Pesan Pertama kepada Orang yang Belum Mengenal Anda: Etika Menghubungi Calon Pelanggan agar Dibalas

Sebuah usaha katering menginginkan pelanggan kantor. Usaha itu membeli daftar empat ribu nomor telepon dan mengirim pesan yang sama ke semuanya, berisi gambar menu dan "Promo minggu ini!". Empat puluh orang membalas, tiga puluh di antaranya meminta berhenti. Nomornya dilaporkan berkali-kali dan dibatasi dalam dua hari. Seorang pesaing mengirim dua puluh pesan minggu itu, masing-masing ke pengelola kantor yang perusahaannya mengumumkan kontak tersebut, masing-masing menyebut lokasi dan ukuran kantornya. Enam membalas dan dua memesan sesi cicip. Bedanya bukan keberuntungan. Pesan pertama dinilai dalam tiga detik lewat satu pertanyaan: ini untuk saya, atau untuk semua orang?

Asasnya

Anda sedang menyela orang asing. Pesannya harus pantas untuk itu dengan menjadi:

• Relevan bagi usaha mereka secara khusus.
• Jujur tentang siapa Anda dan mengapa menulis.
• Kecil dalam permintaannya.
• Mudah ditolak.

Bila Anda tidak bisa mengatakan dalam satu kalimat mengapa usaha tertentu ini perlu mendengar dari Anda, jangan dikirim.

Siapa yang boleh dihubungi

• Kontak usaha yang diumumkan untuk urusan usaha: nomor atau email perusahaan di situs, profil, atau listing-nya.
• Orang yang memberikan kontaknya kepada Anda untuk keperluan semacam ini.
• Rujukan, dengan izin perujuk untuk menyebut namanya.

Hindari:

• Daftar nomor pribadi hasil membeli atau mengumpulkan otomatis.
• Akun pribadi karyawan yang ditemukan lewat media sosial, kecuali mereka mengumumkannya untuk urusan usaha.
• Siapa pun yang sudah meminta Anda berhenti.
• Grup chat tempat Anda dimasukkan untuk keperluan lain.

Hukum soal pemasaran tanpa permintaan, daftar larangan dihubungi, dan data pribadi berbeda tiap negara, dan platform pesan punya ketentuannya sendiri. Mengirim pesan promosi massal kepada orang yang tidak memilih menerimanya dibatasi atau dilarang di banyak tempat. Pelajari aturan yang berlaku untuk pasar dan saluran Anda sebelum mengirim apa pun.

Riset sebelum menulis

Lima menit per penerima.

• Apa usahanya, dan untuk siapa?
• Sesuatu yang spesifik dan baru: cabang baru, lowongan, peluncuran produk, ulasan yang mereka terima.
• Siapa orang yang tepat untuk tawaran Anda?
• Bagaimana Anda masuk akal bisa membantu, secara konkret?

Dua puluh pesan hasil riset mengalahkan seribu pesan umum, dan tidak memakan nama baik Anda.

Struktur lima baris

1. Siapa Anda. Nama, usaha, dalam satu baris.
2. Mengapa mereka. Hal spesifik yang Anda perhatikan.
3. Apa yang Anda tawarkan. Satu kalimat, dalam bahasa keadaan mereka.
4. Satu pertanyaan kecil. Bukan "bisa bertemu?" sebagai pembuka. Sesuatu yang bisa dijawab dalam satu baris.
5. Pintu keluar yang mudah. "Bila tidak relevan, cukup katakan dan saya tidak akan mengirim pesan lagi."

Contoh:

"Selamat pagi. Saya Dewi dari dapur katering di Jakarta Selatan. Saya lihat kantor Bapak/Ibu pindah ke lantai baru di Kuningan dengan sekitar enam puluh staf. Kami memasok makan siang hari kerja untuk empat kantor di gedung yang sama. Apakah berguna bila saya kirim menu dan harga kantor kami? Bila tidak, kabari saja dan saya tidak akan mengganggu lagi."

Tanpa gambar, tanpa brosur, tanpa tautan di pesan pertama. Itu menyusul ketika diminta.

Yang tidak dilakukan

• Jangan berpura-pura mengenal mereka atau memalsukan keakraban.
• Jangan memakai desakan palsu. "Hanya hari ini" dari orang asing terbaca sebagai penipuan.
• Jangan menyamarkan pesan penjualan sebagai survei, tawaran kerja, atau salah sambung.
• Jangan mengirim lampiran atau tautan lebih dulu. Banyak orang tidak mau membukanya, dan mereka benar.
• Jangan mengirim malam hari atau di hari libur.
• Jangan menempel nama ke templat lalu menyebutnya personal.
• Jangan mengirim teks yang sama ke beberapa orang di satu perusahaan.

Waktu dan frekuensi

• Jam kerja, di zona waktu mereka.
• Satu pesan, satu tindak lanjut setelah empat sampai tujuh hari.
• Tindak lanjutnya menambah sesuatu: contoh yang relevan, jawaban atas pertanyaan yang mungkin muncul.
• Lalu berhenti. Catat bahwa Anda sudah menghubungi mereka dan kapan, agar tidak ada orang di tim yang mengulanginya bulan depan.
• Volume harian kecil. Kirim sebanyak yang sanggup Anda riset dan jawab dengan layak.

Ketika mereka membalas

• Ya atau penasaran: jawab cepat, kirim yang Anda tawarkan, usulkan langkah berikutnya.
• Pertanyaan: jawab, singkat.
• Belum sekarang: ucapkan terima kasih, tanyakan apakah boleh menghubungi lagi beberapa bulan kemudian, dan catat tanggalnya.
• Tidak: ucapkan terima kasih dan tandai kontaknya sebagai jangan dihubungi.
• Kesal: minta maaf sekali, tegaskan Anda tidak akan mengirim pesan lagi, dan tepati.

Cara santun menangani jawaban tidak adalah bagian dari nama baik Anda di pasar yang kecil.

Simpan daftar jangan dihubungi

Satu daftar, dipakai bersama oleh semua orang yang mengirim pesan atas nama usaha.

• Tiap permintaan berhenti dicatat di hari yang sama.
• Diperiksa sebelum mengirim apa pun.
• Tidak pernah dihapus ketika staf berganti.

Dikirimi pesan lagi setelah berkata tidak adalah hal yang mengubah jengkel ringan menjadi keluhan terbuka.

Jujur soal otomasi

Alat bisa membantu menemukan usaha dan menyusun draf pesan. Alat tidak menghapus tanggung jawab Anda.

• Seseorang meninjau tiap pesan sebelum terkirim, setidaknya sampai Anda yakin akan mutunya.
• Personalisasi harus benar. Pujian buatan tentang hal yang tidak nyata lebih buruk daripada tanpa pujian.
• Jangan menyembunyikan siapa pengirimnya.
• Hormati ketentuan platform. Pengiriman massal otomatis bisa membuat nomor dibatasi, yang lalu merugikan layanan Anda kepada pelanggan yang sudah ada.

Mengukur dengan jujur

• Tingkat balasan, dan bagian balasan yang positif.
• Tingkat permintaan berhenti dan keluhan. Bila lebih banyak orang meminta berhenti daripada berkata ya, sasaran atau pesannya keliru.
• Percakapan yang menjadi pelanggan.
• Waktu yang dihabiskan per pelanggan yang didapat.

Tingkat balasan rendah adalah sinyal untuk mempersempit sasaran, bukan mengirim lebih banyak.

Pilihan yang lebih hangat

Sebelum pesan dingin, pakai yang lebih hangat.

• Pelanggan lama yang lama tidak membeli.
• Rujukan dari pelanggan yang puas.
• Orang yang pernah bertanya dan tidak jadi membeli.
• Konten dan listing yang membuat calon pelanggan datang kepada Anda.

Pesan dingin paling baik sebagai tambahan kecil dan hati-hati atas semua itu.

Kesalahan yang umum

• Membeli daftar.
• Satu pesan untuk semua orang.
• Membuka dengan brosur.
• Meminta bertemu di baris pertama.
• Tiga atau empat tindak lanjut.
• Tanpa pintu keluar, atau mengabaikannya.
• Beberapa staf menghubungi calon yang sama.
• Tidak ada catatan siapa yang sudah dihubungi.
• Menilai dari jumlah yang terkirim.

Mengerjakannya dari satu tempat

Prospekting dari beberapa ponsel pribadi tidak bisa menjaga catatan bersama atau daftar jangan dihubungi. Polynusa mencari prospek usaha dari listing Google Maps, menyimpan percakapan di kotak masuk bersama dengan catatan per kontak, dan membiarkan AI menyusun draf pesan yang disetujui staf sebelum terkirim. Lihat halaman harga.

Ringkasan

Pesan pertama kepada orang asing adalah interupsi yang harus pantas mendapat tempatnya. Hubungi hanya kontak usaha yang diumumkan untuk pertanyaan, riset masing-masing, dan tulis lima baris: siapa Anda, mengapa mereka, apa yang ditawarkan, satu pertanyaan kecil, dan pintu keluar yang mudah. Kirim paling banyak satu tindak lanjut, hormati tiap jawaban tidak lewat daftar jangan dihubungi bersama, biarkan orang meninjau yang terkirim, ikuti aturan pasar dan platform Anda, dan ukur balasan positif serta permintaan berhenti, bukan volume.

FAQ

Bolehkah mengirim pesan ke usaha yang belum pernah menghubungi kami?

Bisa, bila pesannya ditujukan ke kontak usaha yang diumumkan untuk pertanyaan, relevan bagi usaha itu, memperkenalkan Anda dengan jujur, dikirim sekali dengan paling banyak satu tindak lanjut, dan berhenti ketika diminta. Aturan soal pesan tanpa permintaan dan data pribadi berbeda tiap negara dan tiap platform, jadi periksa yang berlaku sebelum mulai.

Seberapa panjang pesan perkenalan pertama?

Cukup pendek untuk dibaca tanpa menggulir: sekitar lima baris. Siapa Anda, mengapa memilih mereka secara khusus, apa yang Anda tawarkan dalam satu kalimat, satu pertanyaan kecil, dan cara mudah untuk menolak. Apa pun yang lebih panjang tempatnya di balasan berikutnya, setelah mereka memperlihatkan minat.

Berapa kali tindak lanjut yang wajar bila tidak dibalas?

Satu kali, setelah beberapa hari, dengan menambahkan sesuatu yang berguna dan bukan sekadar mengulang pesan pertama. Setelah itu, berhenti. Diam adalah jawaban. Terus mengirim pesan kepada orang yang tidak menanggapi merusak nama baik dan, di platform pesan, mengundang laporan yang bisa membatasi nomor Anda.