Slip Gaji Karyawan: Isi Wajib Menurut PP 36/2021, Komponen, Contoh Slip, dan Kesalahan Umum

Slip gaji karyawan adalah bukti pembayaran upah yang wajib diberikan pengusaha setiap kali gaji dibayar, dan Pasal 53 ayat (2) PP 36/2021 tentang Pengupahan mewajibkan isinya memuat rincian upah yang diterima karyawan. Agar rincian itu bisa diperiksa, slip yang baik menampilkan identitas dan periode, setiap komponen pendapatan, setiap potongan seperti BPJS dan PPh 21, serta jumlah bersih yang ditransfer. Bentuknya bebas, boleh kertas, Excel, Word, atau PDF, selama setiap karyawan menerima slipnya sendiri.

Diperbarui: 10 November 2026

Di bawah ini dasar hukumnya, tabel komponen, contoh slip dengan angka yang bisa Anda hitung ulang, cara membuatnya di Excel atau Word, dan kesalahan yang paling sering membuat karyawan bertanya.

Apa itu slip gaji karyawan dan dasar hukumnya

PP 36/2021 tentang Pengupahan memuat beberapa aturan yang langsung menyangkut slip gaji:

• Pasal 53 ayat (2): pengusaha wajib memberikan bukti pembayaran upah yang memuat rincian upah yang diterima pekerja pada saat upah dibayarkan.
• Pasal 79 ayat (1): pelanggaran Pasal 53 ayat (2) dikenai sanksi administratif secara bertahap, berupa teguran tertulis, pembatasan kegiatan usaha, penghentian sementara sebagian atau seluruh alat produksi, dan pembekuan kegiatan usaha.
• Pasal 52: karyawan berhak meminta keterangan mengenai upahnya bila keterangan itu hanya bisa diperoleh dari dokumen perusahaan.
• Pasal 54 dan 55: upah dibayar dalam rupiah, pada waktu yang diperjanjikan, dengan jangka waktu pembayaran tidak lebih dari satu bulan.

Aturan ini tidak menetapkan format atau ukuran slip. Yang diatur adalah isinya, yaitu rincian, dan waktunya, yaitu saat upah dibayar.

Komponen slip gaji karyawan

Dasar catatan di tabel: batas 75 persen upah pokok ada di Pasal 7 ayat (2) PP 36/2021, pendapatan non-upah seperti THR, insentif, dan bonus di Pasal 8, jenis potongan yang boleh di Pasal 63, dan batas total potongan 50 persen di Pasal 65. Pembagi 1/173 untuk upah sejam lembur ada di Pasal 32 PP 35/2021. Potongan untuk pihak ketiga, misalnya koperasi, perlu surat kuasa dari karyawan menurut Pasal 64, kecuali iuran jaminan sosial dan kewajiban kepada negara.

Contoh slip gaji karyawan

Contoh: staf administrasi berstatus TK/0 dengan upah pokok Rp 5.000.000, tunjangan jabatan tetap Rp 1.000.000, uang makan Rp 25.000 per hari hadir selama 20 hari, dan lembur bulan itu senilai Rp 300.000. Kelompok risiko JKK perusahaan sangat rendah, 0,24 persen.

Dari mana bruto Rp 7.072.400? Untuk TER, penghasilan bruto adalah seluruh pendapatan Rp 6.800.000 ditambah premi yang dibayar perusahaan: JKK 0,24 persen Rp 14.400, JKM 0,3 persen Rp 18.000, dan BPJS Kesehatan 4 persen Rp 240.000. Angka itu berada di baris di atas Rp 6.750.000 sampai Rp 7.500.000 pada tabel kategori A PP 58/2023, dengan tarif 1,25 persen. Cara lengkapnya ada di panduan cara menghitung PPh 21 TER.

Di bagian informasi, slip juga mencantumkan iuran yang dibayar perusahaan: BPJS Kesehatan Rp 240.000, JHT 3,7 persen Rp 222.000, JP 2 persen Rp 120.000, JKK Rp 14.400, dan JKM Rp 18.000. Angka ini tidak memotong gaji, tetapi membuat karyawan tahu berapa yang dibayar perusahaan untuknya. Rincian tarif dan batas upahnya ada di cara menghitung iuran BPJS karyawan.

Membuat slip gaji sendiri di Excel atau Word

Slip gaji boleh dibuat sendiri, karena aturan tidak menetapkan format, aplikasi, atau ukurannya. Tiga cara yang umum:

• Excel. Siapkan satu sheet data gaji dengan satu baris per karyawan per bulan, dan satu sheet template yang mengambil data berdasarkan nomor karyawan. Simpan sebagai PDF per orang, lalu kunci sel yang berisi rumus.
• Word. Pakai fitur mail merge yang membaca file Excel, sehingga satu template menghasilkan slip untuk setiap baris data.
• Online. Aplikasi penggajian membuat slip langsung dari hasil perhitungan, sehingga tidak ada angka yang disalin ulang dengan tangan.

Ukuran yang lazim adalah A4 atau setengah A4 untuk dicetak, dan PDF untuk dikirim secara digital. Untuk pekerja harian lepas, termasuk di warung atau rumah makan, Pasal 55 ayat (3) PP 36/2021 membolehkan upah dibayar harian, mingguan, atau bulanan. Slipnya dibuat untuk setiap pembayaran, dengan jumlah hari kerja dan upah per hari tertulis jelas.

Kesalahan yang paling sering terjadi di slip gaji

1. Mengirim slip semua karyawan dalam satu file atau grup. Setiap orang hanya boleh menerima slipnya sendiri.
2. Mencampur tunjangan tetap dan tidak tetap, sehingga dasar iuran BPJS ikut salah.
3. Memotong tanpa dasar tertulis. Denda, ganti rugi, dan uang muka upah harus sesuai perjanjian kerja atau peraturan perusahaan, sedangkan potongan sewa dan utang perlu kesepakatan tertulis.
4. Mengubah angka di PDF setelah gaji dibayar. Perbaiki di perhitungan gaji, terbitkan slip pengganti dengan catatan, lalu bayar atau potong selisihnya secara terbuka.
5. Menghitung BPJS dari gaji penuh padahal gaji melewati batas upah BPJS Kesehatan atau Jaminan Pensiun.
6. Lupa masa pajak terakhir. Desember dan bulan terakhir karyawan yang berhenti dihitung ulang setahun, seperti dibahas di hak karyawan resign.
7. Jumlah bersih tidak sama dengan transfer, biasanya karena kasbon atau koreksi yang dicatat di tempat lain.

Ringkasan

• Slip gaji karyawan wajib diberikan setiap kali upah dibayar dan harus memuat rincian upah, menurut Pasal 53 ayat (2) PP 36/2021.
• Pelanggarannya dikenai sanksi administratif bertahap menurut Pasal 79 PP 36/2021.
• Pisahkan upah tetap, tunjangan tidak tetap, lembur, pendapatan non-upah, dan potongan, agar dasar BPJS dan PPh 21 bisa diperiksa.
• Total potongan paling banyak 50 persen dari setiap pembayaran upah.
• Format dan ukuran bebas, tetapi setiap karyawan harus menerima slipnya sendiri.

Slip gaji karyawan di Polynusa

Di Polynusa, slip gaji terbit saat penggajian dikunci, dan angkanya dibaca dari gaji yang dikunci sehingga tidak bisa diubah di slip. Slip memuat pendapatan, potongan BPJS dan PPh 21 TER, jumlah bersih, serta iuran BPJS yang dibayar perusahaan sebagai informasi yang tidak memotong gaji. Anda mengatur merek, catatan kaki, dan nama penanda tangan untuk PDF resmi, lalu mengirim setiap slip ke nomor WhatsApp karyawannya masing-masing secara bertahap. Karyawan juga bisa membuka slipnya sendiri per periode.

Batasnya: PPh 21 gross-up belum tersedia. Untuk merapikan urutan kerja sebelum slip terbit, pakai checklist penggajian bulanan. Anda bisa mencoba penggajiannya lewat uji coba gratis atau melihat paketnya.

FAQ

Apa itu slip gaji karyawan?

Slip gaji karyawan adalah bukti pembayaran upah yang memuat rincian upah yang diterima karyawan, dan wajib diberikan pengusaha saat upah dibayarkan menurut Pasal 53 ayat (2) PP 36/2021.

Apakah perusahaan wajib memberikan slip gaji?

Ya. PP 36/2021 mewajibkan bukti pembayaran upah yang memuat rincian upah setiap kali gaji dibayar, dan pelanggarannya dikenai sanksi administratif bertahap mulai dari teguran tertulis.

Apakah slip gaji bisa dibuat sendiri?

Bisa. Aturan tidak menetapkan format atau aplikasi, jadi slip boleh dibuat di Excel, Word, atau aplikasi penggajian, selama rinciannya lengkap dan setiap karyawan menerima slipnya sendiri.

Bagaimana cara membuat slip gaji online?

Pakai aplikasi penggajian yang membuat slip langsung dari hasil perhitungan gaji, lalu bagikan PDF ke setiap karyawan secara terpisah. Cara ini menghindari angka yang disalin ulang dengan tangan.

Berapa ukuran slip gaji?

Tidak ada ukuran yang diatur. Yang lazim adalah A4 atau setengah A4 untuk dicetak, dan PDF untuk dikirim secara digital.

Bagaimana cara mengedit slip gaji yang salah?

Jangan mengubah angka langsung di PDF. Perbaiki di perhitungan gaji, terbitkan slip pengganti dengan catatan perubahan, lalu bayar atau potong selisihnya secara terbuka.