Cara Membuat Prakiraan Penjualan Sederhana untuk Usaha Kecil

Tanyakan kepada pemilik usaha kecil berapa penjualannya bulan depan, dan jawabannya biasanya harapan yang diberi angka. Lalu stok dipesan, staf dijadwalkan, dan sewa dibayar berdasarkan harapan itu. Prakiraan penjualan sederhana menggantinya dengan perkiraan yang bisa Anda jelaskan, periksa, dan perbaiki. Menyiapkannya makan satu jam.

Untuk apa prakiraan

• Stok dan pembelian. Berapa yang dipesan, dan kapan.
• Tenaga kerja. Perlu tidaknya menambah shift atau orang.
• Kas. Apakah pemasukan bulan depan menutup gaji, sewa, dan pemasok.
• Target. Patokan untuk menilai bulan itu.

Prakiraan pasti meleset. Yang berguna adalah yang melesetnya kecil, makin mengecil, dan Anda tahu sebabnya.

Metode 1: dari riwayat

Bila Anda punya penjualan bulanan setidaknya setahun, mulailah dari sini.

1. Daftar penjualan bulanan dua belas sampai dua puluh empat bulan terakhir.
2. Lihat bulan yang sama tahun lalu. Ini menangkap pola musiman.
3. Hitung laju pertumbuhan: bandingkan tiga bulan terakhir dengan tiga bulan yang sama setahun sebelumnya.
4. Prakiraan: bulan yang sama tahun lalu, disesuaikan dengan laju pertumbuhan.

Contoh: November tahun lalu Anda menjual 80 juta. Tiga bulan terakhir berjalan 15% di atas bulan yang sama tahun lalu. Prakiraan awal November ini adalah 92 juta.

Lalu sesuaikan dengan hal yang Anda ketahui: promosi terencana, hari libur yang jatuh di minggu berbeda, pelanggan besar yang pergi, produk baru.

Metode ini sederhana dan cocok untuk usaha yang stabil. Kelemahannya, ia lambat menyadari perubahan arah.

Metode 2: dari pipeline

Bila Anda menjual lewat penawaran dan deal, pipeline meramalkan masa dekat lebih baik daripada riwayat.

1. Daftar deal terbuka beserta nilai dan tahapnya.
2. Terapkan tingkat menang tiap tahap. Bila Anda menang tiga dari sepuluh deal setelah penawaran terkirim, tiap deal semacam itu dihitung 30% dari nilainya.
3. Jumlahkan, hanya untuk deal yang kemungkinan tutup dalam periode itu.

Contoh:

• Empat deal di tahap penawaran, total 60 juta, tingkat menang 30%: 18 juta.
• Dua deal di tahap negosiasi, total 40 juta, tingkat menang 60%: 24 juta.
• Perkiraan dari pipeline saat ini: 42 juta.

Tambahkan perkiraan penjualan dari pertanyaan yang belum masuk. Pakai rata-rata jumlah deal baru per minggu beserta nilai dan tingkat menangnya yang lazim.

Tingkat menang harus berasal dari catatan Anda sendiri. Hitung berapa deal yang sampai di tiap tahap dan akhirnya menang selama enam bulan terakhir. Menebaknya membuat prakiraan kembali menjadi angan-angan.

Metode 3: dari kapasitas dan aktivitas

Berguna untuk usaha jasa dan usaha baru.

• Kapasitas. Bengkel dengan tiga teknisi sanggup menyelesaikan sejumlah pekerjaan seminggu. Penjualan tidak bisa melampaui kapasitas kali nilai rata-rata pekerjaan, sebesar apa pun permintaannya.
• Aktivitas. Pertanyaan per minggu, kali tingkat konversi, kali nilai pesanan rata-rata.

Contoh: 120 pertanyaan sebulan, 25% berkonversi, pesanan rata-rata 600 ribu. Prakiraan: 18 juta.

Metode ini memperlihatkan tuas mana yang penting. Bila konversi naik dari 25% ke 30%, penjualan naik seperlima tanpa satu pun pertanyaan tambahan.

Pakai lebih dari satu

Jalankan dua metode dan bandingkan. Bila riwayat berkata 92 juta dan pipeline berkata 60 juta, ada yang berubah, dan lebih baik ketahuan sekarang. Selisihnya sendiri adalah informasi.

Beri tiga angka, bukan satu:

• Hati-hati. Yang hampir pasti tercapai.
• Perkiraan. Taksiran terbaik Anda.
• Optimistis. Yang bisa diraih di bulan yang baik.

Rencanakan biaya dari angka hati-hati dan stok dari angka perkiraan.

Uraikan

Satu angka total menyembunyikan apa yang terjadi. Pecah prakiraan menurut hal yang menggerakkan usaha Anda:

• Lini produk atau jenis jasa.
• Saluran: toko, online, grosir.
• Pelanggan lama dan pelanggan baru.

Pesanan ulang dari pelanggan lama biasanya lebih bisa ditebak daripada bisnis baru. Memperkirakannya terpisah membuat totalnya lebih bisa dipegang.

Periksa setiap bulan

Langkah inilah yang mengubah tebakan menjadi keterampilan.

1. Di akhir bulan, tulis penjualan nyata di samping prakiraan.
2. Hitung selisihnya dalam persen.
3. Cari sebab utamanya: deal besar mundur, promosi lebih berhasil dari dugaan, stok habis.
4. Sesuaikan asumsi untuk bulan depan.

Setelah tiga atau empat bulan Anda tahu apakah prakiraan Anda cenderung ketinggian atau kerendahan, dan seberapa besar.

Kesalahan yang umum

• Memperkirakan target. Target adalah yang Anda inginkan. Prakiraan adalah yang Anda perkirakan terjadi.
• Menghitung setiap deal terbuka dengan nilai penuh.
• Mengabaikan pola musiman.
• Melupakan kapasitas dan stok. Anda tidak bisa menjual yang tidak sanggup Anda serahkan.
• Tidak pernah membandingkan dengan realisasi.
• Optimisme satu orang. Minta orang kedua menguji asumsinya.

Dari prakiraan penjualan ke prakiraan kas

Penjualan dan kas itu berbeda. Bila pelanggan membayar tiga puluh hari setelah ditagih, penjualan bulan ini adalah kas bulan depan. Setelah punya prakiraan penjualan, geser sebesar jeda pembayaran yang lazim dan hadapkan dengan pembayaran yang harus Anda lakukan. Di sinilah prakiraan sering membuktikan nilainya, dengan menyingkap bulan yang ketat sebelum bulan itu tiba.

Di mana alat membantu

Spreadsheet sudah cukup untuk memulai. Yang lebih sulit adalah menjaga masukannya tetap mutakhir: nilai deal, tahap, dan tanggal tutup. Ketika pipeline berada di CRM yang dipakai tenaga penjual setiap hari, metode pipeline tidak butuh kerja tambahan. Polynusa menyatukan pipeline, faktur, dan pembukuan dalam satu workspace, sehingga deal, penjualan, dan kas bisa dibaca bersama. Paketnya ada di halaman harga.

Ringkasan

Buat prakiraan dari riwayat, dari pipeline dengan tingkat menang yang nyata, atau dari kapasitas dan aktivitas, dan bandingkan setidaknya dua. Beri angka hati-hati, perkiraan, dan optimistis. Pecah per produk serta per pelanggan baru dan lama. Cocokkan dengan penjualan nyata setiap bulan dan sesuaikan.

FAQ

Seberapa akurat prakiraan penjualan seharusnya?

Untuk usaha kecil, selisih sepuluh sampai dua puluh persen dari angka nyata sudah berguna. Tujuannya mengambil keputusan stok, perekrutan, dan kas yang lebih baik, bukan meramal dengan tepat. Akurasi membaik tiap bulan ketika prakiraan dibandingkan dengan kenyataan.

Bagaimana bila usahanya baru dan belum punya riwayat?

Buat prakiraan dari aktivitas. Perkirakan berapa pertanyaan yang bisa dihasilkan, berapa porsi yang menjadi pelanggan, dan nilai pesanan rata-rata. Mulai dari asumsi yang hati-hati, lalu ganti dengan angka nyata begitu Anda punya data beberapa minggu.

Seberapa jauh ke depan usaha kecil sebaiknya membuat prakiraan?

Tiga bulan secara rinci dan dua belas bulan secara garis besar. Tiga bulan ke depan memandu keputusan pembelian dan kas. Garis besar setahun menunjukkan puncak musiman dan apakah usaha masih sejalan dengan targetnya.