Aplikasi HR Gratis: Apa yang Benar-Benar Dicakup dan Kapan Tim Kecil Perlu Naik Kelas
Tiga jenis aplikasi HR gratis yang bisa dipakai tim kecil, apa yang dicakup masing-masing, bagian yang paling cepat terasa sempit seperti PPh 21 TER, BPJS, dan slip gaji, serta tabel keputusan untuk tim 5 sampai 20 orang.Aplikasi HR gratis yang benar-benar bisa dipakai tim kecil ada tiga jenis: spreadsheet dan formulir seperti Google Sheets dan Google Form, paket gratis dari aplikasi HR yang juga menjual paket berbayar, dan software open source yang Anda pasang di server sendiri. Ketiganya cukup untuk data karyawan, absensi sederhana, dan rekap cuti. Yang jarang ikut gratis justru bagian yang paling berisiko salah, yaitu PPh 21 TER, iuran BPJS dengan batas upahnya, slip gaji per karyawan, dan jejak persetujuan.
Diperbarui: 6 November 2026
Panduan ini membahas apa yang dicakup setiap jenis, bagian mana yang paling cepat terasa sempit, dan tabel keputusan untuk tim 5 sampai 20 orang. Nama produk di bawah diambil dari halaman resmi vendornya per 5 November 2026, tanpa harga, dan ketentuannya bisa berubah sewaktu-waktu.
Apa itu aplikasi HR, HRIS, dan HRMS
Aplikasi HR adalah perangkat lunak untuk mengurus administrasi karyawan, mulai dari data pribadi, absensi, cuti, dan lembur sampai penggajian.
HRIS (Human Resource Information System) adalah sistem yang menyimpan data karyawan dalam satu basis data, sehingga absensi, cuti, dan gaji membaca data yang sama, bukan salinan di beberapa file.
HRMS (Human Resource Management System) adalah sebutan untuk sistem HR yang cakupannya lebih luas, biasanya HRIS ditambah rekrutmen, penilaian kinerja, dan pengembangan karyawan.
Dalam praktik, vendor memakai ketiga istilah itu secara bergantian. Yang penting bukan namanya, tetapi modul apa yang benar-benar ada dan apakah modul itu memahami aturan Indonesia.
Tiga jenis aplikasi HR gratis dan apa yang dicakupnya
Spreadsheet dan formulir
Google Sheets dan Google Form bisa dipakai tanpa biaya dengan akun Google, sedangkan Excel biasanya sudah terpasang di komputer kantor. Dengan keduanya Anda bisa menyusun database karyawan, formulir absensi, rekap cuti, dan rumus gaji. Inilah alasan banyak orang mencari "aplikasi HRD Excel gratis": jalurnya paling cepat dimulai.
Kelemahannya ada pada pemeliharaan. Setiap aturan yang berubah harus Anda ubah sendiri di rumus, misalnya batas upah Jaminan Pensiun yang disesuaikan setiap tahun. Siapa pun yang punya akses edit bisa mengubah baris mana saja, dan data sensitif seperti NIK, nomor rekening, dan gaji tersimpan dalam satu file yang mudah tersebar.
Paket gratis aplikasi HR
Beberapa aplikasi HR memberi paket gratis dengan batasan tertentu. Contohnya, halaman harga Odoo menyebut paket One App Free: satu aplikasi pilihan dengan pengguna tak terbatas yang di-host di Odoo Online, sementara Employees, Time Off, dan Payroll tercantum sebagai aplikasi terpisah di kelompok Human Resources. Artinya, satu modul bisa dipakai gratis, tetapi begitu Anda butuh modul kedua, Anda masuk ke paket berbayar.
Pola ini umum. Paket gratis biasanya dibatasi jumlah karyawan, jumlah modul, atau fitur ekspor, dan banyak aplikasi HR lokal hanya menawarkan uji coba gratis dengan batas waktu, bukan paket gratis permanen. Baca halaman paketnya sebelum memasukkan data seluruh karyawan.
Open source yang dipasang sendiri
Pilihan ketiga adalah software open source. OrangeHRM Starter disebut vendornya sebagai software HR yang sepenuhnya gratis dan open source, dengan dukungan dari forum komunitas pengguna. Repositori resminya memakai lisensi GPL dan menyediakan web installer, artinya Anda memasangnya sendiri. Software-nya gratis, tetapi server, pembaruan keamanan, cadangan data, dan orang yang mengurusnya tidak gratis. Halaman produknya juga tidak menyebut perhitungan PPh 21 atau BPJS Indonesia, jadi uji dulu sebelum mengandalkannya untuk gaji.
Bagian yang paling cepat membuat aplikasi HR gratis terasa sempit
Titik sempitnya biasanya muncul di tempat yang sama, dan hampir semuanya berhubungan dengan aturan:
- PPh 21 TER dan masa pajak terakhir. Tarif bulanan dicari dari tabel kategori A, B, atau C, lalu Desember atau bulan karyawan berhenti dihitung ulang setahun dengan tarif Pasal 17. Rumus spreadsheet untuk ini mudah salah tanpa terasa. Rinciannya ada di panduan cara menghitung PPh 21 TER.
- BPJS dengan batas upah. BPJS Kesehatan dihitung paling tinggi dari upah Rp 12.000.000, Jaminan Pensiun punya batas atas yang disesuaikan setiap tahun, dan kelas risiko JKK berbeda per jenis pekerjaan. Lihat cara menghitung iuran BPJS karyawan.
- Slip gaji per orang. Pasal 53 ayat (2) PP 36/2021 tentang Pengupahan mewajibkan pengusaha memberikan bukti pembayaran upah yang memuat rincian upah yang diterima pekerja pada saat upah dibayarkan. Di spreadsheet, membuat dan mengirim belasan slip terpisah setiap bulan adalah pekerjaan manual, dan satu salah kirim membuka gaji orang lain.
- Persetujuan lembur dan cuti. Pasal 28 PP 35/2021 mensyaratkan perintah dan persetujuan lembur secara tertulis dan/atau melalui media digital, serta daftar pelaksanaan kerja lembur yang memuat nama pekerja dan lamanya lembur. Formulir gratis bisa mencatat pengajuan, tetapi jarang menyimpan siapa menyetujui dan kapan.
- Absensi yang bisa dipercaya. Lokasi yang diketik sendiri dan titip absen sulit dicegah dengan formulir biasa. Untuk tim lapangan, baca aturan main absensi GPS.
- Hak akses. Admin penggajian perlu melihat semua gaji, sedangkan karyawan cukup melihat miliknya sendiri. Spreadsheet bersama sulit membedakan keduanya.
Urutan kerja yang rapi tetap penting di alat apa pun. Checklist penggajian bulanan bisa Anda pakai untuk menguji apakah alat gratis Anda masih mampu mengikuti setiap langkahnya.
Tabel keputusan untuk tim 5 sampai 20 orang
| Kondisi tim | Gratis masih cukup? | Yang perlu dijaga |
|---|---|---|
| Di bawah 5 orang, gaji tetap, tanpa lembur | Ya, spreadsheet cukup | Kunci kolom rumus dan arsipkan slip setiap bulan |
| 5 sampai 20 orang, satu lokasi, lembur jarang | Bisa, bila ada satu orang yang disiplin | Perbarui tabel TER dan batas upah BPJS saat berubah |
| Ada shift atau lembur rutin | Mulai sempit | Persetujuan lembur tertulis atau digital |
| Lebih dari satu lokasi atau tim lapangan | Biasanya tidak | Absensi dengan lokasi, bukan isian bebas |
| Karyawan sering keluar masuk | Biasanya tidak | Masa pajak terakhir dan sisa cuti saat resign |
| Ada gaji di atas batas upah BPJS | Hati-hati | Potongan BPJS Kesehatan dan JP tidak dihitung dari gaji penuh |
Aplikasi HR gratis masih cukup bila semua ini benar
Bila Anda bisa mencentang semua poin berikut, aplikasi HR gratis atau spreadsheet masih masuk akal:
- Komponen gaji sederhana: gaji pokok, satu atau dua tunjangan tetap, dan potongan wajib.
- Ada satu orang yang paham PPh 21 TER dan memeriksa rumusnya setiap kali aturan berubah.
- Absensi tidak dipakai untuk memotong gaji atau menghitung lembur.
- Setiap karyawan menerima slipnya sendiri, bukan satu file berisi semua nama.
- File gaji hanya bisa dibuka pemilik dan admin penggajian.
- Anda punya cadangan data dan bisa mengekspornya kapan saja.
Begitu satu poin tidak lagi benar, catat berapa jam yang habis setiap bulan untuk rekap dan koreksi. Bandingkan waktu itu, ditambah risiko satu kesalahan gaji yang terulang beberapa bulan sebelum ketahuan, dengan biaya langganan aplikasi berbayar.
Ringkasan
- Aplikasi HR gratis ada tiga jenis: spreadsheet dan formulir, paket gratis aplikasi HR, dan open source yang dipasang sendiri.
- Ketiganya cukup untuk data karyawan, absensi sederhana, dan rekap cuti.
- Yang paling cepat terasa sempit adalah PPh 21 TER, BPJS dengan batas upah, slip per karyawan, dan persetujuan lembur.
- PP 36/2021 mewajibkan bukti pembayaran upah berisi rincian upah setiap kali gaji dibayar, apa pun alat yang Anda pakai.
- Baca halaman paket vendor dengan teliti, karena banyak yang gratis hanya untuk satu modul atau hanya selama masa uji coba.
Aplikasi HR di Polynusa
Polynusa bukan aplikasi HR gratis. Modul Kantor adalah bagian berbayar dari satu sistem yang juga berisi CRM dan Akuntansi, dan Anda bisa mencobanya lewat uji coba gratis sebelum memutuskan. Isinya mencakup absensi GPS di ponsel dengan pengenalan wajah yang bisa diaktifkan bila perlu (mati secara bawaan), cuti dengan saldo dan persetujuan, lembur dengan persetujuan, jadwal shift, serta penggajian dengan PPh 21 TER, perhitungan ulang Desember, BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan, slip gaji, bukti potong 1721-A1, berkas transfer bank, dan THR. Tarif dan batas iuran disimpan sebagai tabel bertanggal, sehingga perubahan aturan tidak perlu dikejar di rumus.
Batasnya perlu Anda ketahui sejak awal: PPh 21 gross-up belum tersedia, pelaporan SPT tetap Anda lakukan sendiri di Coretax, dan AI bersifat pilihan karena paket Ledger berjalan tanpa AI. Rincian setiap paket ada di halaman harga Polynusa.
FAQ
Aplikasi HR apa saja yang gratis?
Ada tiga jenis: spreadsheet dan formulir seperti Google Sheets dan Google Form, paket gratis aplikasi HR seperti Odoo One App Free yang dibatasi satu aplikasi, dan software open source seperti OrangeHRM Starter yang Anda pasang sendiri. Banyak aplikasi HR lokal hanya memberi uji coba gratis dengan batas waktu.
Apa itu aplikasi HRIS?
HRIS adalah sistem yang menyimpan data karyawan dalam satu basis data, sehingga absensi, cuti, dan gaji membaca data yang sama. Istilah ini sering dipakai bergantian dengan aplikasi HR.
Apa bedanya HRIS dan HRMS?
HRMS biasanya lebih luas, yaitu HRIS ditambah rekrutmen, penilaian kinerja, dan pengembangan karyawan. Karena vendor memakai keduanya secara bergantian, periksa modulnya, bukan namanya.
Contoh aplikasi HRIS apa saja?
Contohnya Odoo dengan aplikasi Employees, Time Off, dan Payroll, OrangeHRM Starter yang open source, serta aplikasi yang menghitung PPh 21 dan BPJS Indonesia seperti modul Kantor di Polynusa. Pilih berdasarkan modul yang Anda perlukan dan kepatuhannya pada aturan Indonesia.
Apakah aplikasi HRD Excel gratis cukup untuk menghitung gaji?
Cukup untuk tim kecil dengan gaji sederhana, selama ada orang yang memperbarui tabel TER dan batas upah BPJS saat berubah. Begitu ada lembur rutin, banyak lokasi, atau karyawan sering keluar masuk, risiko salah hitung naik dengan cepat.