Stok Opname untuk Usaha Kecil: Hitung Penuh, Cycle Count, dan Cara Menangani Selisihnya

Sebuah toko bahan bangunan memberi tahu pelanggan bahwa stok sebuah keramik ada dua belas dus. Gudang menemukan empat. Pesanannya batal dan pelanggan itu tidak kembali. Malamnya pemilik melihat sistem: dua belas. Entah kapan dalam beberapa bulan terakhir, delapan dus terjual tanpa dicatat, atau diterima kurang, atau pecah dan dibuang, atau diambil. Tidak ada yang tahu, karena tidak ada yang membandingkan rak dan sistem sejak hitung tahunan. Stok opname yang teratur adalah cara sebuah usaha menjaga catatannya layak dipercaya.

Mengapa catatan dan kenyataan menjauh

Tiap pergerakan stok adalah peluang selisih.

• Penerimaan. Surat jalan menyebut 50, dusnya berisi 48, dan yang dimasukkan 50.
• Penjualan. Barang diserahkan dan tidak pernah dicatat, atau dicatat sebagai varian yang salah.
• Satuan. Dibeli per karton, dijual per buah, dicatat tidak seragam.
• Retur. Barang kembali dan tergeletak di sudut, tidak masuk sistem.
• Rusak dan kedaluwarsa. Dibuang tanpa dicatat.
• Lokasi. Barangnya ada, di tempat yang berbeda dari kata sistem.
• Sampel dan pemakaian sendiri.
• Pencurian.

Bila dibiarkan, kekeliruan kecil menumpuk sampai sistemnya tinggal tebakan kasar.

Dua pendekatan

Hitung penuh. Semuanya dihitung pada satu waktu. Memberi titik awal yang lengkap dan bersih, dan biasanya disyaratkan di akhir tahun. Mengganggu operasional, dan sesudahnya pergeseran mulai lagi.

Cycle count. Sebagian kecil dihitung secara teratur, bergiliran. Tidak ada yang ditutup, kekeliruan ditemukan dalam hitungan hari atau minggu, dan penyebabnya masih bisa dilacak.

Kebanyakan usaha kecil butuh satu hitung penuh untuk menetapkan titik awal dan di akhir tahun, serta cycle count untuk pengendalian di antaranya.

Menjalankan hitung penuh

Sebelum

• Pilih waktunya. Setelah tutup, atau hari yang sepi. Hentikan pergerakan selama hitungan, atau pasang aturan ketat untuk mencatat yang terjadi.
• Rapikan dulu. Tata rak, kelompokkan barang yang sama, kembalikan yang tercecer ke tempatnya. Sejam merapikan menghemat tiga jam menghitung.
• Bereskan yang menggantung. Masukkan semua penerimaan dan penjualan yang tertunda. Putuskan perlakuan barang rusak dan retur, lalu taruh di area bertanda.
• Siapkan lembar hitung per lokasi, mendaftar barang menurut urutan rak, tanpa jumlah di sistem. Penghitung yang bisa melihat angka yang diharapkan cenderung menemukannya.
• Tugaskan berpasangan. Satu menghitung, satu menulis. Bagi area agar tidak ada yang terhitung dua kali atau terlewat.
• Sepakati satuannya. Buah, dus, meter. Tulis satuannya di lembar.

Selama

• Hitung rak demi rak, atas ke bawah, kiri ke kanan.
• Tandai tiap lokasi yang sudah dihitung, dengan stiker atau centang di denah.
• Buka dus yang tidak tersegel. Karton setengah kosong yang dihitung penuh adalah kekeliruan klasik.
• Tulis dengan jelas, dan tanda tangani tiap lembar.
• Jangan memindahkan stok selagi menghitung.

Sesudah

• Masukkan hasil hitung dan bandingkan dengan sistem.
• Hitung ulang tiap barang yang selisihnya berarti, oleh orang yang berbeda, sebelum mengubah apa pun.
• Selidiki selisih yang besar dan yang bernilai tinggi.
• Sesuaikan sistem, dengan alasan tercatat untuk tiap penyesuaian.
• Minta pemilik atau manajer menyetujui penyesuaiannya.

Menyusun cycle count

Langkah 1: kelompokkan barang menurut kepentingan

Pakai pengelompokan ABC menurut nilai tahunan, yaitu harga perolehan dikali jumlah yang terjual setahun.

• Barang A. Segelintir barang yang menyumbang sebagian besar nilai. Sering sekitar seperlima dari jumlah barang dan sebagian besar uangnya.
• Barang B. Kelompok tengah.
• Barang C. Sekian banyak barang bernilai rendah dan lambat.

Perlakukan juga sebagai A: barang yang mudah dicuri, barang yang tidak boleh sampai dikatakan ada padahal kosong, dan barang bertanggal kedaluwarsa.

Langkah 2: tetapkan kekerapan

Titik awal:

Langkah 3: buat daftar harian

Bagi jumlah barang dengan kekerapannya untuk mendapat daftar harian atau mingguan yang kecil. Toko dengan 60 barang A, 150 barang B, dan 400 barang C perlu menghitung kira-kira 60 barang A sebulan, 50 barang B sebulan, dan sekitar 35 sampai 65 barang C sebulan: di bawah sepuluh barang per hari kerja. Itu lima belas menit.

Langkah 4: jadikan rutin

• Jam yang sama tiap hari, sebelum buka atau setelah tutup.
• Dihitung oleh orang selain penanggung jawab stok itu, bila memungkinkan.
• Tanpa memperlihatkan jumlah di sistem.
• Selisih diselidiki di hari yang sama, selagi ingatan masih segar.

Tambahkan hitungan karena pemicu

Hitung sebuah barang saat itu juga ketika:

• Sistem memperlihatkan stok nol atau negatif.
• Petugas tidak menemukan barang yang menurut sistem ada.
• Pelanggan diberi tahu tersedia padahal tidak.
• Barang baru saja diterima dalam jumlah besar.

Saat-saat itulah kekeliruan paling mudah ditangkap.

Menyelidiki selisih

Menyesuaikan angka adalah langkah terakhir, bukan yang pertama.

1. Hitung ulang. Kebanyakan selisih adalah salah hitung.
2. Periksa satuannya. Dua belas buah atau dua belas dus?
3. Cari di tempat lain. Rak lain, area retur, pajangan, kendaraan pengiriman.
4. Periksa transaksi terakhir. Penerimaan dimasukkan dua kali, penjualan tidak dimasukkan, pemindahan antarlokasi tidak dicatat.
5. Periksa waktunya. Adakah yang terjual atau diterima di antara pengambilan angka sistem dan hitungan?
6. Cari barang serupa dengan selisih berlawanan. Kurang delapan di satu varian dan lebih delapan di varian lain biasanya berarti keduanya saling tertukar saat dicatat.
7. Baru pertimbangkan rusak, kedaluwarsa, dan pencurian.

Tulis penyebabnya di samping penyesuaian. Setelah tiga bulan, daftar penyebab itu memberi tahu proses mana yang harus diperbaiki: pemeriksaan penerimaan, cara varian diberi label, cara retur ditangani.

Ukur akurasinya

Pantau satu angka tiap bulan:

Akurasi hitung = barang terhitung yang sistem dan raknya cocok, dibagi barang yang dihitung.

Pantau juga nilai penyesuaian, yang naik dan yang turun secara terpisah. Menjumlahkan keduanya menyembunyikan masalah: plus Rp5 juta dan minus Rp5 juta bukan hasil yang sempurna.

Bila akurasi barang A di bawah sekitar 95 persen, proses hariannya perlu dibenahi sebelum menambah hitungan akan menolong.

Cegah selisihnya

Menghitung menemukan kekeliruan. Kebiasaan berikut mencegahnya.

• Periksa kiriman terhadap pesanan di pintu, dan catat yang benar-benar tiba.
• Catat tiap pergerakan saat terjadi, bukan di akhir hari dari ingatan.
• Satu tempat yang jelas untuk tiap barang, berlabel.
• Beri label varian dengan terang: ukuran, warna, kode.
• Area bertanda untuk retur dan barang rusak, diproses mingguan.
• Batasi siapa yang boleh menyesuaikan stok di sistem, dan wajibkan alasan.
• Catat pemakaian sendiri dan sampel.

Kesalahan yang umum

• Menghitung hanya setahun sekali.
• Memperlihatkan jumlah sistem kepada penghitung.
• Menyesuaikan tanpa menghitung ulang.
• Menyesuaikan tanpa mencatat alasannya.
• Orang yang sama menjaga dan menghitung stok.
• Berjualan selama hitung penuh tanpa aturan untuk itu.
• Mengabaikan selisih kecil pada barang bernilai tinggi.
• Menjumlahkan lebih dengan kurang.

Alat

Lembar kertas dan spreadsheet cukup untuk memulai. Yang penting penjualan dan pembelian dicatat saat terjadi, agar angka di sistem punya makna untuk dibandingkan. Pembukuan Polynusa mencatat pembelian dan penjualan di satu workspace, yang memberi Anda pergerakan untuk dicocokkan dengan hasil hitung. Lihat halaman harga.

Ringkasan

Jalankan satu hitung penuh yang teliti untuk menetapkan titik awal: rapikan, catat pergerakan yang tertunda, hitung berpasangan per lokasi tanpa melihat angka sistem, hitung ulang yang selisih, dan sesuaikan dengan alasan. Lalu jaga pengendalian lewat cycle count: kelompokkan barang menurut kepentingan, hitung yang penting tiap bulan, dan hitung karena pemicu seperti stok nol. Selidiki sebelum menyesuaikan, catat penyebabnya, pantau akurasi tiap bulan, dan perbaiki proses yang menimbulkan selisih.

FAQ

Seberapa sering usaha kecil perlu stok opname?

Sedikitnya satu hitung penuh setahun untuk keperluan pembukuan. Untuk pengendalian, kebanyakan usaha lebih terbantu dengan cycle count: beberapa barang tiap hari atau minggu, dengan barang laris dan bernilai tinggi dihitung lebih sering daripada yang lambat dan murah. Hitungan kecil yang teratur menemukan masalah selagi penyebabnya masih bisa dilacak.

Apa itu cycle count?

Cycle count adalah menghitung sebagian kecil persediaan dengan jadwal bergilir, sehingga tiap barang terhitung beberapa kali setahun tanpa menutup usaha. Barang biasanya dikelompokkan menurut kepentingannya, sering disebut ABC, dan kelompok terpenting dihitung paling sering.

Apa yang dilakukan ketika hasil hitung tidak cocok dengan sistem?

Hitung ulang dulu, untuk menyingkirkan salah hitung. Lalu cari penyebabnya: penjualan atau penerimaan yang tidak tercatat, satuan keliru, barang di lokasi lain, kerusakan, atau pencurian. Baru setelah itu sesuaikan sistem ke hitungan fisik, dengan catatan alasannya. Menyesuaikan tanpa menyelidiki menjamin selisih yang sama muncul lagi.