Uang Muka Pelanggan: Cara Mencatatnya agar Laba Tidak Tampak Lebih Besar dari Kenyataan

Seorang dekorator pernikahan mengambil uang muka 40 persen untuk acara tiga sampai enam bulan ke depan. Di bulan Maret pesanan membanjir dan Rp120 juta masuk ke bank. Pemiliknya melihat bulan yang gemilang, merekrut dua staf lagi, dan membeli mobil boks baru. Di bulan Juli acaranya mulai berjalan, sisa 60 persen masuk perlahan, sedangkan biaya bunga, tenaga, dan angkutan datang sekaligus. Usaha itu kekurangan kas di musim tersibuknya. "Laba" bulan Maret tidak pernah berupa laba. Itu uang muka pelanggan: uang yang diterima untuk pekerjaan yang belum dikerjakan.

Apa itu uang muka

Ketika pelanggan membayar sebelum Anda menyerahkan, Anda menerima kas dan menanggung sebuah kewajiban. Anda berutang kepada mereka barang atau jasanya, atau uangnya kembali.

Dalam bahasa pembukuan, itu kewajiban, bukan pendapatan.

• Aset naik: kas.
• Kewajiban naik: uang muka pelanggan, kadang disebut pendapatan diterima di muka.

Belum ada yang menyentuh laporan laba rugi.

Kapan menjadi pendapatan

Pendapatan dicatat ketika Anda sudah mengerjakan yang dibayar pelanggan.

• Barang: saat diserahkan.
• Jasa sekali: saat dikerjakan.
• Proyek panjang: bertahap, saat tiap tahap selesai.
• Langganan atau keanggotaan: bulan demi bulan, seiring periodenya berlalu.

Pada saat itu kewajiban turun dan pendapatan naik.

Contoh hitungan: pesanan barang

Seorang pengrajin mebel menerima pesanan meja makan seharga Rp12 juta, dengan uang muka 50 persen.

10 Maret: uang muka diterima.

Laba rugi: tidak berubah.

25 April: meja diserahkan, faktur terbit Rp12 juta.

Kurangkan uang muka dari faktur.

Pelanggan kini berutang Rp6 juta.

30 April: sisa dilunasi.

Seluruh Rp12 juta menjadi pendapatan April, berdampingan dengan biaya membuat meja di bulan April. Pendapatan dan biaya berada di bulan yang sama, dan itulah yang membuat angka laba bermakna.

Apa yang keliru bila dicatat sebagai pendapatan

• Laba tampak lebih besar di bulan uang muka masuk, dan lebih kecil ketika pekerjaannya dikerjakan.
• Keputusan diambil dari angka palsu: merekrut, mengambil uang, membeli.
• Biaya datang belakangan tanpa pendapatan pasangannya, dan bulan-bulan itu tampak rugi.
• Anda kehilangan jejak utang Anda. Tidak ada yang bisa mengatakan berapa dari saldo bank yang milik pekerjaan yang belum diserahkan.
• Pajak bisa terpengaruh, bergantung pada aturan di tempat Anda.

Daftar uang muka

Simpan daftar sederhana di samping pembukuan.

Tiap bulan, total "saldo dipegang" harus sama dengan saldo akun uang muka pelanggan di pembukuan. Bila tidak, ada yang salah catat.

Daftar ini menjawab tiga pertanyaan kapan pun:

• Berapa yang sudah kita terima untuk pekerjaan yang belum dikerjakan?
• Uang siapa itu?
• Kapan kita harus menyerahkan?

Uang muka dan perencanaan kas

Uang mukanya ada di rekening bank Anda, dan tidak semuanya boleh Anda belanjakan.

• Sebagian akan dipakai untuk pesanan itu: bahan, tenaga, pengiriman. Sisihkan.
• Ketahui total kewajiban Anda. Bila Anda memegang Rp60 juta uang muka, ada pekerjaan senilai Rp60 juta yang harus diserahkan sebelum uang itu benar-benar menjadi hak Anda.
• Jangan membiayai pengeluaran bulan ini dengan uang muka musim depan, kecuali Anda sudah merencanakan cara menutup biaya yang datang kemudian.
• Saldo uang muka yang naik di usaha yang tumbuh itu sehat. Saldo naik dengan penyerahan yang turun adalah peringatan.

Disiplin yang berguna: simpan rekening bank terpisah atau cadangan berlabel jelas untuk uang muka pesanan yang belum dimulai.

Pengembalian

Pelanggan membatalkan dan berhak atas uang mukanya.

Tidak pernah ada pendapatan yang dicatat, jadi tidak ada yang perlu dibalik. Ini satu alasan lagi mencatat uang muka sebagai kewajiban: pengembaliannya sederhana.

Uang muka hangus

Ketentuan Anda menyebut uang muka tidak dikembalikan bila pelanggan membatalkan dalam jangka waktu tertentu, dan mereka membatalkan.

Anda tidak lagi berutang barang maupun uangnya. Kewajibannya berakhir, dan jumlah itu menjadi pendapatan.

Pakai akun pendapatan tersendiri agar tidak mengacaukan angka penjualan.

Tiga peringatan:

• Ketentuan Anda harus menyebutnya, tertulis, sebelum pelanggan membayar.
• Aturan perlindungan konsumen di sebagian tempat membatasi berapa yang boleh ditahan. Uang muka yang ditahan semestinya sepadan dengan kerugian nyata Anda.
• Perlakuan pajak atas uang muka hangus berbeda-beda. Tanyakan akuntan.

Penyerahan sebagian dan bertahap

Untuk pekerjaan panjang, akui pendapatannya bertahap.

Renovasi senilai Rp100 juta dengan uang muka 30 persen, dalam tiga tahap berbobot 30, 40, dan 30 persen pekerjaan.

• Uang muka diterima: Rp30 juta ke uang muka pelanggan.
• Tahap 1 selesai: faktur Rp30 juta, kurangkan uang muka. Pendapatan Rp30 juta.
• Tahap 2 selesai: faktur Rp40 juta. Pendapatan Rp40 juta.
• Tahap 3 selesai: faktur Rp30 juta. Pendapatan Rp30 juta.

Pendapatan mengikuti pekerjaannya. Biaya tiap tahap berada di samping pendapatannya.

Voucher hadiah, keanggotaan, dan paket prabayar

Aturan yang sama berlaku.

• Voucher hadiah terjual: kewajiban sampai ditukarkan.
• Keanggotaan tahunan dibayar di muka: seperdua belas menjadi pendapatan tiap bulan.
• Paket sepuluh sesi: sepersepuluh menjadi pendapatan tiap kali satu sesi dipakai.

Voucher dan paket yang kedaluwarsa tanpa dipakai diperlakukan seperti uang muka hangus bila ketentuan Anda dan hukum mengizinkan.

Uang jaminan

Uang yang dipegang sebagai jaminan, misalnya untuk peralatan sewaan, lain lagi. Anda memang berniat mengembalikannya.

• Catat sebagai kewajiban.
• Tetap menjadi kewajiban sampai dikembalikan.
• Bila sebagian ditahan karena kerusakan, bagian itu menjadi pendapatan, atau menutup biaya perbaikannya.

Simpan di akun terpisah dari uang muka pesanan.

Pajak penjualan

Apakah pajak terutang saat uang muka diterima atau saat faktur terbit bergantung pada aturan di tempat Anda beroperasi. Di sebagian sistem, menerima pembayaran di muka sudah memicu pajaknya. Periksa dengan akuntan Anda, dan susun jurnal uang muka sesuai itu.

Di faktur dan penawaran

Buat uang muka terlihat oleh pelanggan.

Penawaran:

• Harga total.
• Uang muka yang diminta: jumlah dan batas waktunya.
• Sisa pembayaran: kapan.
• Ketentuan pembatalan.

Faktur akhir:

• Total.
• Dikurangi uang muka yang diterima pada [tanggal].
• Sisa tagihan.

Pelanggan yang melihat uang mukanya dikurangkan di faktur tidak perlu bertanya apakah sudah dihitung.

Pemeriksaan akhir bulan

1. Daftar uang muka terbuka dari daftar.
2. Jumlahkan.
3. Bandingkan dengan akun uang muka pelanggan. Harus sama.
4. Cari uang muka lama: pesanan yang sudah jauh melewati jadwal serah dan masih bersaldo. Penyerahannya belum dicatat, atau ada pesanan yang belum tuntas.
5. Bandingkan totalnya dengan saldo bank. Berapa dari kas itu yang sudah ada peruntukannya?

Kesalahan yang umum

• Mencatat uang muka sebagai penjualan.
• Mencatat faktur penuh sebagai pendapatan baru saat penyerahan tanpa mengurangkan uang muka, sehingga uang muka terhitung dua kali.
• Tanpa daftar, sehingga tidak ada yang tahu berapa yang dipegang.
• Membelanjakan uang muka seolah laba.
• Menahan uang muka tanpa ketentuan pembatalan tertulis.
• Mencampur uang jaminan dengan uang muka pesanan.
• Saldo lama dibiarkan mengendap di akun kewajiban bertahun-tahun.
• Mengabaikan waktu terutangnya pajak.

Alat

Daftar di spreadsheet dan jurnal yang benar cukup untuk usaha kecil. Software pembukuan yang bisa mencatat pembayaran pelanggan di muka lalu mengurangkannya ke faktur belakangan menjaga daftar dan pembukuan tetap seiring. Pembukuan Polynusa mencatat faktur dan pembayaran per pelanggan di satu workspace. Lihat halaman harga.

Ringkasan

Uang muka yang diterima sebelum penyerahan adalah kewajiban, bukan pendapatan. Catat kas naik dan uang muka pelanggan naik. Saat penyerahan, terbitkan faktur senilai penuh, kurangkan uang mukanya, dan catat pendapatannya, sehingga pendapatan dan biaya jatuh di periode yang sama. Simpan daftar yang cocok dengan akun kewajiban tiap bulan. Kembalikan dari akun kewajiban, catat uang muka hangus sebagai pendapatan tersendiri hanya bila ketentuan tertulis dan hukum mengizinkan, akui pekerjaan panjang secara bertahap, dan ingat bahwa sebagian kas di bank sudah ada peruntukannya.

FAQ

Apakah uang muka pelanggan termasuk pendapatan?

Tidak saat diterima. Uang muka untuk barang atau jasa yang belum diserahkan adalah uang yang dipegang usaha atas nama pelanggan, dicatat sebagai kewajiban. Uang itu menjadi pendapatan ketika usaha menyerahkan yang dijanjikan. Sebelum itu, usaha mungkin harus mengembalikannya.

Bagaimana mencatat uang muka di pembukuan?

Saat diterima, kas bertambah dan akun kewajiban bertambah, sering dinamai uang muka pelanggan atau pendapatan diterima di muka. Saat barang atau jasa diserahkan, terbitkan faktur sebesar nilai penuh, kurangkan uang mukanya, dan catat pendapatannya. Pelanggan lalu hanya berutang sisanya.

Bagaimana pencatatannya bila pelanggan batal dan uang muka hangus?

Bila ketentuan Anda mengizinkan uang muka ditahan dan pelanggan membatalkan, kewajibannya berakhir karena Anda tidak lagi berutang barang maupun pengembalian. Jumlah itu lalu dicatat sebagai pendapatan, biasanya di akun tersendiri untuk uang muka hangus. Perlakuan pajaknya bisa berbeda di tiap negara, jadi pastikan dengan akuntan.