Satu Tim Kecil di Dua Negara: Menjalankan Penjualan dan Operasi Lintas Singapura dan Indonesia

Sebuah firma interior fit-out kecil punya direktur dan desainer di Singapura, tim gambar dan pengadaan di Batam, dan pelanggan di kedua sisi selat. Pelanggan Singapura mengirim pesan ke ponsel direktur di malam hari. Pemasok Indonesia berkirim chat dengan pembeli di Batam. Penawaran dalam dolar Singapura disusun dari biaya rupiah di spreadsheet yang hanya dipahami satu orang. Ketika direktur bepergian seminggu, tiga hal macet. Timnya mampu. Tim itu dijalankan sebagai dua kelompok yang kebetulan berpemilik sama. Tim Singapura dan Indonesia bekerja ketika dibangun dengan sengaja sebagai satu.

Putuskan siapa menghadapi pelanggan mana

• Satu nomor usaha per pasar, diumumkan, dijawab oleh tim dan bukan oleh ponsel perorangan.
• Pemilik bernama untuk tiap pelanggan, dan pengganti bernama.
• Bahasa menurut pelanggan. Balas dalam bahasa yang mereka pakai.
• Jam layanan dinyatakan untuk tiap pasar, termasuk siapa menangani hari libur yang mana. Kedua negara hanya berbagi sedikit hari libur.
• Aturan serah terima antara penjualan di satu negara dan pengerjaan di negara lain: apa yang dijanjikan, oleh siapa, secara tertulis.

Pelanggan tidak semestinya perlu tahu di negara mana orang yang menjawabnya berada.

Satu catatan, kedua negara

Cara tercepat membelah tim adalah membiarkan tiap sisi menyimpan catatannya sendiri.

• Satu daftar pelanggan berisi riwayat percakapan, catatan, penawaran, dan tanggal tindak lanjut.
• Satu bahasa kerja untuk catatan internal, disepakati tim. Inggris atau Indonesia, mana pun yang nyaman dibaca semua orang.
• Satu tempat untuk berkas: gambar, penawaran, harga pemasok.
• Satu daftar tugas dengan pemilik dan tanggal.
• Akses menurut peran, agar orang melihat yang dibutuhkannya dan informasi keuangan yang peka tetap terbatas.

Irama kerja yang terpaut satu jam

Singapura satu jam lebih dulu daripada Indonesia bagian barat, jadi harinya nyaris bersama.

• Panggilan lima belas menit yang tetap tiap pagi pada jam yang cocok bagi keduanya: prioritas hari ini, apa yang terhambat.
• Tinjauan mingguan atas prospek, pengerjaan, dan kas.
• Serah terima tertulis di akhir hari untuk pekerjaan yang melintasi batas.
• Kalender bersama hari libur nasional kedua negara, disiapkan di awal tahun.
• Waktu tatap muka tiap satu atau dua bulan. Feri atau penerbangan pendek murah dibandingkan sebuah salah paham.

Menawar dalam dua mata uang

• Tawarkan tiap pasar dalam mata uangnya sendiri. Pelanggan membandingkan dalam uang yang dipakainya berpikir.
• Susun harga dari biaya dengan kurs yang eksplisit dan cadangan untuk pergerakannya. Tulis kurs dan tanggalnya di hitungan biaya internal.
• Nyatakan masa berlaku penawaran. Kurs yang bergerak selama dua bulan mengubah margin Anda.
• Untuk proyek lebih panjang, sepakati cara menangani pergerakan kurs, atau cocokkan mata uang biaya dan pendapatan bila bisa.
• Tinjau kurs tiap bulan dan perbarui daftar harga dengan sengaja, bukan mendadak.

Dua mata uang di pembukuan

• Catat tiap transaksi dalam mata uangnya sendiri, dengan kurs pada tanggal itu.
• Akun terpisah untuk tiap rekening bank dan tiap mata uang.
• Satu mata uang pelaporan untuk laporan manajemen.
• Selisih kurs dicatat sebagai baris tersendiri, agar tidak bersembunyi di margin.
• Transaksi antarperusahaan, bila ada dua badan, dicatat di kedua sisi dan direkonsiliasi tiap bulan.

Rutinitas akhir bulan yang mencocokkan tiap rekening bank di tiap mata uang mencegah sebagian besar kebingungan.

Memindahkan uang lintas negara

• Ketahui ongkos tiap transfer: biayanya dan selisih kursnya. Transfer kecil yang sering itu mahal.
• Gabungkan pembayaran ke pemasok dan staf bila bisa.
• Simpan dokumen untuk tiap pembayaran lintas negara: faktur, kontrak, tujuan. Bank dan otoritas pajak menanyakannya.
• Bayar orang tepat waktu, dalam mata uangnya. Gaji yang tertunda karena masalah transfer tetaplah gaji yang telat.

Pertanyaan yang dibawa ke penasihat lebih dulu

Pengaturan lintas negara menyentuh beberapa bidang hukum di dua negara, dan struktur yang tepat bergantung pada faktanya. Sebelum merekrut atau menjual lintas batas, tanyakan kepada penasihat berwenang:

• Kehadiran: apakah kegiatan kami di negara lain menuntut badan atau pendaftaran setempat?
• Ketenagakerjaan: bagaimana kami bisa mempekerjakan orang di sana secara sah, dan kewajiban ketenagakerjaan, jaminan sosial, serta penggajian apa yang berlaku?
• Pajak: di mana laba dipajaki, dan apa yang berlaku atas pembayaran antarkedua negara, termasuk pemotongan dan pajak tidak langsung seperti GST dan PPN?
• Faktur: badan mana menagih pelanggan mana, dan apa yang harus dimuat faktur di tiap negara?
• Izin kerja dan visa bagi siapa pun yang bepergian untuk bekerja di negara lain.
• Data pribadi: aturan mana yang berlaku ketika data pelanggan dan karyawan berpindah antarkedua negara?
• Kontrak: hukum mana yang mengatur, dan dalam bahasa apa perjanjian harus ditulis agar bisa ditegakkan?

Membereskannya di awal jauh lebih murah daripada membetulkannya kemudian. Artikel ini menguraikan kebiasaan operasi dan bukan nasihat hukum atau pajak.

Satu budaya, dua konteks

• Buat harapan eksplisit. Tenggat, standar mutu, dan siapa yang memutuskan semestinya tertulis.
• Undang ketidaksetujuan. Di sebagian budaya kerja, orang sungkan membantah atasan atau kantor pusat. Tanyakan langsung dan ucapkan terima kasih kepada yang bersuara.
• Beri penghargaan lintas batas. Tim yang tidak pernah bertemu pelanggan semestinya mendengar pujian pelanggan.
• Hormat yang setara bagi kedua kantor. Hindari nada kantor pusat dan kantor belakang. Keputusan, informasi, dan pengakuan mengalir dua arah.
• Terjemahkan yang penting: kebijakan, aturan keselamatan, dan kontrak, dalam bahasa yang dipahami penuh oleh tiap orang.

Ketika direktur menjadi leher botol

Cerita pembuka berakhir ketika tiga hal dituliskan.

• Siapa boleh menyetujui apa: diskon sampai batas tertentu, pembelian sampai batas tertentu, perubahan jadwal.
• Siapa pengganti ketika seseorang tidak ada.
• Di mana informasinya, agar tidak ada yang perlu bertanya ke ponsel direktur.

Kesalahan yang umum

• Pelanggan menghubungi ponsel pribadi di tiap negara.
• Dua set catatan pelanggan.
• Spreadsheet biaya yang dipahami satu orang.
• Tanpa kurs eksplisit di penawaran.
• Mencampur mata uang di satu catatan rekening bank.
• Merekrut lintas batas secara informal tanpa nasihat.
• Mengabaikan hari libur nasional negara lain.
• Memperlakukan satu kantor sebagai pembantu kantor lain.
• Tiap keputusan menunggu satu orang.

Satu workspace untuk kedua sisi

Tim dua negara butuh pandangan yang sama atas pelanggan, tugas, dan uang. Polynusa menyimpan percakapan pelanggan di kotak masuk bersama di nomor usaha beserta catatan dan tanggal tindak lanjut, dan memuat pembukuan serta catatan HR di workspace yang sama. Tanyakan kepada penasihat Anda bagaimana catatan untuk tiap negara harus disimpan. Lihat halaman harga.

Ringkasan

Tim kecil yang terbagi antara Singapura dan Indonesia bekerja ketika ditata sebagai satu: satu nomor usaha dan pemilik bernama per pelanggan, satu catatan bersama dalam bahasa kerja yang disepakati, panggilan harian dan tinjauan mingguan, penawaran dalam mata uang tiap pasar yang disusun di atas kurs eksplisit, dan pembukuan yang memisahkan tiap mata uang. Bawa pertanyaan soal kehadiran, ketenagakerjaan, pajak, faktur, dan data ke penasihat berwenang sebelum merekrut atau menjual lintas batas.

FAQ

Bisakah perusahaan Singapura langsung merekrut staf di Indonesia?

Aturan ketenagakerjaan, pajak, dan kehadiran usaha berlaku di negara tempat orang bekerja, jadi ini butuh nasihat yang layak sebelum siapa pun direkrut. Pengaturan yang lazim antara lain mendirikan badan setempat, bekerja sama dengan perusahaan mitra setempat, atau memakai jasa employer of record. Mana yang sesuai bergantung pada kegiatannya dan perlu dipastikan dengan penasihat berwenang di kedua negara.

Bagaimana usaha kecil menangani dua mata uang di pembukuannya?

Simpan tiap transaksi dalam mata uang terjadinya, dan melapor dalam satu mata uang utama. Catat kurs yang dipakai pada tanggal tiap transaksi, simpan rekening bank tiap mata uang sebagai akun terpisah, dan tinjau selisih kurs tiap bulan. Putuskan mata uang penawaran untuk tiap pasar dan nyatakan di tiap penawaran.

Bahasa apa yang dipakai tim dua negara kepada pelanggan?

Bahasa pelanggan. Balas dalam bahasa yang dipakai pelanggan menulis, dan simpan catatan internal dalam satu bahasa kerja yang disepakati agar siapa pun di tim bisa melanjutkan sebuah percakapan. Templat, daftar harga, dan kebijakan semestinya ada dalam kedua bahasa dan diperbarui bersamaan.