Rekonsiliasi Bank Langkah demi Langkah: Cara Mencocokkan Pembukuan dengan Bank

Pembukuan Anda berkata ada Rp 48 juta di bank. Bank berkata Rp 44,3 juta. Salah satunya kehilangan sesuatu, dan sebelum Anda tahu apa, setiap laporan yang dibangun dari pembukuan itu belum pasti. Rekonsiliasi bank adalah rutinitas yang menemukannya. Tidak sulit, dan tidak boleh dilewatkan.

Apa itu

Rekonsiliasi bank membandingkan dua catatan atas rekening yang sama: akun kas di pembukuan Anda dan mutasi dari bank. Pada akhirnya Anda bisa menjelaskan setiap selisih antara kedua saldo akhir.

Mengapa penting

• Menemukan kesalahan. Nominal yang salah ketik, pembayaran tercatat dua kali, penjualan yang tidak pernah dicatat.
• Menemukan yang tidak Anda ketahui. Biaya bank, bunga, pembayaran pelanggan yang masuk tanpa pemberitahuan, debit otomatis.
• Menemukan kecurangan lebih dini. Penarikan yang asing terlihat dalam hitungan minggu, bukan di akhir tahun.
• Memberi angka kas yang benar. Anda tahu berapa yang sungguh tersedia.
• Menjaga pembukuan tetap dipercaya untuk pelaporan pajak, pemberi pinjaman, dan keputusan Anda sendiri.

Yang dibutuhkan

• Mutasi rekening untuk periode itu.
• Buku kas atau bank Anda untuk periode yang sama.
• Rekonsiliasi periode lalu, termasuk butir yang saat itu masih menggantung.

Enam langkah

Langkah 1: periksa titik awalnya

Saldo awal di pembukuan harus sama dengan saldo akhir rekonsiliasi terakhir. Bila tidak, ada sesuatu dari periode lalu yang diubah. Benahi itu dulu.

Langkah 2: cocokkan uang yang masuk

Telusuri tiap setoran di mutasi bank dan cari di pembukuan Anda. Centang keduanya bila nominal dan perkiraan tanggalnya cocok.

Anda akan menemukan:

• Ada di bank, tidak ada di pembukuan. Pelanggan sudah membayar dan tidak ada yang mencatat, atau ada bunga masuk. Catat.
• Ada di pembukuan, tidak ada di bank. Setoran yang dicatat di akhir bulan dan belum diproses bank, atau kesalahan pencatatan. Bila itu selisih waktu, daftar sebagai setoran dalam perjalanan.

Langkah 3: cocokkan uang yang keluar

Lakukan hal yang sama untuk tiap pembayaran, transfer, dan penarikan.

• Ada di bank, tidak ada di pembukuan. Biaya bank, debit otomatis, pembayaran yang terlupa. Catat.
• Ada di pembukuan, tidak ada di bank. Transfer atau cek yang sudah dikeluarkan tetapi belum dikliring. Daftar sebagai pembayaran yang masih beredar.

Langkah 4: catat yang lebih dulu diketahui bank

Masukkan ke pembukuan butir yang hanya Anda temukan di mutasi:

• Biaya dan administrasi bank.
• Bunga yang diperoleh dan pajaknya.
• Pembayaran otomatis seperti angsuran pinjaman.
• Pembayaran langsung dari pelanggan.
• Transfer yang kembali atau gagal.

Langkah 5: perbaiki kesalahan sendiri

Benahi kesalahan di pembukuan: nominal keliru, duplikat, entri yang masuk ke akun yang salah. Koreksi dengan catatan yang jelas, bukan menimpa diam-diam, agar ada jejaknya.

Langkah 6: buktikan saldonya

Sekarang hitung:

Saldo akhir mutasi bank

ditambah setoran dalam perjalanan

dikurangi pembayaran yang masih beredar

sama dengan saldo bank disesuaikan

Angka yang disesuaikan itu harus sama dengan saldo akhir pembukuan Anda setelah langkah empat dan lima. Bila sama, rekonsiliasinya selesai. Simpan rekonsiliasi beserta daftar butir yang masih menggantung.

Contoh kecil

• Saldo akhir mutasi bank: Rp 44.300.000.
• Transfer pelanggan Rp 5.000.000 dicatat tanggal 31, diproses bank tanggal 1: setoran dalam perjalanan.
• Pembayaran pemasok Rp 1.200.000 dikeluarkan tanggal 30, belum dikliring: masih beredar.
• Saldo bank disesuaikan: 44.300.000 + 5.000.000 - 1.200.000 = Rp 48.100.000.

Di pembukuan, saldonya Rp 48.000.000. Di mutasi ada bunga Rp 150.000 dan biaya bank Rp 50.000 yang belum dicatat. Setelah keduanya dicatat: 48.000.000 + 150.000 - 50.000 = Rp 48.100.000. Keduanya sepakat.

Ketika tidak seimbang

Cari selisihnya dengan teratur.

1. Apakah saldo awalnya benar?
2. Adakah satu transaksi yang sama dengan selisihnya? Kemungkinan terlewat di satu sisi.
3. Adakah yang sama dengan separuh selisihnya? Bisa jadi tercatat sebagai uang masuk padahal uang keluar.
4. Apakah selisihnya habis dibagi sembilan? Dua angka mungkin tertukar, misalnya 5.400 diketik 4.500.
5. Adakah yang dimasukkan dua kali?
6. Persempit periodenya. Rekonsiliasi minggu demi minggu untuk menemukan di mana ketidakcocokan bermula.

Jangan memaksakan saldo dengan entri penyesuaian tanpa penjelasan. Itu menggugurkan tujuannya.

Butir yang terus menggantung

Tinjau daftar butir yang menggantung tiap bulan. Pembayaran yang belum dikliring setelah beberapa minggu layak ditelepon. Setoran dalam perjalanan yang tidak kunjung tiba bisa jadi pembayaran yang ditolak atau kesalahan pencatatan.

Kebiasaan yang baik

• Rekonsiliasi semua rekening, termasuk tabungan, dompet digital, dan saldo payment gateway.
• Kerjakan segera setelah periode berakhir.
• Pisahkan tugas bila memungkinkan. Orang yang melakukan pembayaran tidak semestinya menjadi satu-satunya yang merekonsiliasi.
• Simpan buktinya. Mutasi, rekonsiliasi, dan catatan, diarsipkan per bulan.
• Minta pemilik meninjaunya. Tanda tangan atau lirikan tiap bulan adalah pengendali yang kuat.
• Catat transaksi tiap hari. Rekonsiliasi cepat ketika pembukuan mutakhir, dan lambat ketika entri sebulan belum ada.

Payment gateway dan marketplace

Penjualan lewat marketplace atau payment gateway menambah satu langkah. Jumlah yang sampai ke bank sudah dipotong biaya dan bisa menggabungkan penjualan beberapa hari. Cocokkan dulu laporan pencairan gateway dengan catatan penjualan, catat biayanya sebagai beban, lalu cocokkan pencairan bersihnya dengan bank.

Bagaimana perangkat lunak membantu

Mencocokkan dengan tangan masih sanggup untuk beberapa puluh transaksi. Lebih dari itu, perangkat lunak pembukuan yang mengimpor mutasi dan mengusulkan pasangan berdasarkan nominal dan tanggal mengubah berjam-jam menjadi beberapa menit, dan menyisakan pengecualian untuk Anda selidiki. Pembukuan Polynusa menyimpan faktur, pembayaran, dan transaksi bank dalam workspace yang sama, sehingga pencocokannya lebih singkat. Lihat halaman harga.

Ringkasan

Tiap bulan, pastikan saldo awal, cocokkan setoran dan pembayaran, catat yang hanya muncul di bank, perbaiki kesalahan sendiri, dan daftar selisih waktu. Saldo bank yang disesuaikan harus sama dengan pembukuan. Selidiki apa pun yang belum terjelaskan, dan jangan pernah memaksakan saldo.

FAQ

Seberapa sering usaha kecil perlu merekonsiliasi rekening banknya?

Minimal sebulan sekali, setelah mutasinya tersedia. Usaha dengan banyak transaksi terbantu bila mengerjakannya tiap minggu, karena masalah yang ditemukan dalam hitungan hari jauh lebih mudah ditelusuri daripada yang ditemukan berminggu-minggu kemudian.

Apa itu selisih waktu dalam rekonsiliasi bank?

Transaksi yang tercatat di pembukuan Anda dan di catatan bank pada tanggal berbeda. Contohnya transfer yang Anda catat tanggal 31 tetapi diproses bank tanggal 1. Selisih waktu hilang dengan sendirinya di periode berikutnya dan tidak perlu dikoreksi.

Apa yang dilakukan bila rekonsiliasi tidak seimbang?

Telusuri berurutan. Periksa saldo awal, cari nominal yang sama dengan selisihnya, cari separuh selisih kalau-kalau ada entri tercatat di sisi yang salah, dan periksa angka yang tertukar. Bila masih belum seimbang, bandingkan transaksi hari demi hari sampai ketidakcocokan pertama muncul.