Mengelola Kas Kecil: Sistem Sederhana yang Menghentikan Kebocoran Kecil

Kurir butuh uang parkir. Kertas printer habis. Paket pelanggan butuh lakban tambahan. Tidak satu pun layak ditransfer lewat bank, jadi seseorang mengambil dari laci. Sebulan kemudian isi laci kurang dan tidak ada yang ingat sebabnya. Kas kecil memang kecil sesuai namanya, tetapi termasuk tempat paling umum sebuah usaha kehilangan uang dan kepercayaan.

Untuk apa kas kecil

Kas kecil adalah sejumlah kecil uang tunai yang disiapkan untuk pengeluaran usaha yang remeh:

• Parkir, tol, dan transportasi jarak dekat.
• Ongkos antar dan tip.
• Air minum, perlengkapan kebersihan.
• Barang kantor kecil.
• Perbaikan kecil yang mendesak.

Kas kecil bukan untuk gaji, pembayaran pemasok, pinjaman karyawan, atau kebutuhan pribadi pemilik. Apa pun yang lebih besar atau rutin semestinya lewat bank.

Metode dana tetap

Sistem andal yang paling sederhana punya satu gagasan inti: dananya selalu berjumlah tetap.

1. Tetapkan dananya. Misalnya Rp 1.000.000.
2. Belanjakan dari situ, dengan mengambil nota atau menulis bukti untuk tiap pembayaran.
3. Kapan pun, uang di kotak ditambah nota sama dengan Rp 1.000.000.
4. Ketika menipis, jumlahkan notanya dan isi kembali dananya persis sebesar itu.

Bila Rp 730.000 sudah dikeluarkan, ada Rp 270.000 uang tunai dan Rp 730.000 berupa nota. Anda mengganti Rp 730.000, notanya masuk ke pembukuan, dan kotaknya kembali berisi Rp 1.000.000.

Karena totalnya tidak pernah berubah, kekurangan langsung terlihat.

Menyiapkannya

Pilih pemegangnya. Satu orang memegang kotak dan bertanggung jawab atasnya. Ketika dua atau tiga orang punya akses, tidak ada yang bertanggung jawab. Tunjuk pengganti untuk saat ia berhalangan, dengan penghitungan saat serah terima.

Tetapkan dananya. Cukup untuk dua sampai empat minggu pengeluaran kecil yang normal.

Pasang batas per pembayaran. Misalnya, tidak ada yang di atas Rp 200.000 dari kas kecil. Jumlah lebih besar lewat bank.

Daftar apa yang diizinkan. Daftar tertulis singkat tentang pemakaian yang boleh menghindarkan perdebatan.

Pakai kotak berkunci yang disimpan di tempat aman.

Siapkan bukti kas keluar. Slip sederhana berisi tanggal, jumlah, keperluan, siapa yang menerima uang, dan siapa yang menyetujui.

Mencatat tiap pembayaran

Setiap kali uang keluar dari kotak:

1. Minta nota dari penjual bila memungkinkan.
2. Bila tidak ada nota, seperti parkir atau tip, tulis bukti kas keluar dan minta penerima uang menandatanganinya.
3. Masukkan ke buku kas kecil: tanggal, uraian, jumlah, kategori, saldo berjalan.
4. Lampirkan nota atau buktinya.

Ketika seseorang mengambil uang muka untuk membeli sesuatu, catat sebagai uang muka dan selesaikan pada hari yang sama dengan nota dan kembaliannya. Uang muka yang tidak diselesaikan adalah cara dana menghilang diam-diam.

Menghitung dan mencocokkan

Mingguan, oleh pemegang. Hitung uangnya, jumlahkan notanya, dan pastikan totalnya sama dengan dana tetap. Sepuluh menit.

Setiap pengisian kembali. Orang selain pemegang memeriksa nota, memastikan totalnya, dan menyetujui penggantiannya.

Sesekali, mendadak. Pemilik atau manajer menghitung kotak tanpa pemberitahuan. Ini bukan tanda tidak percaya. Ini melindungi pemegang sama besarnya dengan melindungi usaha, karena menunjukkan dananya beres.

Bila hitungannya tidak cocok:

• Hitung ulang, dan periksa apakah ada bukti yang belum ditulis.
• Catat selisih yang nyata sebagai kurang atau lebih. Jangan disembunyikan.
• Cari polanya. Selisih kecil sesekali itu wajar. Kekurangan berulang butuh pembicaraan dan proses yang lebih ketat.

Membukukannya

Pengeluaran kas kecil tetap harus masuk ke pembukuan. Setiap pengisian kembali:

• Pilah nota per kategori: transportasi, perlengkapan, pengiriman, dan seterusnya.
• Catat total tiap kategori sebagai biaya.
• Catat penggantiannya sebagai pemindahan dari bank ke kas kecil.

Melewatkan langkah ini membuat biaya tampak lebih kecil dari kenyataan, dan penarikan bank jadi tanpa penjelasan.

Masalah umum dan cara membenahinya

"Meminjam" dari kotak. Karyawan atau pemilik mengambil uang dengan niat mengembalikan. Aturan: tidak ada pinjaman dari kas kecil, termasuk untuk pemilik.

Nota hilang. Aturan: tanpa nota atau bukti bertanda tangan, tidak ada penggantian.

Dana terus habis. Dananya terlalu kecil, atau dipakai untuk hal yang semestinya lewat bank. Tinjau bukunya.

Semuanya "lain-lain". Golongkan dengan benar. Buku kas kecil adalah catatan berguna tentang biaya kecil berulang yang bisa Anda tekan.

Tercampur dengan uang penjualan. Pisahkan kas kecil dari laci kasir. Uang penjualan semestinya disetor penuh ke bank, dan kas kecil diisi dari bank.

Satu orang mengerjakan semuanya. Orang yang memegang uang tidak semestinya juga menyetujui pengisian kembali dan mencatatnya di pembukuan.

Mengurangi kebutuhan uang tunai

Banyak pembayaran kecil kini tidak perlu tunai. Dompet digital, kartu debit perusahaan berbatas rendah, dan penggantian lewat transfer meninggalkan catatan otomatis. Dana tunai yang lebih kecil berarti lebih sedikit yang dihitung dan lebih sedikit yang bisa hilang. Jaga disiplin yang sama: bukti untuk segalanya dan kategori untuk tiap biaya.

Kebijakan satu halaman

Tuliskan dan minta pemegang menandatanganinya:

• Jumlah dana tetap.
• Siapa pemegang dan penggantinya.
• Batas per pembayaran.
• Apa yang boleh dan yang tidak.
• Nota atau bukti wajib untuk semuanya.
• Uang muka diselesaikan hari itu juga.
• Hitungan mingguan dan siapa yang menyetujui pengisian kembali.

Satu halaman aturan yang dijalankan sudah merupakan seluruh sistem yang dibutuhkan usaha kecil.

Polynusa memungkinkan staf mencatat pengeluaran kecil dengan memotret notanya, memasukkannya ke kategori yang benar di pembukuan, dan menjaga saldo kas kecil tetap terlihat. Lihat paketnya di halaman harga.

Ringkasan

Simpan dana tetap dengan satu pemegang. Ambil nota atau bukti bertanda tangan untuk tiap pembayaran dan catat. Hitung tiap minggu, isi kembali persis sebesar yang dikeluarkan, dan bukukan biayanya per kategori. Tidak ada pinjaman dari kotak, dan tidak ada pembayaran di atas batas.

FAQ

Apa itu sistem dana tetap (imprest) untuk kas kecil?

Metode di mana dana kas kecil selalu dikembalikan ke jumlah tetap yang sama. Kapan pun, uang di kotak ditambah bukti pengeluaran harus sama dengan jumlah itu. Ketika dana menipis, ia diisi kembali persis sebesar yang sudah dikeluarkan.

Berapa besar dana kas kecil sebaiknya?

Cukup untuk menutup dua sampai empat minggu pengeluaran kecil. Lihat berapa yang biasa Anda keluarkan untuk parkir, tip pengantaran, air minum, dan perlengkapan kecil, lalu tetapkan dana sedikit di atasnya. Dana yang terlalu besar mengundang penyalahgunaan. Yang terlalu kecil harus terus diisi.

Apa yang tidak boleh dibayar dari kas kecil?

Gaji, tagihan pemasok, apa pun di atas batas yang ditetapkan, dan pengeluaran pribadi. Semua itu semestinya lewat bank agar catatannya jelas. Kas kecil untuk biaya harian yang kecil dan mendesak, ketika transfer bank tidak praktis.