Proyeksi Arus Kas 13 Minggu: Templat untuk Usaha Kecil

Sebuah usaha menutup bulan terbaiknya. Laporan labanya bagus sekali. Tiga minggu kemudian pemiliknya memindahkan tabungan pribadi ke rekening perusahaan untuk menutup gaji. Tidak ada yang dicuri dan tidak ada yang salah hitung. Pelanggannya memang belum membayar, sedangkan pemasok dibayar saat barang datang. Proyeksi arus kas 13 minggu adalah alat yang akan memperlihatkan minggu itu dua bulan lebih awal.

Apa itu

Sebuah tabel dengan tiga belas kolom, satu per minggu, dan tiga kelompok baris:

1. Kas masuk. Yang Anda perkirakan diterima tiap minggu.
2. Kas keluar. Yang Anda perkirakan dibayar tiap minggu.
3. Saldo. Saldo awal, ditambah kas masuk, dikurangi kas keluar, menghasilkan saldo akhir, yang menjadi saldo awal minggu berikutnya.

Hanya itu strukturnya. Nilainya datang dari diisi dengan perkiraan yang nyata dan diperbarui tiap minggu.

Langkah 1: saldo awal

Jumlahkan isi rekening bank usaha dan kas hari ini. Pakai saldo bank yang sebenarnya, bukan saldo di pembukuan, dan keluarkan uang yang bukan hak Anda untuk dibelanjakan, seperti uang muka pelanggan yang mungkin harus dikembalikan atau pajak yang sudah dipungut dan akan disetor.

Langkah 2: kas masuk

Tulis tiap penerimaan di minggu Anda memperkirakan uangnya tiba, bukan minggu jatuh temponya.

• Faktur yang belum dibayar. Untuk tiap pelanggan, pakai tanggal mereka biasanya membayar. Bila pelanggan bertempo 30 hari selalu membayar di hari ke-45, tulis hari ke-45.
• Pesanan pasti yang belum difakturkan. Perkirakan tanggal faktur ditambah keterlambatan biasanya.
• Penjualan tunai rutin. Pakai rata-rata beberapa minggu terakhir, disesuaikan musim.
• Penerimaan lain. Pencairan pinjaman, uang muka, pengembalian dana dari pemasok.

Bersikaplah konservatif. Bila Anda tidak yakin sebuah pembayaran tiba di minggu 5, taruh di minggu 6.

Langkah 3: kas keluar

• Gaji. Lengkap dengan tanggalnya, termasuk THR dan bonus di minggu jatuhnya.
• Pemasok. Tiap tagihan di minggu Anda akan membayarnya.
• Sewa, listrik dan air, langganan.
• Cicilan pinjaman.
• Pajak dan iuran BPJS. Mudah terlupa karena tidak mingguan.
• Pembelian terencana. Peralatan, stok untuk musim ramai, uang muka lokasi baru.
• Pengambilan pemilik. Bila Anda mengambil uang, tempatnya di sini.

Langkah 4: baca hasilnya

Telusuri baris saldo akhir dan cari tiga hal.

• Titik terendah. Minggu ke berapa, dan berapa nilainya.
• Minggu yang di bawah nol. Itu minggu ketika Anda tidak bisa membayar semuanya.
• Minggu yang di bawah batas aman. Tetapkan saldo minimum yang membuat Anda tenang, misalnya cukup untuk dua minggu gaji dan sewa.

Contoh kecil

Kas awal: Rp80 juta.

Angka dalam juta rupiah. Minggu 3 memuat gaji dan pembayaran besar ke pemasok. Saldo turun ke 25 lalu ke 15 di minggu 4, sebelum pembayaran besar dari pelanggan tiba di minggu 5. Bila pelanggan itu telat seminggu, minggu 5 dibuka dengan 15 sementara yang harus dibayar 25. Proyeksi memperlihatkannya di hari pertama, ketika masih ada empat minggu untuk bertindak.

Apa yang dilakukan bila ada kekurangan

Dengan peringatan beberapa minggu sebelumnya, pilihannya banyak:

• Tagih lebih cepat. Hubungi pelanggan yang fakturnya jatuh tempo sebelum titik terendah. Tawarkan potongan kecil untuk pembayaran lebih awal bila itu lebih murah daripada meminjam.
• Fakturkan lebih cepat. Pekerjaan yang sudah diserahkan tetapi belum difakturkan adalah kas yang Anda tunda sendiri.
• Minta uang muka untuk pesanan baru.
• Geser pembayaran. Minta tambahan dua minggu ke pemasok sebelum jatuh tempo, bukan sesudahnya.
• Tunda pembelian yang tidak mendesak.
• Siapkan fasilitas pinjaman selagi angkanya masih tampak sehat. Pemberi pinjaman lebih bersedia sebelum krisis daripada di tengahnya.

Rutinitas mingguan

Tiga puluh menit, di hari yang sama tiap minggu:

1. Ganti proyeksi minggu lalu dengan yang benar-benar terjadi.
2. Bandingkan. Di mana Anda meleset, dan mengapa?
3. Pindahkan yang belum tiba ke minggu yang kini Anda perkirakan.
4. Tambahkan minggu ke-13 yang baru di ujung.
5. Lihat lagi titik terendahnya dan putuskan apakah ada yang perlu dilakukan.

Langkah 2 itulah yang membuat proyeksi makin baik. Setelah sebulan Anda tahu pelanggan mana yang telat dan berapa lama, dan Anda berhenti terkejut.

Kesalahan yang umum

• Memakai tanggal jatuh tempo sebagai tanggal bayar.
• Melupakan pembayaran tidak rutin: pajak, asuransi tahunan, THR.
• Menghitung penjualan yang diharapkan sebagai kas.
• Menyusunnya sekali lalu tidak memperbarui.
• Mencampur uang pribadi dan uang usaha, yang membuat saldo awal tidak bermakna.
• Memperlakukan proyeksi sebagai target. Proyeksi adalah perkiraan. Tugasnya benar, bukan tampak bagus.

Alat

Spreadsheet sudah cukup. Yang membantu adalah bahan masukannya siap: daftar faktur belum dibayar beserta nama pelanggan dan tanggalnya, dan daftar tagihan yang harus dibayar. Bila faktur dan pengeluaran Anda sudah tercatat di satu sistem, seperti di bagian pembukuan Polynusa, menarik dua daftar itu tiap minggu hanya makan beberapa menit. Proyeksinya sendiri, dan penilaian kapan pelanggan benar-benar membayar, tetap di tangan Anda.

Ringkasan

Mulai dari saldo bank yang sebenarnya. Tempatkan tiap penerimaan dan pembayaran di minggu uangnya bergerak, secara konservatif. Cari titik terendah dan bandingkan dengan batas aman Anda. Perbarui tiap minggu, mengganti perkiraan dengan kenyataan dan menambah satu minggu baru. Proyeksi yang dijaga seperti ini memberi Anda waktu berminggu-minggu untuk menangani kekurangan yang tanpa itu datang sebagai kejutan.

FAQ

Mengapa 13 minggu, bukan 12 bulan?

Tiga belas minggu adalah satu kuartal, cukup jauh untuk melihat masalah datang dan cukup dekat sehingga sebagian besar penerimaan dan pembayaran sudah diketahui dari faktur, pesanan, dan tagihan. Proyeksi 12 bulan berguna untuk perencanaan, tetapi bulan-bulan akhirnya tebakan. Tampilan 13 minggu dipakai untuk mengelola kas.

Seberapa akurat proyeksinya harus?

Empat minggu pertama semestinya mendekati, karena disusun dari faktur dan tagihan nyata. Minggu-minggu berikutnya lebih kasar. Tujuannya melihat kekurangan cukup dini untuk bertindak, dan proyeksi yang kira-kira benar tiap minggu melakukannya lebih baik daripada proyeksi teliti yang dibuat sekali.

Apa beda proyeksi arus kas dan laporan laba rugi?

Laporan laba rugi mencatat pendapatan saat diperoleh dan biaya saat terjadi. Proyeksi kas mencatat uang saat benar-benar masuk dan keluar. Penjualan bertempo 60 hari adalah laba hari ini dan kas dua bulan lagi, dan selisih itulah yang hendak diperlihatkan proyeksi.