Titik Pesan Ulang untuk Usaha Kecil: Kapan Memesan agar Tidak Kehabisan dan Tidak Menumpuk

Sebuah toko suku cadang motor kehabisan kampas rem yang umum pada hari Selasa. Pemasok mengirim dalam seminggu. Selama tujuh hari toko itu menolak sekitar enam pelanggan sehari, dan beberapa di antaranya membeli oli dan busi di tempat lain juga. Sementara itu, di rak yang sama, ada empat puluh unit spion yang terjual dua kali sebulan, dipesan banyak karena harganya bagus. Toko itu kekurangan yang laku dan kelebihan yang tidak. Titik pesan ulang untuk tiap barang penting adalah obat paling sederhana untuk keduanya.

Dua ongkosnya

Kehabisan.

• Penjualannya hilang, dan sering sisa keranjangnya ikut hilang.
• Pelanggan mungkin tidak kembali.
• Pesanan mendadak lebih mahal.

Menyimpan terlalu banyak.

• Kas diam di rak, bukan di bank.
• Tempat terpakai.
• Barang kedaluwarsa, ketinggalan mode, rusak, atau dicuri.

Memesan berdasarkan perasaan cenderung menghasilkan keduanya sekaligus: takut kehabisan membuat orang memesan berlebih apa pun yang terlintas, sementara barang yang benar-benar laris tetap kurang.

Rumusnya

Titik pesan ulang = (penjualan harian rata-rata × waktu tunggu dalam hari) + stok pengaman

Tiga angka.

Penjualan harian rata-rata. Unit terjual dalam periode terakhir, dibagi jumlah harinya. Pakai satu sampai tiga bulan terakhir, dan pakai hari jualan bila ada hari tutup.

Waktu tunggu. Jumlah hari dari membuat pesanan sampai barang ada di rak, siap dijual. Termasuk proses pemasok, pengiriman, dan penerimaan Anda sendiri. Pakai yang benar-benar terjadi, bukan yang dijanjikan pemasok.

Stok pengaman. Penyangga untuk hari ketika penjualan lebih tinggi atau kiriman lebih lambat.

Ketika stok di tangan turun ke titik pesan ulang, pesan.

Contoh hitungan

Kampas rem tadi:

• Terjual 300 unit dalam 30 hari jualan terakhir: 10 sehari.
• Waktu tunggu pemasok: biasanya 7 hari.
• Stok yang diperkirakan terjual selama menunggu: 10 × 7 = 70 unit.

Tanpa penyangga, toko memesan di 70 dan sampai di nol persis ketika kiriman datang, bila semuanya sesuai rencana. Tidak akan begitu.

Stok pengaman. Hari tersibuk menjual 14. Kiriman terlambat dalam setahun terakhir makan 10 hari.

Cara sederhana:

(penjualan harian tersibuk × waktu tunggu terpanjang) − (penjualan harian rata-rata × waktu tunggu rata-rata) = (14 × 10) − (10 × 7) = 140 − 70 = 70 unit.

Itu menutup keadaan ketika keduanya meleset bersamaan, dan itu hati-hati. Untuk barang sepenting ini, toko memutuskan menyimpan 50.

Titik pesan ulang = 70 + 50 = 120 unit.

Ketika hitungannya sampai 120, pesanan dibuat.

Berapa yang dipesan

Titik pesan ulang menjawab kapan. Jumlah pesanan adalah keputusan terpisah.

Aturan praktis: pesan cukup untuk menutup sekian minggu penjualan, dipilih berdasarkan:

• Minimum dan ukuran kemasan pemasok.
• Diskon jumlah, ditimbang terhadap kas yang terikat.
• Ongkos kirim. Pesanan lebih jarang dan lebih besar bila ongkosnya mahal.
• Umur simpan dan tempat.
• Kas. Berapa yang sanggup Anda biarkan diam di stok.

Untuk kampas rem: memesan empat minggu penjualan berarti 10 × 28 = 280 unit, dibulatkan ke ukuran karton pemasok.

Untuk barang cepat dari pemasok dekat, pesan sedikit dan sering. Untuk barang lambat atau pemasok jauh, pesan lebih banyak dan lebih jarang.

Diskon jumlah baru menjadi penghematan bila barangnya laku. Empat puluh spion dengan diskon 10 persen, yang laku dua sebulan, berarti kas dua puluh bulan terkunci di dalam kardus.

Mulai dari barang yang penting

Jangan menghitung titik pesan ulang untuk seribu barang dalam seminggu.

1. Urutkan barang menurut nilai penjualan beberapa bulan terakhir.
2. Ambil kelompok teratas, sering kali seperlima barang yang membawa sebagian besar penjualan. Pasang titik pesan ulangnya lebih dulu.
3. Tambahkan barang yang kritis walau nilainya kecil: barang yang selalu diharapkan pelanggan ada.
4. Untuk ekor panjang barang lambat, pakai aturan sederhana: simpan satu atau dua, dan pesan lagi ketika satu terjual.

Dua puluh atau tiga puluh barang yang dikelola baik menghapus sebagian besar kehabisan.

Memakainya tanpa software

Cara dua wadah. Simpan stok di dua wadah. Jual dari yang pertama. Yang kedua berisi persis sejumlah titik pesan ulang. Ketika yang pertama kosong dan Anda membuka yang kedua, pesan. Tidak perlu menghitung.

Kartu atau tanda. Selipkan kartu bertanda di tumpukan pada tingkat titik pesan ulang. Ketika sampai ke kartu, kartu itu diberikan ke yang memesan.

Pemeriksaan mingguan. Daftar barang utama beserta titik pesan ulangnya. Sekali atau dua kali seminggu, seseorang membandingkan rak dengan daftar dan memesan yang sudah di bawahnya.

Spreadsheet. Barang, stok di tangan, titik pesan ulang, jumlah pesanan, dan satu kolom yang menampilkan "PESAN" ketika stok sama dengan atau di bawah titiknya.

Semuanya bisa. Yang penting pemicunya adalah angka yang diputuskan di muka, bukan perasaan.

Hitung yang sudah dalam pemesanan

Sebelum memesan, periksa apa yang sudah dipesan dan belum diterima. Pemicunya semestinya membandingkan titik pesan ulang dengan stok di tangan ditambah stok dalam pemesanan. Kalau tidak, pesanan yang dibuat hari Senin dibuat lagi hari Rabu, karena raknya masih tampak sedikit.

Jaga tetap mutakhir

Titik pesan ulang benar untuk keadaan saat dipasang.

Tinjau bulanan untuk barang utama. Hitung ulang penjualan rata-rata dan periksa waktu tunggu yang benar-benar tercapai.

Sesuaikan dengan musim. Sebelum masa ramai yang sudah diketahui, naikkan angka penjualan harian dan stok pengaman. Sesudahnya turunkan, atau Anda menanggung sisanya.

Sesuaikan dengan kecenderungan. Barang yang penjualannya naik butuh titik lebih tinggi. Yang memudar butuh lebih rendah, lalu tidak perlu sama sekali.

Sesuaikan dengan perubahan pemasok. Pemasok baru, rute baru, atau libur panjang mengubah waktu tunggu.

Sesuaikan dengan promo. Merencanakan diskon? Pesan lebih dulu.

Menghadapi pemasok yang tidak bisa diandalkan

Waktu tunggu yang panjang atau tidak menentu adalah sebab utama stok pengaman tinggi.

• Ukur waktu tunggu nyata tiap pemasok dan variasinya.
• Pesan lebih awal dari yang tidak bisa diandalkan.
• Punya pemasok kedua untuk barang kritis, walau harganya sedikit lebih tinggi.
• Bagikan perkiraan Anda kepada pemasok yang baik, agar mereka bisa bersiap.
• Perhatikan kalender. Libur panjang, ketika pemasok dan kurir berhenti, butuh pesanan yang dibuat berminggu-minggu sebelumnya.

Apa yang diukur

• Kehabisan: berapa kali barang utama mencapai nol, dan selama berapa hari.
• Penjualan yang hilang, dicatat ketika pelanggan menanyakan barang yang tidak ada.
• Nilai stok di tangan, total dan untuk barang lambat.
• Hari stok: stok di tangan dibagi penjualan harian. Barang dengan 200 hari stok adalah kas yang tertidur.
• Stok mati: barang tanpa penjualan selama enam bulan.

Tujuannya lebih sedikit kehabisan pada yang laku dan lebih sedikit kas pada yang tidak.

Kesalahan yang umum

• Memesan ketika rak kosong. Saat itu sudah telat seminggu.
• Memakai waktu tunggu janji pemasok, bukan yang nyata.
• Tanpa stok pengaman, atau stok pengaman sama untuk semuanya.
• Melupakan stok yang sudah dalam pemesanan.
• Memasang titiknya sekali dan tidak pernah meninjau.
• Mengabaikan musim.
• Membeli banyak demi diskon tanpa memeriksa berapa lama habisnya.
• Memperlakukan semua barang sama.
• Catatan stok yang tidak sama dengan rak. Titik pesan ulang hanya sebaik hitungan di belakangnya.

Alat

Hitungannya butuh penjualan per barang dari waktu ke waktu dan stok di tangan, yang keduanya datang dari mencatat penjualan dan pembelian saat terjadi. Pembukuan Polynusa mencatat pembelian dan penjualan di satu workspace, yang memberi Anda riwayat penjualan untuk angka-angka ini. Lihat halaman harga.

Ringkasan

Untuk tiap barang penting, kalikan penjualan harian rata-rata dengan waktu tunggu yang nyata dan tambahkan stok pengaman yang diukur menurut seberapa buruk akibat kehabisan. Pesan ketika stok di tangan ditambah stok dalam pemesanan turun ke titik itu, dengan jumlah yang menimbang diskon, ongkos kirim, dan kas. Mulai dari barang yang membawa sebagian besar penjualan, pakai dua wadah atau daftar mingguan bila tidak punya software, dan tinjau angkanya tiap bulan serta sebelum tiap musim ramai.

FAQ

Apa itu titik pesan ulang?

Tingkat stok saat Anda membuat pesanan baru, dipasang agar stok baru tiba tepat sebelum yang lama habis. Besarnya sama dengan jumlah yang diperkirakan terjual selama menunggu kiriman, ditambah penyangga yang disebut stok pengaman untuk saat penjualan lebih tinggi atau kiriman lebih lambat dari biasanya.

Bagaimana menghitung titik pesan ulang?

Kalikan penjualan harian rata-rata dengan waktu tunggu pemasok dalam hari, lalu tambahkan stok pengaman. Bila Anda menjual 10 unit sehari, kiriman makan 7 hari, dan Anda menyimpan 30 unit sebagai penyangga, titik pesan ulangnya 100. Ketika stok turun ke 100, pesan.

Berapa stok pengaman yang perlu disimpan usaha kecil?

Cukup untuk menutup keadaan buruk yang realistis, bukan yang terburuk yang bisa dibayangkan. Cara sederhana: ambil selisih antara penjualan harian tersibuk dan rata-rata, kalikan dengan waktu tunggu terpanjang yang benar-benar pernah dialami, lalu sesuaikan dengan seberapa mahal kehabisan barang itu. Barang laris yang kritis mendapat lebih, barang lambat atau mudah diganti mendapat kurang.