Checklist Serah Terima Karyawan Resign: Hak, Pekerjaan, Pelanggan, Akses, dan Pengetahuan

Checklist serah terima karyawan resign yang lengkap mencakup lima bagian: hak karyawan yang wajib diselesaikan, pekerjaan yang sedang berjalan, pelanggan dan percakapannya, akses serta aset perusahaan, dan pengetahuan yang selama ini hanya ada di kepala karyawan tersebut. Kelima bagian ini sebaiknya dikerjakan dalam masa pemberitahuan 30 hari, bukan di hari terakhir.

Usaha kecil paling sering kehilangan dua hal ketika seseorang keluar: pelanggan yang selama ini dihubungi lewat nomor pribadi karyawan, dan cara kerja yang tidak pernah ditulis. Keduanya bisa dicegah dengan daftar periksa yang dijalankan setiap kali, siapa pun yang keluar.

Dasar hukumnya: 30 hari dan hak yang wajib dibayar

Menurut Pasal 36 huruf i PP 35/2021, karyawan yang mengundurkan diri atas kemauan sendiri harus mengajukan permohonan tertulis paling lambat 30 hari sebelum tanggal mulai pengunduran diri, tidak terikat ikatan dinas, dan tetap melaksanakan kewajibannya sampai tanggal itu. Tiga puluh hari inilah waktu Anda untuk serah terima.

Pasal 50 PP yang sama menetapkan karyawan yang mengundurkan diri berhak atas uang penggantian hak dan uang pisah. Uang penggantian hak menurut Pasal 40 ayat (4) meliputi cuti tahunan yang belum diambil dan belum gugur, biaya pulang ke tempat karyawan diterima bekerja, dan hal lain yang diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama. Besaran uang pisah mengikuti aturan perusahaan.

Bagian 1: hak dan administrasi

• Pastikan tanggal terakhir bekerja tertulis dan disetujui kedua pihak.
• Hitung gaji terakhir, termasuk prorata bila tanggal terakhir di tengah periode.
• Hitung sisa cuti yang belum diambil dan belum gugur, lalu masukkan ke uang penggantian hak.
• Hitung PPh 21 masa pajak terakhir. Bulan terakhir bekerja dihitung ulang setahun dengan tarif Pasal 17, sehingga hasilnya bisa berupa tambahan potongan atau pengembalian. Rinciannya ada di panduan cara menghitung PPh 21 TER.
• Siapkan bukti potong 1721-A1 setelah penggajian terakhirnya selesai.
• Laporkan karyawan nonaktif ke BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan.
• Terbitkan surat keterangan kerja, yang antara lain dibutuhkan karyawan untuk mencairkan Jaminan Hari Tua.

Bagian 2: pekerjaan yang sedang berjalan

Minta karyawan menyusun daftar tertulis di minggu pertama, lalu periksa bersama atasannya:

• Pekerjaan yang sedang berjalan, tenggatnya, dan siapa penggantinya.
• Janji kepada klien atau rekan yang belum ditepati.
• Dokumen kerja dan lokasinya, dengan memastikan semua tersimpan di penyimpanan milik perusahaan, bukan di laptop atau akun pribadi.
• Pekerjaan rutin harian, mingguan, dan bulanan yang selama ini dikerjakan tanpa diminta.

Poin terakhir paling sering terlewat. Laporan yang selalu dikirim setiap Senin baru terasa hilang ketika Senin berikutnya tidak ada yang mengirim.

Bagian 3: pelanggan dan percakapan

Untuk karyawan yang berhubungan dengan pelanggan, terutama sales dan customer service, bagian ini menentukan apakah pelanggan ikut pergi:

• Daftar pelanggan dan prospek yang dipegang, lengkap dengan status terakhirnya.
• Percakapan WhatsApp yang masih terbuka, termasuk penawaran yang menunggu jawaban.
• Penanggung jawab baru untuk setiap pelanggan, diputuskan sebelum karyawan keluar, bukan setelahnya.
• Perkenalan penerus ke pelanggan penting, sebaiknya oleh karyawan yang keluar sendiri, supaya hubungannya tidak terputus.

Bila selama ini sales memakai nomor pribadi, percakapannya ikut pergi bersama ponselnya. Ini alasan kuat untuk memakai nomor yang dikelola perusahaan, seperti dibahas di artikel satu nomor WhatsApp untuk banyak admin.

Bagian 4: akses dan aset

• Kembalikan aset: laptop, ponsel kantor, kartu akses, dan perlengkapan lain, dengan berita acara yang ditandatangani dua pihak.
• Pindahkan kepemilikan akun yang terdaftar atas nama karyawan, misalnya akun iklan, toko online, atau layanan langganan.
• Cabut akses di hari terakhir: email, penyimpanan berkas, aplikasi kerja, dan perangkat WhatsApp yang tertaut.
• Ganti kata sandi bersama yang pernah diketahui karyawan tersebut.

Urutan yang benar adalah memindahkan dulu, lalu mencabut. Akses yang dicabut sebelum kepemilikan akun dipindahkan bisa membuat perusahaan terkunci dari akunnya sendiri.

Bagian 5: pengetahuan yang hanya ada di kepala

Setiap karyawan yang lama bekerja menyimpan pengetahuan yang tidak tertulis: harga khusus untuk pelanggan tertentu, pemasok yang bisa dihubungi mendadak, cara menangani keluhan yang sering muncul. Minta karyawan menuliskannya dalam format sederhana:

• Pertanyaan pelanggan yang paling sering dan jawabannya.
• Kebiasaan atau pengecualian per pelanggan penting.
• Langkah kerja yang selama ini dihafal, ditulis sebagai SOP singkat.

Simpan di tempat yang bisa dibaca seluruh tim. Pengetahuan yang tersimpan rapi juga bisa dipakai AI untuk menjawab pelanggan dengan benar.

Jadwal 30 hari yang realistis

1. Minggu 1: daftar pekerjaan, pelanggan, akun, dan aset. Tentukan penerus.
2. Minggu 2 dan 3: penerus mendampingi, mengambil alih pelanggan satu per satu, dan pengetahuan ditulis.
3. Minggu 4: berita acara serah terima ditandatangani, hak dihitung, aset dikembalikan.
4. Hari terakhir: akses dicabut dan karyawan dilepas dengan baik. Karyawan yang keluar dengan baik sering kembali sebagai pelanggan, mitra, atau pemberi rekomendasi.

Bila karyawan keluar mendadak

Tidak semua karyawan memberi pemberitahuan 30 hari. Ketika seseorang berhenti datang tanpa kabar, urutan prioritasnya berubah. Amankan akses lebih dulu: ganti kata sandi bersama dan cabut akses ke email, penyimpanan berkas, dan perangkat WhatsApp yang tertaut. Lalu selamatkan pelanggan: lihat percakapan yang masih terbuka, tetapkan penanggung jawab baru, dan hubungi pelanggan yang sedang menunggu jawaban.

Untuk status hubungan kerjanya, PP 35/2021 mengatur karyawan yang mangkir lima hari kerja atau lebih berturut-turut tanpa keterangan tertulis dengan bukti yang sah, dan telah dipanggil dua kali secara patut dan tertulis. Dokumentasikan setiap panggilan, dan konsultasikan langkah berikutnya dengan konsultan ketenagakerjaan sebelum mengambil keputusan.

Checklist serah terima karyawan resign di Polynusa

Polynusa belum punya satu tombol offboarding. Langkah-langkah di atas dikerjakan di tempat masing-masing, dan semuanya ada dalam satu sistem. Tanggal berakhir bekerja dicatat di profil karyawan. Status akun bisa diubah menjadi nonaktif, dan sesi yang masih terbuka berakhir pada permintaan berikutnya. Penggajian bisa menandai bulan terakhir sebagai masa pajak terakhir karyawan yang berhenti, dan bukti potong 1721-A1 tersedia dari penggajian yang dikunci. Saldo cuti terlihat dari riwayat cutinya, sedangkan nilai penggantiannya tetap Anda putuskan sesuai aturan perusahaan. Prospek bisa dipindahkan ke penanggung jawab baru sekaligus dari daftar prospek, dan nomor WhatsApp staf bisa dipindahkan ke pemilik lain atau dilepas. Dokumen seperti SOP, FAQ, dan daftar harga disimpan di Pengetahuan, yang juga dibaca AI saat membalas pelanggan.

Anda bisa mencoba alurnya lewat uji coba gratis Polynusa atau melihat paketnya.

FAQ

Berapa lama masa pemberitahuan resign menurut aturan?

Menurut Pasal 36 huruf i PP 35/2021, permohonan pengunduran diri diajukan secara tertulis paling lambat 30 hari sebelum tanggal mulai pengunduran diri, dan karyawan tetap melaksanakan kewajibannya sampai tanggal itu.

Apa saja hak karyawan yang mengundurkan diri?

Uang penggantian hak dan uang pisah, menurut Pasal 50 PP 35/2021. Uang penggantian hak meliputi cuti tahunan yang belum diambil dan belum gugur, biaya pulang, dan hal lain yang diatur perusahaan. Besaran uang pisah mengikuti perjanjian kerja atau peraturan perusahaan.

Apa isi dokumen serah terima pekerjaan?

Identitas pihak yang menyerahkan dan menerima, daftar pekerjaan yang dialihkan beserta statusnya, daftar pelanggan dan dokumen, aset yang dikembalikan, tanggal serah terima, serta tanda tangan kedua pihak dan atasan.

Kapan akses akun karyawan yang resign harus dicabut?

Di hari terakhir bekerja, setelah kepemilikan akun yang terdaftar atas nama karyawan dipindahkan ke perusahaan. Mencabut akses lebih dulu bisa membuat perusahaan terkunci dari akunnya sendiri.

Bagaimana mencegah pelanggan ikut pergi bersama sales yang resign?

Pakai nomor WhatsApp yang dikelola perusahaan, catat semua pelanggan di sistem bersama, tentukan penanggung jawab baru sebelum sales keluar, dan minta sales memperkenalkan penerusnya ke pelanggan penting.