Pembukuan Basis Kas atau Akrual: Mana yang Memperlihatkan Keadaan Sebenarnya bagi Usaha Kecil

Seorang pengrajin mebel mengalami Desember terbaik dalam beberapa tahun: dua belas pesanan besar diserahkan. Di awal Januari ia melihat rekening banknya dan mendapati uang lebih sedikit daripada bulan November. Di rekening koran, Desember tampak seperti bulan buruk. Kenyataannya itu bulan paling menguntungkan sepanjang tahun: pelanggan baru membayar di Januari dan Februari, sedangkan kayu dan upah dibayar di Desember. Pembukuan basis kas atau akrual menentukan mana dari dua cerita itu yang disampaikan laporan Anda.

Dua cara menentukan "kapan"

Kedua metode mencatat transaksi yang sama. Bedanya di tanggal.

Basis kas. Pendapatan dicatat di hari uang tiba. Biaya dicatat di hari uang keluar.

Basis akrual. Pendapatan dicatat saat diperoleh: ketika barang diserahkan atau jasa dikerjakan, biasanya tanggal faktur. Biaya dicatat saat terjadi: ketika Anda menerima barang atau memakai jasanya, biasanya tanggal tagihan.

Di akrual, faktur pelanggan yang belum dibayar muncul sebagai piutang, dan tagihan pemasok yang belum dibayar muncul sebagai utang. Di basis kas, keduanya tidak ada di pembukuan sampai uangnya bergerak.

Satu bulan, dua hasil

Sebuah usaha kecil di bulan Desember:

• Menyerahkan dan memfakturkan barang senilai Rp100 juta. Pelanggan membayar Rp40 juta di Desember dan Rp60 juta di Januari.
• Menerima Rp30 juta dari pelanggan untuk faktur November.
• Membeli bahan senilai Rp50 juta, membayar Rp20 juta sekarang dan Rp30 juta di Januari.
• Membayar upah Rp25 juta.
• Membayar Rp12 juta untuk asuransi setahun yang berlaku Januari sampai Desember tahun depan.

Basis kas, Desember:

• Uang masuk: 40 + 30 = Rp70 juta.
• Uang keluar: 20 + 25 + 12 = Rp57 juta.
• Hasil: Rp13 juta.

Basis akrual, Desember:

• Pendapatan yang diperoleh: Rp100 juta.
• Bahan terpakai: anggap seluruh Rp50 juta masuk ke barang yang diserahkan.
• Upah: Rp25 juta.
• Asuransi: nol, karena berlaku untuk tahun depan.
• Hasil: Rp25 juta.

Usaha yang sama, bulan yang sama: Rp13 juta atau Rp25 juta. Tidak ada yang salah. Keduanya menjawab pertanyaan berbeda. Basis kas menjawab "bagaimana saldo bank berubah?" Akrual menjawab "berapa yang kita hasilkan dari pekerjaan bulan ini?"

Kegunaan basis kas

• Sederhana. Bila Anda bisa membaca rekening koran, Anda bisa memegang pembukuan kas.
• Sama dengan bank. Tidak perlu mencocokkan laba dengan kas.
• Cocok untuk usaha bayar seketika. Warung makan, toko kecil tanpa penjualan kredit, pekerja lepas yang dibayar saat menyerahkan.

Kelemahannya:

• Laba berayun mengikuti waktu pembayaran. Pelanggan yang telat membuat bulan bagus tampak buruk dan bulan berikutnya tampak bagus.
• Tidak terlihat siapa berutang kepada Anda dan kepada siapa Anda berutang. Piutang dan utang tidak tampak.
• Pembayaran di muka menyesatkan. Sewa setahun yang dibayar dalam satu bulan tampak seperti bulan yang mengerikan.
• Stok tidak terlihat. Membeli persediaan tampak seperti biaya padahal barangnya masih di rak.

Kegunaan akrual

• Kinerja bulanan yang sebenarnya. Pendapatan dipasangkan dengan biaya untuk memperolehnya.
• Piutang dan utang terlacak. Anda bisa melihat siapa yang belum membayar dan apa yang jatuh tempo.
• Margin masuk akal. Harga pokok dicatat saat barang terjual, bukan saat dibeli.
• Perbandingan antarbulan bermakna.
• Pemberi pinjaman dan investor mengharapkannya.

Kelemahannya:

• Lebih banyak pekerjaan. Faktur dan tagihan harus dicatat saat terbit atau diterima, lalu lagi saat dibayar.
• Laba bukan kas. Sebuah usaha bisa menunjukkan laba sehat dan kehabisan uang, karena labanya mengendap di faktur yang belum dibayar.
• Butuh pertimbangan di akhir periode: akrual, biaya dibayar di muka, stok.

Bahaya di tiap sisi

Di basis kas: mengira usaha sedang buruk, atau bagus, karena waktu pembayaran. Keputusan soal harga dan perekrutan diambil berdasarkan derau.

Di akrual: mengira laba berarti uang. Pengrajin mebel tadi di bawah akrual melihat Desember yang gemilang dan tetap harus mencari uang upah di Januari sebelum pelanggan membayar.

Obat untuk yang kedua bukan meninggalkan akrual, melainkan memantau kas juga.

Mana yang sebaiknya dipakai

Sebagai pegangan: di hari Anda mengirim faktur pertama yang bertempo, basis kas berhenti memberi tahu keadaan sebenarnya.

Terpisah dari apa yang berguna untuk pengelolaan, pelaporan resmi punya aturannya sendiri. Hukum pajak dan standar akuntansi di tiap negara menetapkan metode mana yang diizinkan untuk usaha mana. Mintalah nasihat sebelum memutuskan cara pembukuan resmi Anda dipegang.

Jawaban praktis: pembukuan akrual ditambah pandangan kas

Kebanyakan usaha kecil yang tumbuh paling baik dengan keduanya:

• Pembukuan akrual untuk laba, margin, piutang, dan utang.
• Pandangan arus kas di sampingnya: tinjauan mingguan atas saldo bank, apa yang diperkirakan masuk, dan apa yang harus keluar.

Baca keduanya bersama tiap bulan. Ajukan dua pertanyaan: apakah kita meraih laba, dan apakah laba itu berubah menjadi kas? Bila jawabannya berbeda, sebabnya ada di piutang, utang, atau stok, dan di situlah tempat bertindak.

Pindah dari kas ke akrual

Pilih tanggal mulai, idealnya hari pertama tahun buku atau setidaknya hari pertama sebuah bulan.

1. Daftar piutang pelanggan pada tanggal itu: tiap faktur yang belum dibayar. Inilah piutang awal.
2. Daftar utang ke pemasok: tiap tagihan yang belum dibayar. Utang awal.
3. Hitung stok dan nilai menurut harga perolehan. Persediaan awal.
4. Daftar biaya dibayar di muka dan uang muka: sewa atau asuransi yang dibayar ke depan, uang muka dari pelanggan yang Anda pegang.
5. Sejak tanggal mulai, catat menurut tanggal dokumen. Penjualan saat difakturkan, pembelian saat ditagih, lalu pembayaran atasnya.

Minta akuntan meninjau saldo awalnya. Kekeliruan di sana mengikuti Anda bertahun-tahun.

Perkirakan bulan-bulan pertama terasa lebih banyak pekerjaan. Balasannya datang pertama kali Anda bisa menjawab "siapa yang berutang kepada kita dan sudah berapa lama?" dalam sepuluh detik.

Akhir bulan di akrual, singkatnya

• Fakturkan semua yang diserahkan di bulan itu.
• Catat semua tagihan pemasok bertanggal bulan itu, dan taksir yang belum diterima.
• Sebar biaya dibayar di muka: seperdua belas asuransi tahunan tiap bulan.
• Sesuaikan stok bila Anda menghitungnya bulanan.
• Rekonsiliasi bank.

Lima kebiasaan ini membuat angka akrual bisa diandalkan.

Kesalahan yang umum

• Mencampur kedua metode tanpa sadar. Penjualan dicatat saat difakturkan, biaya saat dibayar. Hasilnya tidak bermakna apa-apa.
• Memperlakukan uang muka pelanggan sebagai pendapatan sebelum pekerjaannya dikerjakan.
• Membebankan sewa setahun penuh dalam satu bulan.
• Mencatat pembelian stok sebagai harga pokok penjualan pada saat membeli.
• Mengabaikan piutang karena "sudah tercatat sebagai pendapatan". Pendapatan yang tidak pernah tertagih adalah kerugian yang menunggu diakui.
• Menilai usaha dari saldo bank saja.

Alat

Akrual dengan tangan di spreadsheet itu mungkin dan melelahkan. Software pembukuan menanganinya dengan wajar: faktur menciptakan piutang, pembayaran melunasinya, dan laporan bisa ditarik dari kedua sisi. Pembukuan Polynusa mencatat faktur, tagihan, dan pembayaran di satu workspace bersama catatan penjualan asalnya. Lihat halaman harga.

Ringkasan

Basis kas mencatat uang saat bergerak, sedangkan akrual mencatat pendapatan saat diperoleh dan biaya saat terjadi. Basis kas sederhana dan cocok untuk usaha yang dibayar seketika. Akrual memperlihatkan laba bulanan yang sebenarnya dan dibutuhkan begitu Anda menjual atau membeli secara kredit, menyimpan stok, atau menjalankan proyek panjang. Pegang pembukuan akrual dan pandangan kas berdampingan, tetapkan saldo awal dengan teliti saat berpindah, dan periksa aturan pelaporan resmi bersama akuntan.

FAQ

Apa beda pembukuan basis kas dan akrual?

Basis kas mencatat pendapatan saat uang diterima dan biaya saat uang dibayar. Basis akrual mencatat pendapatan saat diperoleh, misalnya saat barang diserahkan atau faktur terbit, dan biaya saat terjadi, terlepas dari uangnya sudah bergerak atau belum. Bedanya soal waktu.

Metode mana yang lebih baik untuk usaha kecil?

Usaha sangat kecil yang dibayar seketika dan sedikit menyimpan stok bisa bertahan dengan basis kas. Begitu Anda menjual secara kredit, membeli secara kredit, menyimpan stok yang berarti, atau ingin tahu laba bulanan yang sebenarnya, akrual memberi gambaran lebih tepat. Banyak usaha kecil memakai pembukuan akrual dan memantau kas secara terpisah.

Bebaskah sebuah usaha memilih metode untuk pajak?

Tidak selalu. Aturan pajak dan standar pelaporan di tiap negara menetapkan metode mana yang boleh dipakai jenis usaha mana, dan apa yang harus dilakukan saat berganti. Tanyakan akuntan yang berwenang di tempat Anda beroperasi sebelum memilih atau mengganti metode untuk pelaporan resmi.