Cara Membuat Jadwal Shift Karyawan yang Adil dan Sesuai Aturan Jam Kerja

Cara membuat jadwal shift karyawan yang baik dimulai dari kebutuhan, bukan dari template. Tentukan dulu jam operasional dan jumlah orang yang dibutuhkan per jam, lalu pilih pola shift yang bisa menutup kebutuhan itu: dua shift, tiga shift, atau rotasi beberapa regu. Setelah itu cek tiga batas dari aturan jam kerja: 40 jam seminggu, istirahat mingguan, dan lembur paling lama 4 jam sehari serta 18 jam seminggu.

Jadwal yang memenuhi kebutuhan operasional tetapi melanggar batas jam kerja akan berakhir sebagai tagihan lembur yang tidak direncanakan. Jadwal yang sesuai aturan tetapi tidak adil akan berakhir sebagai karyawan yang keluar. Panduan ini membantu Anda menghindari keduanya.

Langkah 1: hitung kebutuhan orang per jam

Pecah satu hari operasional menjadi blok jam, lalu tulis jumlah orang minimum di setiap blok. Contoh untuk toko yang buka 08.00 sampai 22.00:

• 08.00 sampai 12.00: 2 orang
• 12.00 sampai 18.00: 4 orang, karena jam ramai
• 18.00 sampai 22.00: 3 orang

Dari sini terlihat bahwa satu shift panjang tidak efisien. Dua shift yang tumpang tindih di jam ramai, misalnya 08.00 sampai 16.00 dan 14.00 sampai 22.00, lebih cocok. Tambahkan cadangan untuk cuti dan sakit. Tim yang dihitung pas tanpa cadangan akan memaksa lembur setiap kali ada satu orang izin.

Langkah 2: pilih pola shift

Pola yang paling sering dipakai:

• Dua shift, pagi dan siang, untuk usaha yang tidak buka 24 jam.
• Tiga shift delapan jam, misalnya 07.00 sampai 15.00, 15.00 sampai 23.00, dan 23.00 sampai 07.00, untuk operasi 24 jam.
• Rotasi empat regu tiga shift, di mana setiap regu menjalani dua hari pagi, dua hari siang, dua hari malam, lalu dua hari libur. Siklusnya delapan hari dan tidak selalu jatuh pada hari yang sama setiap minggu.
• Shift dua belas jam, seperti pola 2-2-3. Hati-hati, karena untuk kebanyakan usaha, jam di atas waktu kerja normal adalah lembur, kecuali sektor usaha tertentu yang waktu kerjanya ditetapkan Menteri.

Langkah 3: cek aturan jam kerja

Pasal 21 PP 35/2021 menetapkan waktu kerja 7 jam sehari dan 40 jam seminggu untuk 6 hari kerja, atau 8 jam sehari dan 40 jam seminggu untuk 5 hari kerja. Pasal 22 mewajibkan istirahat mingguan 1 hari untuk pola 6 hari kerja dan 2 hari untuk pola 5 hari kerja. UU Ketenagakerjaan juga mewajibkan istirahat antara jam kerja paling sedikit setengah jam setelah bekerja 4 jam terus menerus, dan istirahat itu tidak dihitung sebagai jam kerja.

Cara mengeceknya untuk pola rotasi: hitung jam kerja efektif per siklus, lalu ubah ke rata-rata per minggu, dan periksa juga minggu terberat di dalam siklus. Contoh rotasi empat regu dengan shift delapan jam yang berisi satu jam istirahat:

• Jam kerja efektif per shift: 7 jam.
• Shift per siklus delapan hari: 6.
• Jam kerja per siklus: 42 jam, atau rata-rata sekitar 36,75 jam per minggu.

Rata-ratanya di bawah 40 jam. Namun karena siklusnya delapan hari, ada minggu kalender yang berisi enam shift. Tetapkan dalam peraturan perusahaan bagaimana minggu seperti itu dihitung, dan bayar sebagai lembur bila melebihi waktu kerja yang disepakati. Jam yang melewati waktu kerja tetap tunduk pada batas lembur 4 jam sehari dan 18 jam seminggu.

Langkah 4: rotasi yang adil

Aturan jam kerja hanya batas bawah. Supaya jadwal bertahan lama, tambahkan prinsip berikut:

1. Rotasi maju, dari pagi ke siang ke malam. Rotasi mundur memperpendek waktu tidur di antara dua shift.
2. Beri libur setelah shift malam, jangan langsung masuk shift pagi keesokan harinya.
3. Bagi rata shift malam, akhir pekan, dan hari libur. Hitung jumlahnya per orang setiap bulan dan tunjukkan ke tim.
4. Campur pengalaman di setiap regu, supaya tidak ada shift yang hanya berisi karyawan baru.
5. Tulis aturan tukar shift: siapa yang menyetujui dan paling lambat kapan.

Shift malam untuk karyawan perempuan

Pasal 76 UU Ketenagakerjaan mengatur pekerja perempuan yang bekerja antara pukul 23.00 sampai 07.00. Perusahaan wajib memberi makanan dan minuman bergizi serta menjaga kesusilaan dan keamanan di tempat kerja, dan wajib menyediakan antar jemput bagi pekerja perempuan yang berangkat dan pulang antara pukul 23.00 sampai 05.00. Pekerja perempuan di bawah 18 tahun tidak boleh dipekerjakan pada jam tersebut, begitu pula pekerja perempuan hamil yang menurut keterangan dokter berisiko bila bekerja malam.

Jadwal shift dan absensi harus saling cocok

Jadwal baru berguna bila bisa dibandingkan dengan kehadiran nyata. Setiap akhir minggu, cocokkan tiga hal: siapa yang dijadwalkan tetapi tidak hadir, siapa yang hadir di luar jadwal, dan siapa yang pulang jauh melewati jam selesai shift. Kasus ketiga adalah sumber lembur yang paling sering tidak tercatat, karena karyawan dianggap sekadar pulang terlambat.

Untuk tim yang bekerja di lapangan atau berpindah lokasi, absensi berbasis lokasi membantu memastikan kehadiran tercatat di tempat yang benar. Aturan mainnya kami bahas di artikel absensi GPS untuk karyawan lapangan. Apa pun alatnya, umumkan jadwal paling lambat satu minggu sebelum berlaku, supaya karyawan bisa mengatur urusan pribadinya dan permintaan tukar shift tidak menumpuk di hari terakhir.

Kesalahan yang paling sering terjadi

• Menyusun jadwal dari template tanpa menghitung kebutuhan per jam.
• Tidak menghitung jam per minggu untuk pola rotasi, sehingga lembur muncul tanpa disadari.
• Mengubah jadwal bulan lalu di spreadsheet, padahal penggajian bulan lalu dihitung dari jadwal yang berlaku saat itu.
• Menganggap semua karyawan bekerja Senin sampai Jumat saat menghitung cuti dan lembur, padahal hari libur karyawan shift berbeda.

Cara membuat jadwal shift karyawan di Polynusa

Di modul Kantor Polynusa, pola shift dibuat sebagai siklus berulang dengan panjang berapa pun: minggu kantor lima hari, rotasi empat regu delapan hari, atau pola 2-2-3. Setiap hari dalam siklus punya jam mulai, jam selesai, dan istirahat, dan shift yang melewati tengah malam dikenali sebagai shift malam. Untuk setiap pola, sistem menampilkan jam kerja per minggu dibandingkan jam yang dijanjikan, sehingga kelebihan atau kekurangan terlihat sebelum jadwal dipakai. Penugasan ke karyawan bertanggal dan tidak menimpa penugasan lama, jadi penggajian bulan lalu tetap dihitung dari jadwal yang berlaku saat itu. Hari kerja dari jadwal shift juga dipakai untuk menghitung cuti dan menentukan tarif lembur hari kerja atau hari libur.

Untuk aturan lembur yang muncul dari jadwal, baca cara menghitung upah lembur sesuai PP 35/2021. Modul shift bisa dicoba lewat uji coba gratis Polynusa, dan paketnya bisa dilihat di halaman harga.

FAQ

Berapa jam kerja maksimal karyawan shift dalam seminggu?

Waktu kerja normal adalah 40 jam seminggu, yaitu 7 jam sehari untuk 6 hari kerja atau 8 jam sehari untuk 5 hari kerja, menurut Pasal 21 PP 35/2021. Jam di atas itu adalah lembur dengan batas 4 jam sehari dan 18 jam seminggu, kecuali sektor usaha tertentu yang ditetapkan Menteri.

Bagaimana contoh jadwal 3 shift 4 regu?

Setiap regu menjalani dua hari shift pagi, dua hari shift siang, dua hari shift malam, lalu dua hari libur, sehingga siklusnya delapan hari. Dengan empat regu, setiap shift selalu terisi satu regu, dan satu regu sedang libur.

Apakah shift 12 jam diperbolehkan?

Untuk kebanyakan usaha, jam di atas 7 atau 8 jam sehari adalah lembur yang harus dibayar dan dibatasi 4 jam sehari. Waktu kerja yang lebih panjang hanya berlaku untuk sektor usaha atau pekerjaan tertentu yang ketentuannya ditetapkan Menteri.

Apa kewajiban perusahaan untuk karyawan perempuan shift malam?

Untuk pekerja perempuan yang bekerja antara 23.00 sampai 07.00, perusahaan wajib memberi makanan dan minuman bergizi serta menjaga kesusilaan dan keamanan. Untuk yang berangkat dan pulang antara 23.00 sampai 05.00, perusahaan wajib menyediakan antar jemput.

Bagaimana membuat rotasi shift yang adil?

Rotasikan maju dari pagi ke siang ke malam, beri libur setelah shift malam, bagi rata shift malam, akhir pekan, dan hari libur, dan tulis aturan tukar shift yang jelas.