Satu Halaman Aturan Tim untuk Usaha Kecil: Apa yang Ditulis Sebelum Dibutuhkan

Sebuah kafe dengan enam staf berjalan senang selama dua tahun bermodal niat baik. Lalu seorang barista mulai datang telat lima belas menit hampir tiap pagi. Pemilik diam sebulan, lalu kehilangan kesabaran dan bicara dengan nada tajam. Si barista menunjuk, dengan tepat, bahwa rekan lain bertukar shift tanpa izin dan tidak ada yang keberatan. Tidak ada aturan soal keduanya. Dalam seminggu, dua orang tidak saling bicara dan pemilik menjadi wasit. Tiap tim kecil sampai di titik ini. Satu halaman aturan tim, yang ditulis selagi semua orang masih akur, adalah yang membuatnya cepat berlalu.

Mengapa perlu ditulis

• Adil. Standar yang sama untuk semua orang, terlihat oleh semua orang.
• Lebih sedikit keputusan bagi pemilik. Pertanyaan rutin dijawab halaman itu.
• Percakapan lebih mudah. "Kita sudah sepakat" lebih tidak pribadi daripada "menurut saya kamu semestinya".
• Staf baru lebih cepat mulai. Satu halaman untuk dibaca di hari pertama.
• Perlindungan bagi staf juga. Mereka tahu haknya dan cara memintanya.

Apa halaman ini, dan apa yang bukan

Ini pernyataan singkat dan praktis tentang cara tim bekerja sehari-hari.

Ini bukan perjanjian kerja, dan tidak menggantikan apa pun yang diwajibkan hukum. Aturan ketenagakerjaan soal jam kerja, lembur, cuti, upah, dan pemutusan hubungan kerja berbeda di tiap negara, dan sebagian mewajibkan peraturan perusahaan resmi di atas jumlah karyawan tertentu. Mintalah orang yang berwenang memeriksa bahwa halaman Anda selaras dengan hukum di tempat Anda beroperasi. Aturan tidak boleh memberi kurang dari yang diberikan hukum.

Sepuluh hal yang layak disepakati

1. Jam kerja dan istirahat

• Jam buka dan tutup, jam shift.
• Arti "tepat waktu": siap bekerja, bukan baru tiba di pintu.
• Istirahat: berapa lama, dan cara bergantiannya agar tempat tetap terjaga.

2. Telat dan tidak masuk

• Siapa yang dikabari, lewat apa, dan paling lambat kapan. "Kirim pesan ke kepala shift sebelum 07.00", bukan "kabari seseorang".
• Apa yang terjadi bila telat berulang.
• Sakit: kapan surat keterangan dibutuhkan.

3. Cuti dan tukar shift

• Cara mengajukan cuti, berapa lama sebelumnya, dan siapa yang menyetujui.
• Berapa orang yang boleh libur bersamaan.
• Tukar shift: boleh bila keduanya setuju dan kepala shift menyetujui sebelumnya.
• Masa ramai ketika cuti dibatasi, dinyatakan di awal tahun.

4. Tanggal gajian dan isi slip gaji

• Tanggal pembayaran.
• Cara lembur dicatat dan disetujui sebelum dikerjakan.
• Cara kasbon diajukan dan dilunasi.

5. Memegang uang

• Tiap penjualan dicatat.
• Tidak ada yang diambil dari kasir tanpa bon.
• Siapa yang menghitung, siapa yang menyetor.
• Apa yang dilakukan bila ada selisih kas.
• Tidak memakai uang usaha untuk keperluan pribadi, sesementara apa pun.

6. Pelanggan

• Standarnya: sapaan, waktu respons, nada.
• Siapa yang boleh memberi diskon atau pengembalian, dan sampai berapa.
• Apa yang dilakukan atas keluhan, dan kapan memanggil pemilik.
• Jangan pernah berdebat dengan pelanggan di depan orang lain.

7. Alat dan informasi usaha

• Kontak dan percakapan pelanggan milik usaha dan tetap di sistemnya.
• Akun dan kata sandi usaha tidak dibagikan ke luar tim.
• Ponsel pribadi: kapan boleh dipakai saat bekerja.
• Apa yang boleh dan tidak boleh diunggah tentang usaha di internet.

8. Stok, peralatan, dan tempat kerja

• Rawat peralatan dan laporkan kerusakan saat itu juga.
• Pembelian oleh staf dan makan staf: apa yang diizinkan dan cara mencatatnya.
• Tugas kebersihan dan penutupan, menurut jadwal.
• Dasar keselamatan yang relevan dengan pekerjaan Anda.

9. Cara kita memperlakukan satu sama lain

• Hormat, dalam ucapan dan dalam pesan.
• Tidak ada pelecehan atau perundungan, terhadap siapa pun.
• Selisih pendapat disampaikan langsung dan empat mata, atau lewat pemilik.
• Tidak menggunjingkan rekan kepada pelanggan.

10. Ketika ada yang keliru

• Kekeliruan dilaporkan saat itu juga, tidak disembunyikan. Kekeliruan yang dilaporkan diperlakukan sangat berbeda dari yang ditutupi.
• Langkah untuk masalah berulang: percakapan, pengingat tertulis, lalu apa yang diatur perjanjian dan hukum.
• Apa yang cukup berat untuk melompati langkah itu: pencurian, kekerasan, pelecehan, membahayakan orang lain.
• Cara staf menyampaikan keberatan tentang pemilik atau manajer.

Cara menulisnya

• Kata sederhana. Bila anak lima belas tahun tidak paham, tulis ulang.
• Spesifik. "Kabari kepala shift lewat pesan sebelum 07.00" lebih baik daripada "informasikan kepada manajemen tepat waktu".
• Pendek. Satu halaman, paling banyak dua. Aturan yang tidak diingat siapa pun sama dengan tidak ada.
• Positif bila bisa. "Catat tiap penjualan" lebih enak dibaca daripada daftar larangan.
• Disertai alasan. "Pengajuan cuti dua minggu sebelumnya, agar jadwal bisa disusun." Orang mengikuti aturan yang mereka pahami.
• Hanya aturan yang akan Anda tegakkan. Tiap aturan yang tidak ditegakkan melemahkan yang lain.

Tulis bersama tim

Halaman yang diturunkan dari atas dilawan. Halaman yang disusun bersama dibela.

1. Mulai dari masalahnya. Tanyakan: apa yang menimbulkan gesekan di sini? Apa yang tidak jelas? Apa yang terasa tidak adil?
2. Susun bersama dalam satu pertemuan, atau susun sendiri lalu undang perubahan.
3. Dengarkan keberatan. Staf sering tahu mengapa sebuah aturan tidak akan jalan dalam praktik.
4. Tetapkan mana yang tidak bisa ditawar, seperti memegang uang dan keselamatan, dan katakan dengan jujur.
5. Sepakati tanggal mulai. Tidak berlaku surut.

Biasanya Anda akan mendapati staf lebih menginginkan aturan yang jelas daripada pemiliknya. Orang yang mematuhi kesal kepada yang tidak.

Memperkenalkannya

• Bahas bersama, butir demi butir, dengan contoh.
• Beri tiap orang satu salinan dan tempel satu di dinding.
• Minta tiap orang menandatangani bahwa sudah membaca.
• Masukkan ke rutinitas hari pertama staf baru.
• Mulai bersih. Kebiasaan lama dimaafkan. Halaman ini berlaku mulai hari ini.

Pemilik lebih dulu

Tidak ada yang mematikan aturan lebih cepat daripada pemilik yang melanggarnya. Bila halaman itu berkata penjualan selalu dicatat, pemilik tidak mengambil uang dari kasir tanpa bon. Bila berkata pesan harus sopan, begitu pula pesan pemilik pukul 23.00.

Terapkan merata. Karyawan kesayangan yang sudah lama dan rekrutan terbaru mendapat tanggapan sama untuk telat yang sama. Staf mengamati hal ini lebih saksama daripada apa pun.

Ketika aturan dilanggar

• Bertindak lebih awal dan empat mata. Kali pertama, percakapan singkat yang tenang. "Saya perhatikan minggu ini kamu tiga kali datang 07.15. Apakah ada yang membuat pagi terasa sulit?"
• Bertanya sebelum menilai. Mungkin ada sebab yang bisa Anda bantu.
• Jelas soal apa yang diharapkan mulai sekarang.
• Catat tanggal dan apa yang dibicarakan, singkat.
• Tindak lanjuti bila berlanjut.

Sebagian besar masalah berakhir di percakapan pertama, karena terjadi di minggu pertama dan bukan di bulan ketiga.

Tinjau tiap tahun

Setahun sekali, bersama tim:

• Aturan mana yang tidak jelas?
• Mana yang diabaikan, dan apakah sebaiknya diubah atau ditegakkan?
• Keadaan baru apa yang muncul dan belum tercakup?

Halaman yang berubah bersama usaha tetap berguna. Yang ditulis sekali lalu dilupakan menjadi hiasan dinding.

Kesalahan yang umum

• Menunggu konflik sebelum menulis apa pun.
• Menyalin buku pedoman korporat empat puluh halaman.
• Kalimat kabur.
• Aturan yang bertentangan dengan hukum atau perjanjian.
• Aturan yang tidak dipatuhi pemilik.
• Menegakkan ke sebagian orang dan tidak ke yang lain.
• Terlalu banyak aturan.
• Tidak ada jalan bagi staf untuk menyampaikan keberatan.
• Menulis sendirian lalu mengumumkannya.

Alat

Beberapa aturan bergantung pada catatan: kehadiran, pengajuan cuti, tukar shift, kasbon. Bila disimpan di satu tempat, semuanya berhenti menjadi soal ingatan. Polynusa memuat absensi, cuti, dan penggajian di samping pekerjaan tim lainnya, sehingga sebuah pengajuan dan persetujuannya tercatat di tempat yang bisa dilihat kedua pihak. Lihat halaman harga.

Ringkasan

Tulis satu halaman selagi hubungan masih baik. Cakup jam kerja, telat, cuti, gaji, uang, pelanggan, alat, tempat kerja, sikap, dan apa yang terjadi ketika ada yang keliru. Pakai kata sederhana dan spesifik beserta alasan tiap aturan, dan muat hanya yang akan Anda tegakkan. Susun bersama tim, periksa terhadap hukum, perkenalkan dengan awal yang bersih, patuhi sendiri, dan terapkan merata. Tangani pelanggaran pertama lebih awal dan empat mata, dan tinjau halamannya tiap tahun.

FAQ

Apakah usaha dengan lima karyawan butuh aturan tertulis?

Butuh, dalam versi pendek. Dengan lima orang, satu salah paham soal telat, cuti, atau memegang uang memengaruhi seluruh tim, dan pemilik akhirnya memutuskan kasus per kasus, yang terlihat seperti pilih kasih. Satu halaman yang jelas mencegah sebagian besar perdebatan itu dan memudahkan bersikap adil.

Apa beda aturan tim dan perjanjian kerja?

Perjanjian kerja menetapkan ketentuan hukum antara pemberi kerja dan karyawan: upah, jabatan, jangka waktu, dan hak normatif. Aturan tim menguraikan cara pekerjaan harian dijalankan: jam kerja, mengajukan cuti, menangani pelanggan dan uang, komunikasi. Aturan harus tetap di dalam hukum dan perjanjian. Bila hukum mewajibkan dokumen resmi, seperti peraturan perusahaan di atas jumlah karyawan tertentu, halaman ini tidak menggantikannya.

Bagaimana agar staf benar-benar mematuhi aturannya?

Libatkan mereka saat menulis halamannya, jelaskan alasan di balik tiap butir, buat cukup pendek untuk diingat, dan terapkan kepada semua orang, mulai dari pemilik. Aturan yang dipaksakan tanpa penjelasan dan ditegakkan tidak merata akan diabaikan. Tinjau halamannya bersama setahun sekali.