Proses Purchase Order untuk Usaha Kecil: Dari Permintaan sampai Pembayaran dalam Lima Langkah

Koki sebuah restoran memesan sayur lewat pesan suara tiap malam. Adik pemilik memesan kemasan ketika terlihat menipis. Manajer memesan perlengkapan kebersihan dari siapa pun yang menelepon. Di akhir bulan, faktur datang dari sebelas pemasok. Tidak ada yang bisa mengatakan apakah jumlahnya benar, apakah harganya sesuai kesepakatan, atau apakah salah satunya sudah dibayar lewat transfer dua minggu lalu. Usaha itu punya kegiatan pembelian, tetapi tidak punya proses purchase order.

Apa yang salah tanpa proses

• Membayar lebih. Faktur memuat harga lebih tinggi daripada yang ditawarkan, dan tidak ada yang memegang penawarannya.
• Membayar yang tidak datang. Dua puluh karton ditagih, delapan belas dikirim.
• Membayar dua kali. Sekali dari surat jalan, sekali dari tagihan rekap bulanan.
• Membeli yang tidak dibutuhkan. Dua orang memesan barang yang sama.
• Tidak terlihat komitmennya. Pemilik tidak bisa melihat apa yang sudah dipesan dan belum ditagih, sehingga perencanaan kas menjadi tebakan.
• Celah kecurangan. Satu orang bisa memesan, menerima, dan menyetujui pembayaran tanpa mata kedua.

Proses sederhana menutup semuanya.

Lima langkah

1. Permintaan

Seseorang mengenali kebutuhan dan menuliskannya: apa, berapa, paling lambat kapan, dan mengapa. Untuk stok rutin ini bisa berupa daftar pesan ulang. Untuk yang lain, permintaan singkat.

Langkah ini memisahkan "kita butuh" dari "kita beli". Ia memberi kesempatan seseorang bertanya apakah barangnya sudah ada di stok atau sudah dipesan.

2. Persetujuan

Orang yang berwenang menyetujui permintaan sebelum ada yang dipesan.

Batas persetujuan membuatnya cepat:

Pasang ambangnya sesuai usaha Anda. Tujuannya sebagian besar pembelian disetujui orang yang dekat dengan pekerjaannya, dalam sejam, dan pemilik hanya melihat yang berarti.

3. Purchase order

Permintaan yang disetujui menjadi purchase order yang dikirim ke pemasok. Isinya:

• Nomor PO.
• Tanggal.
• Pemasok.
• Barang, dengan deskripsi, jumlah, satuan, dan harga yang disepakati.
• Total.
• Tanggal dan tempat pengiriman.
• Termin pembayaran.
• Siapa yang memesan dan siapa yang menyetujui.

Kirim lewat email atau pesan, sebagai dokumen. Minta pemasok menegaskan, dan mencantumkan nomor PO di surat jalan serta faktur.

PO adalah komitmen. Sejak saat itu usaha tahu akan berutang sebesar ini, dan itulah yang membuat perencanaan kas mungkin.

4. Penerimaan

Ketika barang tiba, seseorang memeriksanya terhadap purchase order, bukan hanya terhadap surat jalan pemasok.

• Hitung yang benar-benar tiba.
• Periksa mutu dan kondisinya.
• Catat yang diterima, dengan tanggal dan nomor PO. Inilah tanda terima barang.
• Tulis kekurangan, kerusakan, dan barang pengganti di surat jalan pemasok sebelum menandatanganinya, dan simpan salinannya.

Bila memungkinkan, orang yang menerima bukan orang yang memesan. Untuk jasa, padanannya adalah penegasan dari orang yang meminta pekerjaan bahwa pekerjaannya sudah selesai.

5. Pencocokan faktur dan pembayaran

Ketika faktur datang, bandingkan tiga dokumen:

• Purchase order: apa yang dipesan dan dengan harga berapa.
• Tanda terima barang: apa yang tiba.
• Faktur: apa yang ditagih pemasok.

Inilah pencocokan tiga dokumen. Bayar ketika ketiganya cocok. Ketika tidak:

• Jumlah ditagih melebihi jumlah diterima: bayar yang tiba, atau tahan fakturnya dan minta nota kredit.
• Harga lebih tinggi daripada PO: pertanyakan. Bayar sesuai harga PO kecuali ada perubahan yang disetujui.
• Barang yang tidak ada di PO: siapa yang memesannya?
• Tanpa PO sama sekali: cari tahu siapa yang membeli, dan mengapa di luar proses.

Lalu bayar sesuai termin, tandai faktur lunas dengan referensi pembayarannya, dan arsipkan ketiga dokumen bersama.

Mencegah bayar dua kali

• Bayar hanya atas faktur, bukan surat jalan atau tagihan rekap.
• Catat tiap faktur sekali, dengan nomor faktur pemasok. Entri kedua dengan pemasok dan nomor yang sama ditolak.
• Tandai faktur lunas dengan jelas.
• Cocokkan surat saldo pemasok tiap bulan dengan catatan Anda.

Pemisahan tugas

Asasnya: tidak boleh satu orang bisa memesan, menerima, dan membayar.

Di usaha lima orang, pemisahan sempurna itu mustahil. Kerjakan yang bisa:

• Orang yang memesan bukan orang yang menyetujui pembayaran.
• Pemilik menyetujui semua pembayaran di atas ambang, dengan tiga dokumen terlampir.
• Pemilik melihat rekening koran dan daftar pembayaran tiap minggu.
• Pemasok baru dan perubahan rekening bank pemasok ditegaskan pemilik, dengan menelepon nomor yang sudah dikenal. Penipuan lewat perubahan rekening palsu itu lazim dan mahal.

Pesanan tetap dan pembelian rutin

Pesanan sayur harian tidak masing-masing butuh persetujuan.

• Sepakati daftar harga dengan pemasok untuk suatu periode.
• Pasang persetujuan tetap untuk pesanan dalam batas harian atau mingguan.
• Tetap catat tiap pesanan dan tiap penerimaan. Pesan suara koki menjadi pesanan tertulis singkat, dan kirimannya diperiksa saat tiba.
• Cocokkan faktur mingguan atau bulanan dengan pesanan dan penerimaan di periode itu.

Prosesnya lentur. Catatan tentang apa yang dipesan dan apa yang tiba tidak.

Memilih pemasok

Untuk pembelian yang berarti atau berulang:

• Minta lebih dari satu penawaran, setidaknya sesekali. Harga merayap ketika tidak ada yang membandingkan.
• Bandingkan biaya total: harga, pengiriman, jumlah minimum, termin pembayaran, keandalan.
• Simpan daftar pemasok dengan harga dan ketentuan yang disepakati.
• Tinjau tahunan.

Apa yang disimpan

Untuk tiap pembelian: permintaan, persetujuan, PO, penegasan pemasok, tanda terima barang, faktur, dan bukti bayar. Diarsipkan menurut nomor PO, di kertas atau digital. Ketika enam bulan kemudian muncul pertanyaan, jawabannya makan semenit.

Apa yang diukur

• Pembelian tanpa PO, menurut nilai. Semestinya turun mendekati nol.
• Faktur yang gagal dicocokkan, dan sebabnya.
• PO terbuka: dipesan dan belum diterima, serta diterima dan belum ditagih. Inilah uang yang sudah Anda ikat.
• Perubahan harga per barang dari waktu ke waktu.
• Kinerja pemasok: tepat waktu, lengkap, benar.

Memperkenalkannya tanpa penolakan

• Mulai dari stok dan apa pun di atas ambang. Biarkan pembelian kecil.
• Permudah PO-nya: templat dengan pemasok dan barang yang biasa sudah terisi.
• Beri tahu pemasok. "Mulai bulan depan, faktur perlu nomor PO kami untuk dibayar." Pemasok cepat menyesuaikan ketika pembayaran bergantung padanya.
• Jelaskan alasannya kepada staf. Bukan soal tidak percaya. Tujuannya agar usaha membayar jumlah yang benar, sekali.
• Pegang garisnya. Faktur pertama yang dibayar tanpa PO, "sekali ini saja", mengakhiri prosesnya.

Kesalahan yang umum

• Pesanan lewat telepon tanpa tulisan apa pun.
• Menandatangani surat jalan tanpa menghitung.
• Membayar dari tagihan rekap.
• Orang yang sama memesan, menerima, dan membayar.
• Proses yang begitu berat sehingga orang memintasnya.
• Mengubah rekening bank pemasok hanya berdasarkan email.
• Tidak ada pandangan atas pesanan terbuka.

Alat

Spreadsheet dengan PO bernomor dan satu folder per PO cukup untuk memulai. Software pembukuan yang mencatat tagihan pembelian per pemasok memudahkan pencocokan dan pemeriksaan kembaran. Pembukuan Polynusa mencatat tagihan dan pembayaran pemasok di satu workspace. Lihat halaman harga.

Ringkasan

Pisahkan butuh dari beli: ajukan permintaan, setujui dalam batas, terbitkan purchase order bernomor dengan harga yang disepakati, periksa yang tiba terhadap pesanan, dan bayar hanya ketika pesanan, penerimaan, dan faktur cocok. Biarkan pembelian kecil di luar proses lewat ambang, beri pemasok rutin pengaturan tetap sambil tetap mencatat pesanan dan penerimaan, pisahkan tugas sejauh ukuran usaha memungkinkan, dan tegaskan tiap perubahan rekening bank pemasok lewat telepon.

FAQ

Apakah usaha kecil benar-benar butuh purchase order?

Begitu lebih dari satu orang bisa membeli atas nama usaha, atau pembeliannya cukup besar untuk berarti, ya. Purchase order mencatat apa yang dipesan, dengan harga berapa, dan oleh siapa sebelum barang tiba. Tanpanya tidak ada yang bisa dipakai untuk memeriksa kiriman atau faktur, dan sengketa dengan pemasok menjadi ingatan satu orang melawan ingatan orang lain.

Apa itu pencocokan tiga dokumen (three-way match)?

Pemeriksaan sebelum membayar pemasok: purchase order, catatan barang yang diterima, dan faktur pemasok harus cocok dalam barang, jumlah, dan harga. Bila faktur menagih lebih banyak daripada yang dipesan atau diterima, atau dengan harga lebih tinggi, faktur itu dipertanyakan sebelum dibayar. Inilah pertahanan utama terhadap kelebihan bayar.

Apakah tiap pembelian kecil harus lewat proses ini?

Tidak. Pasang ambang yang di bawahnya staf boleh membeli dari kas kecil atau kartu perusahaan dengan bukti. Proses yang menuntut formulir untuk sekotak pulpen akan diabaikan untuk semuanya. Terapkan proses penuh untuk stok, peralatan, jasa, dan apa pun di atas ambang.