah alasan menurunkan limit.

Selaraskan tim penjualan

Sales dibayar untuk menjual, dan penahanan kredit terasa seperti penghalang. Singkirkan pertentangannya:

• Bayar komisi atas uang yang tertagih, bukan atas faktur yang terbit.
• Perlihatkan kepada tiap sales saldo dan limit pelanggannya.
• Libatkan mereka dalam penagihan. Hubungannya milik mereka.
• Jelaskan alasannya. Penjualan yang tidak pernah dibayar adalah kerugian, bukan penjualan.

Kesalahan yang umum

• Kredit sejak pesanan pertama.
• Tanpa limit, hanya tempo.
• Limit dipasang lalu tidak pernah ditinjau.
• Sales melepas penahanannya sendiri.
• Terus memasok pelanggan yang punya faktur lama belum dibayar.
• Satu pelanggan memegang porsi besar dari seluruh piutang.
• Pengecualian tanpa catatan.
• Tidak memberi tahu pelanggan limitnya.

Alat

Spreadsheet berisi limit, tempo, dan saldo terkini tiap pelanggan, diperbarui dari daftar faktur, sudah bisa dipakai untuk memulai. Saldonya harus mutakhir agar aturan tahan bermakna, dan di situlah mencatat faktur serta pembayaran di satu sistem membantu. Pembukuan Polynusa menyimpan faktur dan pembayaran per pelanggan di satu workspace bersama catatan penjualannya. Lihat halaman harga.

Ringkasan

Buat pelanggan baru meraih tempo lewat pesanan yang dibayar. Tetapkan tiap limit dari pembelian bulanan dan temponya, dibatasi oleh yang sanggup Anda tanggung bila hilang, dan disesuaikan dengan cara mereka membayar. Tuangkan tertulis dan beri tahu pelanggan. Tahan pesanan baru di limit atau ketika ada faktur lewat jatuh tempo, dengan pelepasan hanya lewat pembayaran atau pengecualian tercatat. Tinjau umur piutang tiap minggu dan tiap limit tiap kuartal, bayar komisi atas penagihan, dan bertindak pada tanda peringatan pertama.

FAQ

Bagaimana menetapkan limit kredit untuk pelanggan baru?

Mulai kecil dan biarkan tumbuh bersama riwayat pembayaran. Cara yang lazim adalah meminta pelanggan baru membayar di muka atau saat barang diterima untuk beberapa pesanan pertama, lalu memberi limit kira-kira satu sampai satu setengah kali pembelian bulanan rata-ratanya, dengan tempo pendek. Naikkan setelah beberapa bulan pembayaran tepat waktu.

Apa yang terjadi ketika pelanggan menyentuh limit kreditnya?

Pesanan baru ditahan sampai ada pembayaran yang menurunkan saldo di bawah limit, atau sampai orang yang berwenang menyetujui pengecualian. Aturannya semestinya diketahui pelanggan sejak awal dan diterapkan secara ajek oleh sistem atau admin penjualan, bukan diserahkan pada pertimbangan tiap sales.

Berapa total kredit yang sanggup diberikan usaha kecil?

Bergantung pada cadangan kas Anda dan cara Anda membayar pemasok sendiri. Ujian praktisnya, tanyakan apa yang terjadi bila pengutang terbesar Anda tidak membayar sama sekali. Bila kerugian itu mengancam usaha, limit untuk pelanggan itu terlalu tinggi, apa pun reputasinya.